Jak działają rezerwacje w systemie Anakonda?

Dane wprowadzone przy rezerwowaniu artykułu dla kontrahenta przechowywane są w Systemie i zawierają informacje o kontrahencie, dla którego robiona jest rezerwacja, o handlowcu, który dokonał rezerwacji lub dla którego dokonano rezerwacji oraz o ilości zarezerwowanego artykułu i datach: operacji i ważności rezerwacji, jak również o magazynie, w którym rezerwuje się artykuł. System traktuje zarezerwowane towary jako nieistniejące. Oczywiście poza modułem "rezerwacje". Najważniejszym obiektem opisującym rezerwacje jest jej klucz, czyli zestawienie informacji o: magazynie (w którym rezerwowany jest towar), kontrahencie (dla którego rezerwowany jest artykuł) oraz o samym artykule. Informacje zawarte w tych trzech polach każdorazowo sprawdzane będą z dokumentem rozchodowym, w którym informacje takie również się znajdują. Dla jasności sprawy, prześledźmy proces na przykładzie.

Operator systemu dokonuje rezerwacji na pewien artykuł. Rezerwację można utworzyć oczywiście tylko i wyłącznie, gdy w magazynie znajduje się wystarczająca ilość rezerwowanego artykułu. Jeżeli potrzeba chwili zmusi nas do wprowadzenia dokumentu rozchodowego, za pomocą którego przekażemy towar kontrahentowi, to po zmianie stanu dokumentu z W na G system spróbuje dokonać wewnętrznej (systemowej) rezerwacji towaru dla kontrahenta. Żeby uniknąć dublowania się rezerwacji systemowych z tymi wprowadzonymi przez operatora, Anakonda porówna klucz rezerwacji z danymi z dokumentu rozchodowego.

Jeżeli na rezerwacji i na dokumencie pola: magazyn, kontrahent, artykuł będą takie same, system uzna dokument rozchodowy za realizację rezerwacji wprowadzonej przez operatora i nie stworzy nowej rezerwacji wewnętrznej.

Jeżeli klucz rezerwacji nie zgadza się choćby w jednym polu z danymi na dokumencie rozchodowym, system dokona nowej rezerwacji systemowej dla odpowiednich wartości (inny magazyn, kontrahent, albo artykuł).

Zmiana stanu dokumentu rozchodowego z G na Z powoduje usunięcie odpowiedniej ilości artykułu z magazynu oraz zamknięcie rezerwacji o ile ilość zarezerwowanego artykułu na dokumencie rozchodowym jest równa lub większa od ilości artykułu w rezerwacji.

Jeżeli ilość artykułu w magazynie pozwala zrealizować rezerwację dla kontrahenta wraz z nawiązką, nic nie stoi na przeszkodzie by ilość artykułu na dokumencie rozchodowym była większa niż zarezerwowana. System po prostu zrealizuje rezerwację oraz wyda dodatkową ilość artykułu o ile będzie ona dostępna w magazynie.

Po zrealizowaniu rezerwacji (wprowadzeniu dokumentu rozchodowego w stan Z) system w odpowiedniej tabeli w swojej bazie danych pozostawia informację o zamknięciu rezerwacji. Dla operatora istotny jest fakt, że w okienku z rezerwacjami w polu „zrealizowano” pojawia się odpowiednia liczba symbolizująca ilość zarezerwowanego artykułu wydanego poprzez odpowiedni dokument kontrahentowi. Oczywiście rezerwacja może być realizowana wieloma dokumentami rozchodowymi. Jeżeli wartość pola „zrealizowano” osiągnie poziom rezerwacji, wówczas rezerwacja zostaje zamknięta i staje się nieaktywna – system zapisuje w odpowiedniej tabeli informację o tym.

Istnieje możliwość, że kontrahent, dla którego zarezerwowany został pewien artykuł, rezygnuje z rezerwacji. Można wtedy zamknąć rezerwację ręcznie. W takim przypadku ilość zarezerwowanego artykułu umieszczona w polu „rezerwacje” w odpowiedniej tabeli bazy danych zwracana jest w całości (lub częściowo, jeżeli tylko częściowo zrealizowano rezerwację) do pola „ilość” w tabeli bazy danych odpowiedzialnej za przechowywanie informacji na temat artykułów.

Powiązania rezerwacji.

Informacje podane przy dokonywaniu rezerwacji kontrolują inne zdefiniowane w systemie operacje takie jak: wydania z magazynu, przesunięcia międzymagazynowe czy analiza stanów magazynowych. Nie można przemieszczać i usuwać towarów zarezerwowanych. Wydawanie jest możliwe tylko kontrahentowi, którego identyfikator widnieje na rezerwacji. Chyba, że zasoby magazynowe odpowiedniego towaru są większe niż stan rezerwacji. Przy próbie utworzenia dokumentu rozchodowego np. WZ (wydanie zewnętrzne) z pozycjami z zarezerwowanymi towarami dla innego kontrahenta niż ten widniejący na dokumencie, system sprawdzi stan magazynowy pod kątem ilości towaru w magazynie. Jeżeli artykułów, które chcemy umieścić na dokumencie wystarczy dla obu kontrahentów (tego z rezerwacją i tego bez) system pozwoli na zamknięcie tego dokumentu.

System spełnia również funkcje informacyjne związane z rezerwacjami. Na dobę (w zależności od ustawień) przed końcem rezerwacji, harmonogram zadań wbudowany w system Anakonda wysyła operatorowi dokonującemu rezerwacji informację, że rezerwacja wkrótce wygaśnie. Inną ważną funkcją harmonogramu jest zamykanie rezerwacji, której data ważności już się skończyła.

Jak dokonać rezerwacji w systemie?

Sposób dokonywania rezerwacji opisany jest w "Rezerwacje" w rozdziale 9. Magazyny w dokumentacji użytkownika.

Konsekwencje stosowania rezerwacji w systemie Anakonda.

Jeżeli operator stosuje w swojej pracy rezerwacje dla kontrahentów musi liczyć się z pewnymi zawiłościami. Jak już to zostało opisane wcześniej, system tratuje zarezerwowane artykuły jako nieistniejące poza pewnymi modułami Anakondy. Należy się liczyć z tym, że wszelkie próby ujęcia w analizie stanów towarów zarezerwowanych spełzną na niczym. Zarezerwowaną ilość artykułu w magazynie można sprawdzić poprzez stany magazynowe w oknie z danymi pomocniczymi artykułu.