Krótkie przedstawienie problemu. Żeby usprawnić gospodarkę magazynową w firmie, w systemie "Anakonda" wprowadzono pojęcie lokacji. Parametr ten w znacznym stopniu upraszcza procedury związane z przechowywaniem i odszukiwaniem potrzebnego artykułu. Funkcjonalność doskonale sprawdza się w firmach produkcyjnych korzystających z surowców i półproduktów umieszczonych w wielu swoich magazynach w celu ich szybkiego zlokalizowania. Przydatna jest również w wypadku magazynowania gotowych do sprzedaży wyrobów. Lokacje są również niezbędne dla firm spedycyjnych, w których sprawna gospodarka magazynowa to sprawa kluczowa.

Co to są lokacje? Lokacją określa się obiekt w systemie, który poprzez swoje działanie obliguje użytkownika do wyznaczenia odpowiednich obszarów (lokacji właśnie) składowania towarów w magazynach.

Po co właściwie wprowadzono pojęcie lokacji. Lokacje stanowią kontrolę przed niepożądanymi zdarzeniami w firmie. Przykład może stanowić "przeładowanie" magazynu. Sytuacja, w której nie ma gdzie składować dostarczonych towarów. Poprzez stosowanie opisywanej funkcjonalności, w znacznym stopniu skraca się czas potrzebny na wyszukanie odpowiedniego artykułu. Usprawnia się również proces logistyki składowania.

Korzyści, jakie może przynieść stosowanie lokacji. Porządek i czas, który w perspektywie (dalszej lub bliższej) przekłada się na pieniądze to główna korzyść ze stosowania lokacji w firmie. Niekiedy, w szczególnych przypadkach, sytuacja otoczenia organizacji zmusza przedsiębiorstwo do wprowadzania mechanizmów usprawniających działanie poszczególnych gałęzi obszaru jego zainteresowania w celu uniknięcia porażki w walce z konkurencją.

Jak działają lokacje w systemie Anakonda. Lokacje, jak już wspomniano wyżej to funkcjonalność odpowiadająca za prawidłowe rozmieszczanie towarów w magazynie. Deklarując ją należy ustalić w którym magazynie będzie obowiązywać. Niewpisanie symbolu magazynu jest dopuszczalne. W takiej sytuacji obiekt „lokacja” będzie obiektem wirtualnym. Przykład: Firma spedycyjna ma jeden ogromny (fizyczny, czyli istniejący) magazyn w ramach którego świadczy usługi magazynowania towarów innych firm, przy czym każda zlecająca magazynowanie firma ma, w ramach fizycznego magazynu, swój wirtualny. Lokacja bez przydziału magazynu pozwoli na umieszczenie w jednym miejscu towarów różnych firm zlecających magazynowanie. W tym przypadku będzie stanowiła wirtualny magazyn firm zlecających usługę. Na wzmiankę zasługuje również fakt deklarowania maksymalnej pojemności lokacji (przy procesie wprowadzania lokacji do systemu). W oknie znajduje się pole "Pojemność" z edytowalną zawartością. System kontroluje w ten sposób maksymalną ilość jednostek miary mogących się zmieścić w danej lokacji. Wpisanie wartości "0" oznacza brak kontroli w tej materii.

Powiązania lokacji. Należy pamiętać, że ślady naszej decyzji (włączenie opcji "lokacje" w magazynach), będzie miało odzwierciedlenie na dokumentach magazynowych. Przykładem może być dokument "MM- przesunięcie międzymagazynowe" w przypadku którego, oczywiście z włączoną opcją stosowania lokacji, będziemy zmuszeni określić z której lokacji pierwszego magazynu należy pobrać wymagany towar i w której lokacji w docelowym magazynie ma być składowany. Oczywiście nie jest wymagane żeby każdy magazyn w firmie miał określone lokacje. Dlatego też w przypadku, kiedy przesuwamy towar do magazynu bez określonych lokacji nie jest wymagane deklarowanie wyznaczonego miejsca składowania, ponieważ jako takie w magazynie docelowym nie istnieje. Istnieje również problem przemieszczeń artykułów między lokacjami w ramach jednego magazynu. W takim przypadku należy zastosować stworzony specjalnie do tego celu typ dokumentu magazynowego „L”. Lokacje w przypadku dokumentów przychodowych (np. PW) działają w chwili wprowadzenia artykułu do magazynu. Innymi słowy działają już w chwili, gdy odpowiedni dokument jest w stanie „W”. Powstaje wtedy sytuacja, w której miejsce w magazynie jest zajęte artykułami, ale analiza stanów magazynowych tego nie pokazuje. Lokacje zwalniane są od razu po usunięciu pozycji lub całego dokumentu przychodowego. Lokacje na dokumentach rozchodowych (np. WZ) działają dopiero w stanie „Z”. Tylko taki stan powoduje zwolnienie miejsca w magazynie. Należy pamiętać, że zamknięty dokument rozchodowy nie może zostać ponownie otwarty, gdy lokacja dla pozycji dokumentu rozchodowego została w międzyczasie zajęta przez inny artykuł. Dokumenty typu MM (przesunięcie międzymagazynowe) rezerwują miejsce w magazynie docelowym już w stanie „W” czyli zaraz po wprowadzeniu do systemu dokumentu lub nowej pozycji. Miejsce w magazynie źródłowym zwalniane jest wraz zamknięciem dokumentu. Co się dzieje w systemie, gdy deklarujemy lokacje i umieszczamy artykuł w magazynie, w którym funkcjonalność "lokacje" jest uruchomiona? Najważniejszym procesem jest umieszczenie w odpowiedniej tabeli w bazie danych systemu Anakonda informacji o lokacjach w postaci:

Od tej chwili system będzie informował użytkownika w odpowiednich momentach o konieczności wskazania lokacji np. we wspomnianych wyżej dokumentach magazynowych. Informacje wpisane przez użytkownika w czasie wprowadzania dokumentów magazynowych są zapisywane i "zapamiętywane" w innej tabeli.

Jak dokonać lokacji towarów w systemie. Żeby poprawnie lokować towary w magazynach, konieczne jest spełnienie kilku warunków, które są już opisane w dokumentacji. Po pierwsze. Należy zadeklarować odpowiednie lokacje (patrz: "Dane pomocnicze", Rozdział 7. Dane podstawowe ). Istotne jest miejsce magazynowania. Tworzymy więc nowy magazyn. Oczywiście, jeżeli jeszcze takiego w systemie nie utworzono. Ważną kwestią przy zakładaniu nowego magazynu jest zaznaczenie pola kontrolnego przy "lokacje" (patrz: "Tworzenie nowego magazynu", Rozdział 9. Magazyny). Dalej konieczne jest przyjęcie towaru do magazynu. Można to zrobić na kilka różnych sposobów. Wszystkie wymagają wystawienia odpowiednich dokumentów. Na tych właśnie dokumentach deklarujemy lokacje, w której należy składować towar. Dla każdej z pozycji osobno.

W systemie istnieje możliwość rozbicia jednej pozycji na dokumencie magazynowym na szereg różnych, przypisanych do magazynu lokacji. Dotyczy to wszystkich typów dokumentów magazynowych (L, M, P, W). Jeżeli w edycji pozycji dokumentu magazynowego, użytkownik nie zadeklaruje dla niej żadnej lokacji, będzie mógł umieścić (pobrać, w przypadku dokumentów rozchodowych) wybraną ilość artykułu w różnych lokacjach. Należy jednak pamiętać, że suma ilości artykułów rozmieszczonych w różnych lokacja musi się zgadzać z ilością artykułu na dokumencie magazynowym. Rozbijać pozycje na różne lokacje można w dokumentach w stanie „W”. Rozbicia pozycji na różne lokacje wykonuje się poprzez polecenie „Lokacje” umieszczonym w zakładce pozycja w menu okna edycji pozycji dokumentu magazynowego, lub poprzez użycie klawisza <F6>. Po wykonaniu powyższej czynności przed użytkownikiem pojawi się okno rozmieszczania artykułów na różnych lokacjach.

W oknie należy wybrać interesujące nas lokacje. Pomocne w tym może być użycie klawisza <F1> w polu lokacje (skąd i dokąd), które to wyświetli listę wszystkich dostępnych w danej chwili i dla danej operacji lokacji. Nie można rozbijać na lokacje artykułów, których ilość na dokumencie jest mniejsza niż 1. Zmiany zatwierdza się klawiszem <F5>, użyciem ikony , poleceniem „Zapisz zmiany” znajdującym się w zakładce „Lokacje” w menu okna.

Szersze informacje o dokumentach magazynowych w "Dokumenty magazynowe", Rozdział 9. Magazyny.

Konsekwencje stosowania lokacji w systemie Anakonda. Oprócz usystematyzowania pracy związanej z magazynem, polepszenia jakości usług magazynowych oraz konkurencyjności firmy nie ma żadnych innych konsekwencji stosowania lokacji. Należy jednak pamiętać, że system nie pozwoli usunąć lokacji w magazynie, jeżeli przypisane są do niej dokumenty magazynowe lub gdy lokacja jest zajęta przez artykuły.