2.1. Korespondencja przychodząca
Funkcjonalność "Korespondencja przychodząca" pozwala na rejestrację poczty i różnego rodzaju dokumentów, których wpływ powinien zostać odnotowany przez Sekretariat. Z zarejestrowanej korespondencji jest możliwość utworzyć i powiązać zagadnienie, które w dalszych krokach procesu może podlegać obiegowi dokumentów. W celu przejścia do okna korespondencji przychodzącej należy w menu "Sekretariat" wybrać opcję "Korespondencja przychodząca":
Spowoduje to wyświetlenie następującego okna:
Tabela zawiera następujące kolumny:
Data - kiedy dokument został przysłany (data dzisiejsza),
Numer - numeracja dzienna,
Komórka - do jakiej komórki organizacyjnej zostanie przypisany dokument,
Kontrahent - symbol kontrahenta, który jest nadawcą przesyłki,
Nazwa - nazwa kontrahenta,
Adres - adres kontrahenta,
Polecony nr - numer listu poleconego,
ZPO - oznaczenie wysyłki za potwierdzeniem odbioru,
Temat - temat listu,
Dokument - symbol dokumentu ze słownika typów dokumentów,
Załączniki - czy są dołączone pliki
Zagadnienie - identyfikator powiązanego zagadnienia, gdzie 0 oznacza brak.
Na oknie znajdują się następujące funkcje:
Wyświetl dane - skrót klawiszowy <F3>, ikona
z menu podręcznego lub funkcja "Wyświetl dane" z menu "Korespondencja przychodząca" pozwala na wyświetlenie danych na podstawie uzupełnionych filtrów:Zakres Data przyjęcia od/do i numer Zagadnienia wymagają 100% zgodności.
Filtr Komórka oraz Kontrahent pozwala na wpisanie minimum początkowych znaków kodu (np. kontrahent odfiltrowany dla '0' wyświetli kontrahentów '0', '01', '0z' itd.).
Tylko ZPO zaznaczony wyświetli jedynie zagadnienia z zaznaczonym parametrem ZPO; niezaznaczenie tego filtra wyświetli wszystkie zagadnienia wg pozostałych parametrów.
Dodaj pozycję - skrót klawiszowy <NUM+>, ikona
z menu podręcznego lub funkcja "Dodaj " z menu "Korespondencja przychodząca" otwiera okno "Dodawanie pozycji korespondencji przychodzącej":
Pola występujące na oknie to:
Data - pole obowiązkowe, data przesyłki, nie może być miniona.
Zagadnienie - id zagadnienia, podczas dodawania wpisu możliwe jest automatyczne utworzenie zagadnienia powiązanego z wpisem w korespondencji przychodzącej.
NIP - o podaniu prawidłowego numeru NIP wczytane zostaną pozostałe dane kontrahenta włącznie z jego symbolem jeżeli jest zdefiniowany w kartotece kontrahentów. Jeżeli kontrahent nie istnieje w bazie, jego dane zostaną wczytane z bazy REGON.
Kontrahent - wybór kontrahenta wypełni nazwę i adres jego danymi, dla częstych odbiorców warto dodać wpis w kartotece.
Nazwa - nazwa na przesyłce, pole obowiązkowe, aktywne do edycji tylko gdy pole Kontrahent jest puste. Można wpisać część nazwy, która była już wcześniej wprowadzona (system wyświetli podpowiedź dotychczas wpisywanych nazw) lub rozwinąć listę propozycji (<F1> na klawiaturze), a następnie wybrać odpowiednią, co spowoduje uzupełnienie nazwy i adresu.
Adres - adres na przesyłce, pole obowiązkowe, aktywne do edycji tylko gdy pole Kontrahent jest puste. Można wpisać część adresu, który był już wcześniej wprowadzony i rozwinąć listę propozycji (<F1> na klawiaturze), a następnie wybrać odpowiednią, co spowoduje uzupełnienie nazwy i adresu.
Dokument - typ dokumentu, pole wymagane do utworzenia zagadnienia powiązanego z przesyłką.
Komórka zatrudniająca - pole obowiązkowe, komórka organizacyjna zatrudniająca pracownika.
Polecony nr - identyfikator listu poleconego.
ZPO - oznaczenie wysyłki za potwierdzeniem odbioru,
Temat - odpowiednik pola temat z zagadnienia, pozwala krótko opisać przesyłkę.
Opis - odpowiednik pola opis z zagadnienia, pozwala dokładnie opisać przesyłkę.
Symbol dokumentu - symbol/ numer dokumentu powiązanego z korespondencją przychodzącą (max 40 znaków). System sprawdza czy wprowadzona para Kontrahent/Symbol dokumentu występuje już w korespondencji przychodzącej, zagadnieniach i dowodach księgowych. Jeżeli tak, wyświetlany jest komunikat ostrzegający.
Data dokumentu - data dokumentu powiązanego z korespondencją przychodzącą.
Kwota brutto - Kwota brutto dokumentu powiązanego z korespondencją przychodzącą.
Wpisy w książce nadawczej numerowane są kolejno 1, 2, 3 (...) w dniu, w celu zgodności z numeracją Poczty Polskiej.
Podczas zapisywania korespondencji przychodzącej system wyświetli pytanie "Czy utworzyć nowe zagadnienie?". W sytuacji gdy z korespondencji przychodzącej będzie tworzone zagadnienie, skopiowane zostaną do niego z możliwością późniejszej aktualizacji wartości takich pól jak Dokument, Komórka, Kontrahent, Temat, Opis oraz jednorazowo na etapie dodawania korespondencji skopiowane zostaną wartości pól Symbol dokumentu, Data dokumentu, Kwota brutto.
Po zapisie danych , z tego poziomu możliwe jest dodawanie kolejnych pozycji korespondencji przychodzącej naciskając klawisz <Num+> lub ikonę
.Edytuj - skrót klawiszowy <F4>, ikona
z menu podręcznego lub funkcja "Edytuj pozycję" z menu "Korespondencja przychodząca" lub dwuklik na konkretny wiersz na gridzie, otworzy okno:
W przypadku gdy korespondencja przychodząca jest powiązana z zagadnieniem, aktualizacja wartości pól Dokument, Komórka, Kontrahent, Temat, Opis zostanie uwzględniona w zagadnieniu.
Różnice funkcji edycji względem dodawania korespondencji przychodzącej to:
Brak możliwości zmiany daty,
Funkcja Dodaj skan opisana szczerzej poniżej,
Przechodzenie między wpisami standardową metodą dla programu Anakonda,
Na dole okna przyciski dla każdego załącznika z zagadnienia pozwalające podglądać dołączone pliki.
Funkcja Dodaj zagadnienie służy do dodania i powiązania nowego zagadnienia w przypadku gdy wcześniej nie zostało ono utworzone oraz do przypisania go operatorowi, który ma uprawnienia do wprowadzonego wcześniej typu dokumentu i komórki organizacyjnej. Uruchamiana jest skrótem klawiszowym <Ctrl>+<Z>, ikoną
na pasku menu podręcznego lub wybierając funkcję "Dodaj zagadnienie" z menu "Korespondencja przychodząca". Wybranie funkcji spowoduje wyświetlenie okna, w którym należy wybrać operatora, do którego ma być przypisane zagadnienie (lista operatorów sortowana jest wg nazwisk), a po zatwierdzeniu - komunikatu "Przypisano zagadnienie" oraz aktualizację pola Zagadnienie o jego numer w oknie korespondencji przychodzącej.Funkcja Dodaj skan dostępna jest dla wpisów powiązanych z zagadnieniem i dodaje plik zarówno do korespondencji przychodzącej, jak i do zagadnienia. Uruchamiana jest skrótem klawiszowym <Ctrl>+<S>, ikoną
na pasku menu podręcznego lub wybierając funkcję "Dodaj skan" z menu "Korespondencja przychodząca". Wybranie funkcji spowoduje wyświetlenie zapytania:
Dostępne działania:
Skanuj plik - wyświetlone zostanie okno Skanowanie. W polach Nazwa pliku i Data dokumentu system podpowiada wartości z pól Symbol dokumentu i Data dokumentu wskazanych w korespondencji przychodzącej. Podczas zapisu zeskanowanego pliku, system nadaje mu nazwę NazwaPliku(DataDokumentu).pdf lub wg klucza:
Jeśli pole Nazwa Pliku jest puste, system na jego miejsce wskazuje symbol kontrahenta z korespondencji przychodzącej.
Jeśli pole Data dokumentu jest puste, system na jego miejsce podpowiada datę dzisiejszą.
Jeśli zarówno pola Nazwa pliku, Data dokumentu, jak i Kontrahent są puste, system nadaje nazwę pliku DataDzisiejsza[RRRR.MM.DD] Godzina[HH:MM:SS].pdf
Pole Nazwa pliku nie pozwala na wpisanie znaków specjalnych jak \ / : ? " < > | i automatycznie zamienia je na _ (podkreślenie).
Po wybraniu funkcji Skanuj uruchomione zostanie skanowanie dokumentu. W zależności od konfiguracji skanera graficznego w Anakondzie [patrz Dokumentacja użytkownika --> Uruchamianie programu --> Konfiguracja programu (pkt 4.2)] wyświetlone zostanie okno wyboru skanera i/lub podajnika skanera, bądź automatycznie uruchomiony zostanie proces skanowania. Po zakończeniu ponownie wyświetlone zostanie okno Skanowanie.
Możliwe działania:
Następna strona - uruchomienie procesu skanowania kolejnej strony.
Podgląd - podgląd zeskanowanego dokumentu; jeśli zeskanowanych strony było więcej niż jedna wyświetlone zostanie okno wyboru skanu do podglądu.
Zapisz - zapisanie zeskanowanego pliku we wskazanej przez użytkownika lokalizacji.
Wyjdź - zakończenie procesu skanowania. Jeśli plik nie został zapisany, system wyświetli komunikat.
Po zapisaniu pliku zostanie on dodany w oknie edycji korespondencji przychodzącej.
Wybierz z dysku - wyświetlone zostanie okno Wybierz plik, gdzie należy wskazać lokalizację pliku, który powinien zostać dołączony do korespondencji przychodzącej.
Po wskazaniu i otworzeniu pliku, zostanie on przypisany do korespondencji przychodzącej analogicznie do zeskanowanego pliku. Możliwe jest zaznaczenie i załączenie kilku plików jednoczesnie (multiwybór).
Anuluj - zamknięcie okna Dodaj skan.
Kopiuj pozycję - skrót klawiszowy <Ctrl>+<K>, ikona
lub funkcja "Kopiuj pozycję" z menu 'Korespondencja przychodząca'. Funkcja kopiowania jest dostępna dla dokumentu o najwyższym numerze, w związku z tym warto najpierw posortować listę po kolumnie "Numer" klikając na etykietę kolumny.
Po wybraniu funkcji, dokument zostanie skopiowany, pojawi sie na liście nowy z kolejnym numerem. Do nowego dokumentu skopiowane zostają wszystkie dane poza numerem zagadnienia.
Drukuj listę - skrót klawiszowy <Ctrl>+<P>, ikona
lub funkcja "Drukuj listę" z menu 'Korespondencja przychodząca'.Wyświetlone zostanie okno parametrów wydruku. Po wybraniu odpowiedniej opcji i zaakceptowaniu wyświetlony zostanie podgląd lub uruchomiony zostanie proces drukowania.