Collapse AllExpand All

7.1. Wprowadzanie nowego raportu kasowego

Aby wprowadzić nowy raport należy wybrać z Menu polecenie "Raport"--->"Dodaj" lub nacisnąć klawisz <Num+> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Nowy raport/wyciąg":

Wybieramy jedną ze zdefiniowanych wcześniej kas (definiowanie kas/banków opisano w rozdziale "Księgowość. Dane podstawowe. Kasy/Banki"), datę nowego raportu (domyślnie system wyświetla bieżącą datę, ale jest ona modyfikowalna) oraz numer, który nadawany jest przez system w ramach dnia, ale również jest modyfikowalny - system nie pozwoli jedynie na zdublowanie numeru w ramach tej samej daty. Zatwierdzamy dane naciskając klawisz <Enter>. Jeżeli waluta jest inna niż PLN, system wyświetli okno "Wybór kursu waluty", gdzie należy wybrać odpowiednią walutę i typ kursu waluty (średni, zakupu, sprzedaży). Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych system przejdzie automatycznie do dodawania pierwszej pozycji raportu/wyciągu a po zapisaniu nowy raport/wyciąg pojawi się na liście w oknie "Edycja raportów i wyciągów".

Jeżeli zaistnieje konieczność wprowadzenia salda początkowego różnego od zera, należy z Menu wybrać polecenie Raport ---> funkcję Dodaj saldo początkowe lub nacisnąć ikonę . System wyświetli okno, w którym należy podać kwotę salda, a następnie nacisnąć klawisz <Enter>:

Saldo początkowe zostanie wprowadzone do pierwszego wyciągu/raportu i jednocześnie zostaną zaktualizowane wszystkie salda początkowe i końcowe w następnych wyciągach jeżeli były już wprowadzone. Warunkiem umożliwiającym wprowadzenie salda początkowego jest wybranie najwcześniejszego wyciągu lub raportu w obrębie danej kasy/banku w danym okresie obrachunkowym z saldem zerowym.

Należy pamiętać, że raport/wyciąg może pojawić się w bazie w wyniku synchronizacji (opisane w dziale administracja --->synchronizacja). Wtedy pierwszy wyciąg w danym okresie obrachunkowym będzie mieć zerowe saldo początkowe, nawet jeżeli na serwerze źródłowym miał on już wprowadzone saldo początkowe i w razie potrzeby należy go wprowadzić w sposób opisany powyżej.

W kolejnych wyciągach saldo początkowe i końcowe będzie już naliczane na podstawie tego wprowadzonego salda początkowego oraz wpłat i wypłat zarejestrowanych w wyciągu.

W poszczególnych kolumnach tabeli będzie ona zawierać następujące dane:

  • Stan - nowy raport uzyskuje automatycznie stan "W" - wprowadzony, co oznacza, że operacje w nim wprowadzone nie mają jeszcze odzwierciedlenia w zaległościach, ani w dowodach księgowych, a docelowo na kontach.

  • Kasa - symbol kasy/banku, którego dotyczy raport

  • Data - data wprowadzonego raportu kasowego - domyślnie podczas wprowadzania system ustawia aktualną datę, ale istnieje możliwość jej zmiany

  • Numer - system numeruje raporty automatycznie w ramach dnia co oznacza, że pierwszy raport wprowadzony danego dnia ma numer '1'. Jeżeli jednak zaistnieje potrzeba innej numeracji np. narastająco niezależnie od daty - numer raportu może zostać zmieniony

  • Saldo początkowe - de facto jest to saldo końcowe poprzedniego raportu/wyciągu

  • Wpłaty - suma wpłat wynikająca z pozycji raportu

  • Wypłaty - suma wypłat wynikająca z pozycji raportu

  • Saldo końcowe - suma kwot salda początkowego oraz kwot wpłat i wypłat raportu

  • Waluta - waluta zdefiniowana dla danej kasy/banku

  • Kurs - kurs w walucie zdefiniowanej dla danej kasy/banku

  • Kompensata - jeżeli opcja ta jest zaznaczona oznacza to, że w danym raporcie można dokonywać kompensat (czyli w jednej pozycji raportu można wybrać fakturę i wpisać konto na którym ma być dokonana kompensata).

Kolejnym etapem jest wprowadzenie do raportu odpowiednich pozycji.

UWAGI OD AUTORA

1. Algorytm najpierw sprawdza rodzaj używanej numeracji: - domyślnie jest dzienna. - jeśli w miesiącu dodawanego raportu jest więcej niż jeden dzień wypełniony i tylko jeden raport o numerze 1 to ustawia numerację na miesięczną - jeśli w roku dodawanego raportu jest więcej niż jeden miesiąc wypełniony i tylko jeden raport o numerze 1 to ustawia numerację na roczną

2. Program uznaje, że jest problem z datami, jeśli poprzedniego dnia przed nowo zakładaną datą nie było raportu

3. Program wykrywa dziury numeracji dostosowując się do rodzaju użytej numeracji.

4. Komunikat używany to : UWAGA wykryto potencjalną nieciągłość w numeracji raportów/wyciągów :

LISTA PRZYCZYN

Czy na pewno dodać raport/wyciąg o podanych parametrach?

5. Potencjalne przyczyny to : - ostatnia data wystawienia raportu dla wybranej kasy to MAXDATA a wybrana to PODANA DATA - oczekiwany dokument o numerze 1 a wybrany to PODANY NUMER - ostatni wykorzystywany numer to MAXNUMER a wybrany to PODANY NUMER

6. Analizowana jest tylko nieścisłość "w przód"