Rozliczanie dwóch operacji - wpisuje się datę i ta data jest datą rozliczenia.

Rozliczanie kilku operacji - system wyszukuje najstarszą datę z wybranych operacji - podpowiada ją i jako datę rozliczenia wpisuje podaną datę.

Rozliczenie wybranego konta (F6) - system paruje operacje i jako datę rozliczenia podaje datę starszej z rozliczanych w parze operacji.

Rozliczenie gdy salda=0 - wówczas system również paruje operacje i jako datę rozliczenia wpisuje datę starszej operacji z pary rozliczanych.

Rozliczanie pojedynczych operacji

Aby rozliczyć pojedyncze operacje należy zaznaczyć je na liście dwukrotnym kliknięciem lub naciskając klawisz <Enter> tak, aby w kolumnie "Akt." (aktywne) pojawiło się zaznaczenie. System umożliwia grupowe zaznaczenie pozycji do rozliczenia za pomocą klawisza <Shift> i klawiszy strzałek (góra - dół) wówczas naciśnięcie klawisza <Enter> powoduje zaznaczenie checkbox-a w kolumnie "Akt". Po zaznaczeniu operacji należy nacisnąć klawisz <F5> lub z Menu wybrać polecenie "Rozrachunki" ---> funkcję "Rozlicz" lub na pasku skrótów nacisnąć ikonę . W sytuacji rozliczania pojedynczych operacji można rozliczać operacje z saldami po różnych stronach dla obu kwot dodatnich lub ujemnych lub operacje z saldem jednostronnym, z których jedna z kwot jest ujemna, a druga dodatnia.

System umożliwia wyszukiwanie rozrachunków po treści, symbolu dokumentu lub saldzie, w tym celu należy nacisnąć klawisz F1, system wyświetli okno:

Po wpisaniu treści i jej zaakceptowaniu system wyświetli wyszukane rozrachunki, w przypadku nie znalezienia rozrachunków o podanej treści system wyświetli okno z informacją:

W sytuacji, jeśli wybierze się niewłaściwe pozycje system poinformuje nas o tym, wyświetlając komunikat:

W procesie rozliczania biorą udział tylko konta rozrachunkowe tzn. te które w planie kont mają zaznaczone pole kontrolne "rozrachunkowe". W przypadku próby rozliczania kont nierozrachunkowych system wyświetli komunikat o błędzie:

Jeżeli wybrane pozycje będą prawidłowe przy rozliczaniu pojedynczych operacji system wyświetli okno:

W poszczególne pola należy wpisać:

Po wprowadzeniu danych naciskamy "OK" aby zaakceptować rozliczenie lub "Anuluj" jeżeli z niego rezygnujemy. Jeżeli operacje będą rozliczane w całości kwot po rozliczeniu znikną z listy. Jeżeli będą rozliczone częściowo zmieni się ich saldo o kwotę rozliczoną.

Istnieje również możliwość rozliczenia wielu operacji jednocześnie. W tym celu na liście należy zaznaczyć wszystkie operacje, które chcemy rozliczyć. Niemożliwe jest oczywiście rozliczenie operacji z saldem jednostronnym o tym samym znaku (plus lub minus).

Przy jednoczesnym rozliczaniu kilku operacji, po naciśnięciu klawisza <F5> system wyświetli okno, w którym należy podać datę, z którą mają być rozliczone wybrane operacje:

Potwierdzamy rozliczenie naciskając klawisz <Enter>.

System rozliczy wszystkie możliwe do rozliczenia operacje zaczynając od rozliczenia kwot ujemnych z dodatnimi po jednej stronie (Winien lub Ma). Kolejne operacje rozliczane są chronologicznie.

System sprawdza czy data rozliczenia zawiera się w zakresie daty początkowej i końcowej wybranego okresu rozliczeniowego, kontrola ta odbywa się zarówno przy rozliczaniu pojedynczych jak i grupowych operacji. System pamięta raz wprowadzoną datę rozliczenia i przy ponownym rozliczaniu podpowiada poprzednio wprowadzoną datę, dotyczy to zarówno rozliczania dwóch jak i wielu operacji.

Istnieje możliwość automatycznego rozliczenia operacji na podstawie informacji zawartych w pliku. Niezbędne dane to numer faktury/faktury korygującej oraz jej kwota. Przygotowany plik powinien mieć format .txt lub .csv i składać się z dwóch kolumn z danymi. Kolumny powinny być oddzielone znakiem „ ; ” (średnikiem).

Żeby rozliczyć konto na podstawie pliku tekstowego należy w oknie „rozliczanie rozrachunków” zaznaczyć dwuklikiem lub wciśnięciem klawisza <Enter> dokładnie jedną pozycję z dodatnią kwotą po stronie Ma, a następnie użyć funkcji „rozlicz z pliku” w zakładce „rozrachunki” w menu okna albo ikony lub klawisza <F9>. Wyświetli się okno dialogowe, gdzie należy wskazać odpowiedni plik.

Po podaniu odpowiedniej daty rozliczenia, wskazany plik zostanie pobrany na serwer, gdzie każda pozycja pliku zostanie zanalizowana i w miarę możliwości rozliczona. Po wykonanej operacji, system zwróci plik w to samo miejsce, z którego go pobrał. Do nazwy pliku doda się część PR, co oznacza „po rozliczeniu”. W pierwszej części pliku po rozliczeniu system wypisze wiersze z numerami faktur, których nie udało się rozliczyć automatycznie lub nie dało się rozliczyć w całości. W dalszej części pliku, po pustym wierszu, znajdą się wiersze z rozliczonymi fakturami. Po wykonanym rozliczeniu, operator otrzyma komunikat o poprawnym wykonaniu rozliczenia lub o konieczności rozliczenia niektórych elementów ręcznie.

UWAGA!!! Można rozliczać konta, które są ujęte w bilansie otwarcia w kolejnym okresie rozrachunkowym.

System wykonuje następującą analizę:

1. Sprawdza w stanach kont czy w okresie (na podstawie daty bieżącej) jest już BO (czy są zapisy dla konta w miesiącu 00

2. Jeżeli tak, to wyświetla rozrachunki i pozwala je rozliczać tylko w bieżącym okresie (nie analizuje poprzedniego )

3. Jeżeli brak BO, to: - wyświetla rozrachunki z poprzedniego i bieżącego okresu i pozwala je rozliczać - w stanach rozrachunków z niewypełnioną datą pokazuje jako nierozliczone rozrachunki z pustą data rozliczenia oraz te, których data rozliczenia mieści się w następnym okresie

4. Rozliczenia zapisuje do stanów kont w miesiącu i roku wynikających z daty rozliczenia

5. Podczas cofania rozrachunków ( cofanie do dnia, cofanie pojedynczej operacji, cofanie pojedynczego rozrachunku) również sprawdza najpierw czy jest BO.

6. Uwzględniać zmiany również podczas wyświetlania rozrachunków do wyboru w pozycjach dowodu księgowego

Rozliczanie wybranego konta

Aby rozliczyć grupę operacji na wybranym koncie należy z Menu wybrać polecenie "Rozrachunki"--->funkcję "Rozlicz wybrane konto" lub nacisnąć klawisz <F6> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno, w którym należy podać datę rozliczenia, a następnie nacisnąć klawisz <Enter>, aby zatwierdzić rozliczanie:

System rozliczy operacje, które są ze sobą powiązane (uregulowania z raportów/wyciągów z wybranymi w nich fakturami i płatnościami). Jeżeli nie zostaną znalezione żadne powiązania, aby możliwe było grupowe rozliczenie operacji ich saldo musi być równe zero.

Jeżeli rozliczane są transakcje i po stronie Ma jest tylko jedna transakcja, a po stronie Winien istnieją korekty, to po rozliczeniu takich rozrachunków, w korektach, które nie miały wypełnionych dat wpływu i odbioru wstawiona zostanie data z transakcji po stronie Ma.

Rozliczanie grupy kont

Istnieje możliwość rozliczenia wszystkich kont dla podanej przez operatora syntetyki. Syntetykę tę należy podać w filtrze "Konto", następnie nacisnąć klawisz <F3> aby przejść do aktywnej listy rozrachunków. Nie ma potrzeby zaznaczania operacji do rozliczenia. Wystarczy nacisnąć klawisz <F7> lub ikonę lub z Menu wybrać polecenie "Rozrachunki"---> "Rozlicz grupę kont".

W kolejnych kontach analitycznych podanej syntetyki zostaną rozliczone operacje, które system uzna za możliwe do rozliczenia. Aby tak się stało musi istnieć powiązanie numerów rozrachunków między poszczególnymi operacjami. W przypadku niemożności rozliczenia operacji, system przechodzi do następnego konta analitycznego.

Po zakończeniu rozliczania wszystkich kont wyświetlony zostanie komunikat:

Rozliczanie z pliku

Istnieje możliwość rozliczenia rozrachunku z pliku. W takim przypadku konieczne jest zaznaczenie rozrachunku będącego wpłatą (na liście rozrachunków) i wybranie polecenia "Rozlicz z pliku" z menu "Rozrachunki" lub użycie skrótu klawiszowego <F9>. Po wyborze pliku z rozrachunkami do rozliczenia, system rozpocznie proces. Plik do rozliczania z pliku powinien zawierać poszczególne elementy:

Cofanie rozrachunków

Aby cofnąć dokonane rozliczenia z Menu należy wybrać "Rozrachunki"--->funkcję "Cofnij" lub nacisnąć klawisz <F8> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno, w którym należy wpisać datę, do której chcemy cofnąć rozliczenia na wybranym koncie:

Naciskając klawisz <Enter> zatwierdzimy cofnięcie rozrachunków do wybranej daty.

UWAGA: Cofanie rozliczeń niszczy powiązania dowodów księgowych z rozrachunkami. Jeżeli po cofnięciu rozrachunków nie uda się ponownie rozliczyć całego konta (komunikat: "różne salda po stronie wn i ma"), należy najpierw użyć funkcji "połącz rozrachunki w pary" (w harmonogramie zadań). Patrz: Administracja -> harmonogram zadań

Drukowanie listy

Aby wydrukować listę operacji należy wybrać z Menu polecenie "Rozrachunki"--->funkcję "Drukuj listę" lub nacisnąć klawisze <CTRL>+<P> lub ikonę . System wyświetli okno zawierające opcje drukowania.

Standardy systemu Anakonda związane z wyborem opcji wydruku zostały opisane w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Samouczek" --> "Opcje wydruku".

Po zaznaczeniu wybranych opcji naciskamy "OK" potwierdzając wydruk lub rezygnujemy wybierając "Anuluj"

Przechodzenie do następnego/poprzedniego konta

Aby przejść do następnego/poprzedniego konta należy wybrać z Menu polecenie "Rozrachunki"--->funkcję "Następne konto" lub nacisnąć klawisz <F12> lub z paska skrótów wybrać ikonę lub "Rozrachunki"--->funkcję "Poprzednie konto" lub nacisnąć klawisz <F11> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

Wyświetlanie rozrachunków dla konkretnego konta

Chcąc wyświetlić nierozliczone operacje dla konkretnego konta, bez konieczności wyświetlania rozrachunków dla kont, które go poprzedzają należy w oknie "Ręczne rozliczanie rozrachunków" przystosowanym do filtrowania wpisać konto syntetyczne, następnie nacisnąć klawisz <F3>, aby wyświetlić to samo okno z udostępnionymi pozostałymi funkcjami. W następnej kolejności z Menu wybieramy polecenie "Rozrachunki" ---> funkcję "Idź do konta" lub naciskamy klawisze <Ctrl> + <K> lub ikonę . System wyświetli okno "Podaj konto":

W pole konto należy wpisać symbol konta, dla którego chcemy wyświetlić nierozliczone operacje i nacisnąć klawisz <Enter>. Na ekranie pojawią się nierozliczone operacje dla tego właśnie konta.

Należy pamiętać, że jeżeli syntetyka podanego konta będzie inna niż syntetyka podana w oknie "Rozliczanie rozrachunków" - system nie będzie mógł wyświetlić konkretnych operacji i zasygnalizuje to komunikatem:

Notatka

System Anakonda umożliwia zarejestrowanie informacji tekstowej dla wybranego kontrahenta czyli. tzw. Notatki. W tym celu należy wybrać z Menu polecenie "Rozrachunki"--->funkcję "Notatka - F4" lub nacisnąć klawisz <F4> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Notatka dot. kontrahenta ..."

Okno to składa się z dwóch części, w górnej części wyświetlają się podstawowe informacje o kontrahencie takie jak nazwa, dane adresowe wraz z telefonem, NIP; sposób zapłaty, dni zapłaty, w dolnej części okna wyświetla się edytowalne pole tekstowe umożliwiające wprowadzenie i zapisanie dowolnej informacji tekstowej dla wybranego kontrahenta.

Zapamiętaj wiersz, idź do wiersza.

Na ekranie "Rozliczanie rozrachunków:" system umożliwia zapamiętanie wskazanego wiersza, następnie pozwala na dowolną nawigację po tym oknie i następnie pozwala na powrót do zapamiętanego wiersza.

W tym celu należy stojąc na wybranej operacji do rozliczenia należy wybrać z Menu polecenie "Rozrachunki"--->funkcję "Zapamiętaj wiersz" lub nacisnąć klawisze <CTRL>+<S> lub ikonę . Następnie możemy dowolnie poruszać się po tym oknie i w każdym miejscu po wybraniu z Menu polecenia "Rozrachunki"--->funkcję "Idź do wiersza" lub naciśnięciu klawiszy <CTRL>+<L> lub ikony kursor powróci do pozycji wcześniej zapamiętanej.

Pokaż dowód księgowy.

Na ekranie "Rozliczanie rozrachunków" system umożliwia podgląd pozycji dowodu księgowego z którego pochodzi operacja do rozliczenia.

W tym celu stojąc na wybranej operacji do rozliczenia należy wybrać z Menu polecenie "Rozrachunki"--->funkcję "Pokaż dowód księgowy" lub nacisnąć klawisze <CTRL>+<D> lub ikonę . System automatycznie przejdzie przez okno z dowodami księgowymi do listy pozycji dowodu z którego powstała wybrana operacja.

Kompensuj rozrachunek

W oknie rozliczania istnieje możliwość kompensaty wybranych księgowań. Zaznaczając odpowiedni rozrachunek i naciskając klawisze <Ctrl + O> spowodujemy utworzenie raportu/wyciągu (jeżeli kontrahent w swoich danych do fakturowania ma zaznaczoną opcje 'tworzyć zaległość') lub dowodu księgowego. W tych dokumentach uzupełnić należy z czym skompensowany ma być rozrachunek (w raporcie/wyciągu wybieramy zaległość, w dowodzie księgowym standardowo uzupełniamy pozycję). Zamknięcie utworzonego raportu/wyciągu powoduje automatyczne zamknięcie utworzonego z niego dowodu księgowego, co powoduje możliwość rozliczenia kompensaty.

Analiza rozliczeń.

Istnieje możliwość otwarcia okna z analizą rozliczeń rozliczanego konta bezpośrednio z okna rozliczania rozrachunków. W tym celu należy użyć skrótu klawiszowego <CTLR>+<A>, polecenia "Analiza rozliczeń" z menu "Rozrachunki" lub wybrać ikonę z paska narzędzi.

Modele rozliczania rozrachunków: