2.8. Zamykanie dowodu księgowego
Kontrola dowodu księgowego daje możliwość sprawdzenia czy dowód księgowy został prawidłowo wprowadzony. Kontrolę dowodu można przeprowadzić na dwa sposoby:
W oknie "Edycja dowodów księgowych" zaznaczamy wybrany dowód i z Menu wybieramy polecenie "Dowody księgowe"--->funkcję "Przygotowanie dowodu" lub naciskamy klawisze <Ctrl>+<+> lub z paska skrótów wybieramy ikonę
.W oknie "Edycja pozycji dowodu..." z Menu wybieramy polecenie "Dowód"--->funkcję "Kontroluj dowód" lub naciskamy klawisze <Ctrl>+<+> lub z paska skrótów wybieramy ikonę
.
Kontrolując dowód zmieniamy stan danego dowodu księgowego. Możliwe wartości to: W - wprowadzony, G - gotowy do zapisu, Z - zapisany do kartotek. Dopiero ostateczne zamknięcie dowodu księgowego (stan "Z") powoduje, że kwoty z dowodu znajdą się na konkretnych kontach. Dodatkowo dowody księgowe utworzone w wyniku dekretacji Zagadnienia (Przepływ Dokumentów) przyjmują pierwotnie stan 'M', ale jakakolwiek ich modyfikacja zmienia ten stan na 'W' co jednocześnie blokuje modyfikację dekretu w Zagadnieniu.
W dowodzie księgowym będącym w stanie "G" możemy dodawać i usuwać pozycje oraz edytować jego nagłówek i pozycje, w takich przypadkach system sam automatycznie zmienia stan takiego dowodu ze stanu "G" na stan 'W".
Dowód księgowy będący w stanie "Z" nie jest możliwy do edycji, do takiego dowodu nie możemy również dodać ani usunąć pozycji.
Istnieje również możliwość grupowego zamykania dowodów księgowych. Aby to zrobić podczas filtrowania w oknie "Edycja dowodów księgowych" musi być podany stan dowodów. Wtedy, aby zamknąć dowody w ten sposób odfiltrowane należy z menu wybrać polecenie "Dowody księgowe" ---> funkcję "Przygotowanie dowodów z tabeli" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <G> lub ikonę 
.
Dokument BK - "Bilans otwarcia - korekta" można zamknąć bez wprowadzania jednej ze stron, jeżeli kwota jest równa 0.
Przy zamykaniu dowodu księgowego system kontroluje, czy w dowodzie jest wypełniona treść. Jeżeli wpisane jest konto i przy nim kwota, to podczas kontroli sprawdzana jest treść (Wn i Ma) i jeżeli jest brak treści to wyświetlany jest komunikat o braku treści.
Podczas zamykania dowodu księgowego z "W' na 'G' system między innymi kontroluje:
Czy istnieje okres obrachunkowy o zakresie dat, w którym zawiera się data księgowania kosztów?
Czy dowód księgowy bilansuje się całościowo (suma kwot wn i ma z wszystkich pozycji) z uwzględnieniem kont pozabilansowych?
Czy pozycje z wypełnioną datą księgowania kosztów bilansują się (grupowanie po dacie księgowania kosztów)? System umożliwia wprowadzanie różnych dat księgowania kosztów w różnych okresach (jeżeli utworzone) z uwzględnieniem kontroli bilansowania się w obrębie danej daty
System dopuszcza kontrolę konta, które jest w planie kont w okresie zawierającym datę księgowania kosztów pozycji, a nie ma go w planie kont z okresu dowodu księgowego.
Jeśli data księgowania kosztu/przychodu z pozycji jest we wcześniejszym okresie niż dowód księgowy, w okresie do którego należy data dowodu księgowego nie może występować bilans otwarcia.
System sprawdza, czy w nagłówku zamykanego dowody księgowego nie jest wpisany symbol faktury już zaksięgowanej.
System podczas zamykania dowodu księgowego sprawdza, czy tworzona płatność jest poprawna. (np. nie zaznaczenie w edycji konta checkbox-a "tworzyć płatność") i jeżeli nie to wyświetla komunikat:
i zamykanie dowodu księgowego zostaje przerwane.
Oto komunikaty błędów, które mogą pojawić się podczas zamykania dowodu księgowego z 'W' na 'G':
Błędy ogólne :
Niepoprawne identyfikatory dowodu - należy sprawdzić symbol, datę i numer dowodu księgowego
Dowód już jest sprawdzony - dowód księgowy jest już w stanie 'G'
Nie można zamknąć dowodu - dowód nie jest w stanie W - należy odświeżyć okno (w tym celu należy dwukrotnie nacisnąć klawisz <F3>)
Brak pozycji na dowodzie księgowym - należy wprowadzić pozycje dowodu księgowego
Błędy dla dowodu księgowego 'BO':
Uwaga: została zmieniona data dowodu BO - konieczna ponowna kontrola.
W pozycji "+PozD+"/"+PPozD+" jest wpisana data księgowania kosztów
Brak konta Wn dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"
Brak konta Ma dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"
Niepoprawna definicja konta Wn dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"
Brak kwoty Wn dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"
Konto Wn "+KontoWn+" dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+" nie jest księgowane.
Niepoprawna definicja konta Ma dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD
Brak kwoty Ma dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"
Konto Ma "+KontoMa+" dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+" nie jest księgowane.
Brak zapisów syntetyki po stronie Wn
Brak zapisów syntetyki po stronie Ma
Kwota Syntetyki Wn = "+str(SBilansowaWn)+", Kwota Syntetyki Ma = "+str(SBilansowaMa)+", różnica = "+str(Roznica)
Występuje analityka dla konta Wn "+kl+" dla pozycji "+Poz
Występuje analityka dla konta Ma "+kl+" dla pozycji "+Poz
Brak zapisu w syntetyce dla kont Wn z syntetyką "+Synt+" pozycja "+Poz
Niezgodna suma syntetyki i analityki dla kont z syntetyką Wn "+Synt+" o "+Rozn
Brak zapisu w syntetyce dla kont Ma z syntetyką "+Synt+" pozycja "+Poz
Niezgodna suma syntetyki i analityki dla kont z syntetyką Ma "+Synt+" o "+Rozn
Błędy dla pozostałych dowodów księgowych:
Błędny vat :"+str(VatD)+" dla sumy netto :"+str(SumaD)+" i vatu : "+str(StawkaD)+" w pozycjach "+str(PozP)+"-"+str(PozK)
Brak kont dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak konta Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak konta Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak konta VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak konta VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak kwoty Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak treści Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Konto Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane
Brak kwoty Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak treści Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Konto Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane
Brak kwoty VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Konto VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane
Brak sposobu rozliczenia VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Niepoprawna stawka VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Niezgodność kwoty Wn, stawki Vat i kwoty VAT o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
W pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" wpisano konto vat wn mimo podanej daty księgowania kosztów : "+DataKsiegK
Brak kwoty VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Konto VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane
Brak sposobu rozliczenia VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Niepoprawna stawka VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Niezgodność kwoty Ma, stawki Vat i kwoty VAT o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
W pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" wpisano konto vat ma mimo podanej daty księgowania kosztów : "+DataKsiegK
Niepoprawny kurs waluty Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Niezgodność kwoty Wn, kursu waluty i kwoty w walucie o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Niepoprawny kurs waluty Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Niezgodność kwoty Ma, kursu waluty i kwoty w walucie o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak definicji konta Wn "+KontoWn+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak definicji konta Ma "+KontoMa+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak definicji konta Vat Wn "+KontoVatWn+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz
Brak definicji konta Vat Ma "+KontoVatMa+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz "
Dowód się nie bilansuje. Kwota Wn ="+str(SBilansowaWn)+", Kwota Ma="+str(SBilansowaMa)+", różnica ="+Roznica "
Niezgodne sumy kwot dla daty księgowania kosztów : "+data+" Wn: "+str(KwWn)+" Ma: "+str(KwMa)
W sytuacji kiedy w module księgowym pracuje jednocześnie wielu operatorów możliwe jest, podczas zamykania dowodu księgowego pojawienie się komunikatu: "Nie można zablokować stanów kont. Spróbuj za chwilę". Stany kont są blokowane podczas zamykania dowodu na potrzeby aktualizacji tabeli o nowe dane. W przypadku pojawienia się takiego komunikatu należy ponowić próbę zamknięcia dowodu księgowego.
Zamykanie grupowe
System Anakonda oferuje możliwość grupowego zamykania dowodów księgowych. W przypadku chęci użycia tej funkcji niezbędne jest przefiltrowanie dowodów księgowych po ich stanie.
Chcąc grupowo zamknąć wyświetlone dowody księgowe, operator powinien wybrać z zakładki "Dowody księgowe" polecenie "Zamknij dowody z tabeli". Może również użyć skrótu klawiszowego <CTRL + G> albo skorzystać z ikony 
znajdującej się na toolbarze okna. System wówczas wyświetli okno dialogowe:
Wybranie opcji "Wykonaj teraz" spowoduje natychmiastowe uruchomienie funkcji zamykającej dowody księgowe.
Opcja "Wykonaj o określonej godzinie" używa mechanizmu harmonogramu zadań i jest obłożona pewnymi warunkami. Nie jest ona dostępna dla superużytkownika anakonda. Jeżeli wpisana przez operatora godzina zawarta będzie w przedziale 07-16 system, ze względu na możliwość zwolnienia pracy serwera, wyświetli komunikat:
Potwierdzenie jest konieczne.
Następnie system wyświetli do akceptacji informację, która dostaną wszyscy zalogowani w systemie operatorzy:
Potwierdzenie zapisze odpowiednią funkcję w harmonogramie zadań i wykona się ona o określonej przez operatora godzinie.
W przypadku braku możliwości zamknięcia któregoś z dowodów księgowych w grupie (np. błędne kwoty), system zamknie resztę (o ile jest to możliwe). Dodatkowo, jeżeli operator wybrał opcję "wykonaj teraz", Anakonda po zamknięciu grupy wyświetli raport wskazujący dowody księgowe, które z różnych względów zamknięte być przez system nie mogły.