Dowody księgowe tworzymy wykorzystując zdefiniowane wcześniej wzory dekretacji, których tworzenie opisane zostało w dziale "Księgowość. Dane podstawowe. Wzory dekretacji". Należy pamiętać, że nie jest możliwe utworzenie dowodu księgowego bez uprzedniego prawidłowego zdefiniowania wzoru dekretacji.

Aby wprowadzić nowy dowód księgowy należy z Menu wybrać polecenie "Dowody księgowe"---> funkcję "Dodaj" lub nacisnąć klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Nowy dowód księgowy":

Wybieramy odpowiedni wzór dekretacji (można go wpisać lub skorzystać z pomocniczego okna wyboru naciskając klawisz <F1>, datę (domyślnie system ustawia datę wpisaną w filtrze w polu "data od", lub bieżącą, jeżeli pole to pozostało puste, ale jest ona modyfikowalna, data musi mieścić się w wybranym okresie księgowym) i zatwierdzamy klawiszem <Enter>. System wyświetli okno "Edycja dowodu księgowego". W zależności od tego, które pola są zaznaczone jako wymagalne w wybranym wzorze dekretacji w oknie tym będą one edytowalne.

Pola Faktura - Anakonda, Dok,mag.-Anakonda, Zagadnienie są nieedytowalne i uzupełniane sa odpowiednio podczas automatycznej dekretacji faktur, dokumentów magazynowych i zagadnień (Przepływ Dokumentów). Dodatkowo jeżeli pole zagadnienie jest uzupełnione wartością różną od zera możliwe jest podejrzenie zagadnienia powiązanego po naciśnięciu ikony .

Pola Kwota Wn i Kwota Ma prezentują sumy tych kwot z pozycji dowodu księgowego.

Jeżeli wypełnimy pole "Treść" w nagłówku dowodu to w przypadku gdy w pozycji dowodu jest konto wn lub konto ma i treść wn lub treść ma jest pusta, to wówczas jest przepisywana treść z nagłówka. Niedozwolone jest w treści używanie znaków: apostrof " ' " oraz backslash "\".

Pole Dokument/faktura służy do wpisania symbolu dokumentu, który jest księgowany. Wartość tego pola przenoszona jest do JPK V7M i JPK V7K. System sprawdza czy wprowadzona para Kontrahent/Symbol dokumentu występuje już w innych dowodach księgowych. Jeżeli tak, wyświetlany jest komunikat ostrzegający.

Pole Kontrahent - jego wartość przenoszona jest do JPK V7M i JPK V7K. Jednorazowego kontrahenta ( bez konieczności wprowadzania go do kartoteki kontrahentów) można uzupełnić naciskając klawisz <F2> i uzupełniając jego dane w oknie, które zostanie wyświetlone (wartość pola Nazwa i NIP przenoszona jest do JPK V7M i JPK V7K).

Aby sprawdzić czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem podatku VAT należy nacisnąć klawisz <F7>.

Data w polu "Data wystawienia" dokumentu domyślnie jest pusta. Termin płatności liczony jest na podstawie ilości dni wpisanych w danych do fakturowania w stosunku do daty wystawienia. Data wystawienia nie może być późniejsza, niż data wpływu dowodu księgowego oraz data dowodu księgowego. Warunek ten sprawdzany jest przy przygotowywaniu dowodu.

Jeżeli w oknie tym aktywne będą pola "konto" lub "termin płatności" , po wpisaniu symbolu kontrahenta pola te będą automatycznie wypełniane na podstawie danych do fakturowania tego kontrahenta zdefiniowanych uprzednio w module Dane podstawowe ---> Kontrahenci ---> Dane do fakturowania lub ze wzoru dekretacji danego dowodu księgowego jeżeli są tam uzupełnione.

Jeżeli zaznaczony jest checkbox "nie pobierać projektów" to system nie kontroluje sum dla projektów podczas zamykania dowodu księgowego, jeżeli nie jest zaznaczony, to system kontroluje sumy projektów - kontrola ta opisana jest w rozdziale "Dowody księgowe - podział na projekty".

Jeżeli we wzorze dekretacji z którego tworzony jest dowód księgowy, zaznaczone jest pole wyboru 'Podział na projekty' to w nagłówku dowodu pole 'projekt' jest edytowalne, system umożliwia skorzystanie z klawisza <F1> lub ikony celem wyboru projektu z listy zdefiniowanych projektów.

Jeżeli w pole "Projekt" wpiszemy lub wybierzemy z listy projekt, którego data jest wcześniejsza lub późniejsza od daty wystawienia dowodu księgowego, przy próbie zapisu nagłówka dowodu system wyświetli stosowny komunikat o niezgodności daty dowodu księgowego z datami rozpoczęcia lub zakończenia projektu.

Pole "czy MPP" pozwala wybrać, czy wykorzystywana będzie metoda podzielonej płatności(split payment).

Oznaczenia transakcji i oznaczenia dowodów sprzedaży służą do wprowadzenia informacji jakie następnie trafią do JPK.

Aby zapisać zmiany należy wybrać z Menu polecenie "Dowód"---> funkcję "Zapisz zmiany" lub nacisnąć klawisz <F5> lub z paska skrótów wybrać ikonę . W oknie "Edycja dowodów księgowych" pojawi się nowy dowód księgowy.

Aby cofnąć wprowadzone zmiany z Menu należy wybrać "Dowód"--->funkcję "Cofnij zmiany" lub nacisnąć klawisz <F8> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

Aby przejść do pozycji dowodu księgowego należy z Menu wybrać polecenie "Dowód" --->funkcję "Pozycje" lub nacisnąć klawisz <F6> lub ikonę . Można również mając kursor ustawiony w ostatnim edytowalnym polu nacisnąć klawisz <Enter> - system przeniesie nas do okna z listą pozycji dowodu.

W tym samym oknie bez konieczności powrotu do poprzedniego okna możemy edytować poprzedni (Menu--->Poprzedni lub klawisz <F11> lub ikona ) lub następny dowód księgowy (Menu--->Następny lub klawisz <F12> lub ikona ).

Uwaga: W trakcie zapisu nagłówka dowodu księgowego, znaki specjalne występujące w polach tekstowych (Dokument/faktura. Treść itp) zamieniane są na znaki dozwolone. Zamieniane są znaki " ' " (apostrof) i " \ " (backslash), odpowiednio na " ` " i na " / " (slash). Dotyczy to również pól tekstowych w pozycjach dowodu księgowego.

Uwaga! Zaznaczenie pola "Czy MPP" należy do decyzji operatora.