Dodawanie nowego okresu obrachunkowego.

W oknie tym można zdefiniować nowy okres obrachunkowy. W tym celu z Menu wybieramy polecenie "Okresy" ---> funkcję "Dodaj" lub naciskamy klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . System wyświetli okno "Dodawanie nowego okresu":

Wpisujemy datę początku i końca obowiązywania okresu obrachunkowego, oraz zaznaczamy opcję "Przepisać ustawienia księgowe z okresu..." (jeżeli chcemy, aby w nowym okresie był taki sam plan kont, grupy analityczne, wzory dekretacji i kasy/banki). Jeżeli zostanie zaznaczone pole kontrolne "Nowa wartość odpisu w miesiącu zmiany wartości", wówczas zmiana wartości środka trwałego będzie miała wpływ na plan amortyzacji już w miesiącu, w którym dokonano zmiany. Jeżeli opcja nie będzie zaznaczona, zmiana wartości będzie miała efekt dopiero w miesiącu kolejnym. "Dług. syntetyki (1-9)" - określamy ilość znaków w kontach syntetycznych (wzorcowy plan kont przewiduje 3 znaki dla kont syntetycznych - jednak ustawa dopuszcza inne niż wzorcowe plany kont np tzw. Włoski plan kont - z 4 znakową syntetyką. Po określeniu długości znaków należy pamiętać, że na wszystkich wydrukach, zestawieniach, raportach itp. będzie występował w takiej formie. Następnie zapisujemy zmiany z Menu wybierając polecenie "Okres" ---> funkcję "Zapisz zmiany" lub naciskamy klawisz <F5> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

Aby cofnąć wprowadzone zmiany z Menu wybieramy polecenie "Okres" ---> funkcję "Cofnij" lub naciskamy klawisz <F8> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

W tym samym oknie możemy dodać kolejny okres obrachunkowy. W tym celu z Menu wybieramy polecenie "Okres" ---> funkcję "Dodaj" lub naciskamy klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

W przypadku gdy w czasie dodawania nowego okresu nie byliśmy ustawieni kursorem na ostatnim okresie księgowym, tym samym będziemy przepisywać dane nie z ostatniego okresu księgowego, tylko właśnie z wybranego to system wygeneruje ostrzeżenie, z możliwością anulowania operacji tworzenia nowego okresu księgowego.

Podczas tworzenia nowego okresu obrachunkowego kopiowane są następujące ustawienia z wybranego do kopiowania okresu:

plan kont, grupy analityczne, konta analityczne

wzory dekretacji, wzory dkretacji pozycje, wzory dekretacji dostaw, wzory dekretacji faktur, wzory dekretacji magazynów, wzory dekretacji płac, wzory dekretacji przeksięgowań, wzory dekretacji różnice kursowe, wzory dekretacji typy, wzory dekretacji uprawnienia

kasy/banki, kasy/banki plik dekretacja, kasy/banki plik kolumny, kasy/banki pozycje, kasy/banki sposoby zapłaty, kasy/banki uprawnienia

Edycja okresu obrachunkowego.

Aby edytować konkretny okres obrachunkowy należy zaznaczyć go na liście w oknie "Edycja okresów", a następnie z Menu wybrać polecenie "Okresy" ---> funkcję "Edytuj" lub nacisnąć klawisz <F4> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

System wyświetli okno zawierające dane dotyczące zdefiniowanego okresu:

Usuwanie okresu.

Aby usunąć okres obrachunkowy należy zaznaczyć go na liście w oknie "Edycja okresów", a następnie z Menu wybrać polecenie "Okresy" ---> funkcję "Usuń" lub nacisnąć klawisz <Num -> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System zażąda potwierdzenia chęci usunięcia okresu:

Należy pamiętać, że jeżeli istnieją w systemie dane dotyczące usuwanego okresu obrachunkowego, okres nie będzie mógł być usunięty.

Drukowanie listy okresów obrachunkowych

Aby wydrukować listę zdefiniowanych okresów obrachunkowych należy z Menu wybrać polecenie "Okresy" ---> funkcję "Drukuj listę grup" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <P> lub ikonę . System wyświetli okno zawierające opcje drukowania.

Standardy systemu Anakonda związane z wyborem opcji wydruku zostały opisane w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Samouczek" --> "Opcje wydruku".

Naciskamy "OK" potwierdzając wydruk, lub rezygnujemy wybierając "Anuluj".

Okresy miesiące

Każdy okres obrachunkowy zawiera listę miesięcy. Aby ją edytować należy w oknie "Edycja okresów" z Menu wybrać polecenie "Okresy" ---> funkcję "Okresy miesiące" lub nacisnąć klawisz <F6> lub ikonę . System wyświetli okno:

Aby zamknąć miesiąc należy zaznaczyć go na liście, a następnie z Menu wybrać polecenie "Miesiące" ---> funkcję "Zamknij miesiąc" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <+> lub ikonę . Jeżeli checkbox w kolumnie "Zamk." jest zaznaczony oznacza to, że miesiąc jest zamknięty. Zamknięcie miesiąca powoduje, że żadne dowody księgowe w jego obrębie nie mogą być dodawane ani modyfikowane oraz, że każdej operacji w tym miesiącu nadany został numer w dzienniku.

System umożliwia przy każdym z miesięcy okresu księgowego wybrać sposób numerowania rejestru. W tym celu z Menu należy wybrać polecenie "Miesiące" --> funkcję "Zmień numerowanie rejestru" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <R> lub ikonę . Funkcja ta spowoduje zaznaczenie checkbox-a w kolumnie "Pom. nazwę" i w numeracji dowodów księgowych pomijana będzie nazwa_id, czyli numer w systemie będzie wyglądać "okres_id+dowod_id+data", z uwzględnieniem odpowiednio stosowanej numeracji dziennej, miesięcznej lub rocznej. Z tak zdefiniowanej numeracji wyłączone są dowody pochodzące z automatycznej dekretacji.

UWAGA! Zamknięcie miesiąca jest operacją nieodwracalną.

Zamykanie okresu obrachunkowego i tworzenie Bilansu Otwarcia

Aby utworzyć bilans otwarcia następnego okresu obrachunkowego, który jest jednocześnie bilansem zamknięcia bieżącego okresu, muszą być spełnione następujące warunki:

Po spełnieniu tych warunków w oknie "Edycja okresów" zaznaczamy bieżący okres obrachunkowy, a następnie z Menu wybieramy polecenie "Okresy" ---> funkcję "Twórz bilans otwarcia" lub naciskamy klawisze <Ctrl> + <B> lub ikonę . System wyświetli okno, w którym należy wybrać czy tworzony bilans otwarcia ma być częściowy czy całkowity:

Zaznaczając opcję "Bilans otwarcia" wybieramy tworzenie bilansu otwarcia dla wszystkich kont, które powinny do niego wejść.

Zaznaczając opcję "Korekta bilans otwarcia" wybieramy tworzenie korekty bilansu otwarcia dla kont, które powinny być skorygowane. Korektę wykonuje się gdy Bilans otwarcia jest już zatwierdzony. Należy obowiązkowo uzupełnić datę Korekty bilansu otwarcia.

Naciśnięcie przycisku "Twórz BO" spowoduje, że system utworzy dowód księgowy BO 00001 lub wyświetli listę kont, z których należy dokonać przeksięgowań. Należy pamiętać, że maksymalna liczba pozycji dowodu BO to 99999. Jeżeli podczas tworzenia BO system uzna, że prognozowana liczba pozycji przekracza tę liczbę tworzenie zostanie przerwane z odpowiednim komunikatem. Ważne jest więc, aby przed tworzeniem BO rozliczyć maksymalną liczbę kont rozrachunkowych.

Aby go edytować należy zmienić okres obrachunkowy, a następnie w dziale "Dowody księgowe" wyedytować dowód "BO". Jego pozycje będą zawierać zapisy z kont, które wchodzą do bilansu otwarcia. Jeżeli konto ma w planie kont zaznaczony typ "W" do BO wejdzie jedno pozycyjnie saldem. Jeżeli konto jest typu "R" w BO utworzy pozycje z nierozliczonych operacji. Po sprawdzeniu dowód BO należy zamknąć, czyli doprowadzić go do stanu "Z" - dopiero wtedy odpowiednie kwoty zapiszą sie na kontach w nowym okresie obrachunkowym.

Aby dokonać korekty bilansu otwarcia należy wprowadzić dowód księgowy opierający się na wzorze dekretacji BK 00001 oraz dokonać korekty bilansu wprowadzając odpowiednie pozycje dowodu. Wybranie tego wzoru dekretacji gwarantuje, że zapisy będą modyfikować kwoty bilansu otwarcia. Wzór dekretacji BK 00001 podobnie jak wzór BO 00001 są automatycznie wprowadzane do systemu podczas tworzenia bazy firmy i są niemodyfikowalne dla operatora.

Uwaga! Stworzenie dokumentu BK jest niemożliwe, jeśli w danym okresie obrachunkowym nie istnieje zamknięty dokument BO!

UWAGA!!! Dowody księgowe BO i BK są niemożliwe do otwarcia!