W celu wygenerowania pliku zawierającego dane do PPK, należy uzupełnić dostępne pola. W polu Folder należy podać miejsce docelowe, w którym zostanie zapisany plik. Po uzupełnieniu wszystkich pól, przycisk "Zapisz plik" rozpocznie proces tworzenia pliku.

Pole 'Standard' należy uzupełnić wartością ze słownika 'Standardy PPK', można ją wpisać, bądź wybrać ze słownika z użyciem klawisza <F1> lub ikony

Checkboxy "Miesięczna deklaracja", "Zgłoszenie" oraz "Rezygnacja" określają jakiego typu pliki PPK mają być tworzone. "Ponowne tworzenie" określa, czy brać pod uwagę wpisy które posiadają już datę wysyłki. Zgłoszenie i rezygnacja odpowiadają wpisom z tabeli widocznej w lokalizacji Kadry -> Kartoteka osobowa -> Podtabele ->PPK, natomiast miesięczna deklaracja wysyłana jest w oparciu o składki widoczne wciskając F6 w tamtej lokalizacji.

Pole folder wymaga poprawnej ścieżki do zapisu pliku z uprawnieniami pozwalającymi na zapis. istnieje możliwość wyboru z użyciem klawisza <F1> lub ikony

Daty od do określają z jakiego zakresu dane mają zostać umieszczone w plikach PPK.

W przypadku generowania deklaracji Zgłoszenia do PPK system kontroluje, czy są wypełnione wszystkie pola obowiązkowe, czyli:

1. Lp 2. Imię 4. Nazwisko 5. Obywatelstwo 6. PESEL (obowiązkowe dla obywatelstwa polskiego) 7. Płeć 8. Typ dokumentu tożsamości (wymagane jeśli nie podano numeru PESEL) 9. Numer i seria dokumentu tożsamości (wymagane jeśli nie podano numeru PESEL) 11. Data urodzenia (Pole obowiązkowe dla obywatelstwa innego niż polskie, jeżeli nie podano numer PESEL. Jeżeli podano numer PESEL, nie podając daty urodzenia data urodzenia zostanie pobrana z numeru PESEL) 15. Data zatrudnienia 17. Adres zamieszkania – Ulica 18. Adres zamieszkania – Numer domu 20. Adres zamieszkania – Kod pocztowy 21. Adres zamieszkania – Miejscowość 22. Adres zamieszkania – Kraj.

Brak danych spowoduje wyświetlenie odpowiedniego komunikatu o błędzie i przerwanie tworzenia pliku.