Aby wejść do tego okna należy wybrać F3 w oknie pracy bieżącej. W filtrze niezbędne jest uzupełnienie pól "Rok" oraz "Miesiąc", pozostałe są opcjonalne. Po wyszukaniu pokaże się grid:
Pierwsze wyświetlenie danych dla miesiąca powoduje inicjację kart pracy, automatycznie uzupełniane pola:
dni nominalne - liczba dni roboczych z kalendarza podpiętego pod aktualny angaż pracownika. Jeżeli brak takich danych liczba dni nominalnych wykazywana jest wg funkcji rs_daty, która wylicza dni robocze w miesiącu wg obowiązujących standardów uwzględniających święta i wolne soboty.
godziny nominalne - dni nominalne razy 8 godzin pracy dziennie
dni harmonogramu - liczba dni, w jakich wpisane zostały pracownikowi godziny w harmonogramie pracy
dni przepracowane - liczba dni, w których pracownik pracował wg. ewidencji czasu pracy(dni z nieobecnością nie są liczone)
godziny normalne - liczba godzin przepracowanych wg. ewidencji lub nominalna ilość godzin do przepracowania w danym miesiącu, zależnie co jest mniejsze
godziny nadliczbowe 100 - liczba godzin w ewidencji ponad nominał w danym miesiącu
Po wybraniu karty pracy odpowiedniego pracownika możliwe jest przejście do Edycji danych z użyciem klawisza <F4>, ikony , bądź wybierając z menu "Karty pracy" opcję "Dane podstawowe". Wywoła to następujące okno edycji:
pola to kolejno:
Dni harmonogramu - dni pracy wg. harmonogramu (domyślnie wstawiana wartość z pola Dni nominalne)
Dni przepracowane - dni jakie pracownik rzeczywiście przepracował
Godziny normalne - godziny wg. normalnej stawki
Godziny sobotnie - godziny przepracowane w soboty
Godziny nocne - godziny przepracowane w nocy
Godziny krótkich zwolnień - godziny jakie pracownik spędził na zwolnieniu
Godziny nadliczbowe 50 - godziny nadliczbowe za stawkę 150%
Godziny nadliczbowe 100 - godziny nadliczbowe za stawkę 200%
Godziny nadliczbowe 0 - godziny nadliczbowe normalnie płatne
Godziny dopłata tylko - godziny przepracowane przez pracownika niezbędne do wyliczenia odpowiedniego składnika płacowego
zapisanie danych możliwe jest z użyciem przycisku , klawisza <F5> na klawiaturze bądź wybór funkcji "Zapisz zmiany" z menu "Osoba".
W tym samym oknie można edytować dane poprzedniej ("Poprzednia karta" w menu "Osoba" lub klawisz <F11> lub ikona ), lub następnej karty pracy ("Następna karta" w menu "Osoba" lub klawisz <F12> lub ikona
). W momencie przejścia do następnej lub poprzedniej karty pracy zostaną zapisane dokonane zmiany, również naciśnięcie <Enter> w ostatnim polu do edycji("Godziny krótkich zwolnień") skutkuje zapisaniem danych i przejściem do kolejnej karty pracy.
Istnieje również możliwość ponownego pobrania danych do kart pracy, w przypadku gdy na przykład nastąpiły zmiany w ewidencji czasu pracy. W tym celu należy wybrać ikonę , funkcję "Odśwież dane kart pracy" z menu "Karty pracy" bądź użyć skrótu klawiszowego <F8>.
Ponieważ proces ten nadpisze uzupełnione już dane, pojawi się okno wymagające potwierdzenia:
Istnieje również możliwość zaimportowania danych do kart pracy z pliku csv. W tym celu należy z Menu wybrać polecenie Karty Pracy ---> Importuj z CSV lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <I> lub ikonę . System wyświetli okno, w którym należy podać rok i miesiąc na który mają byc zaimportowane dane do kart pracy:
Domyślnie wstawiany jest bieżący rok i miesiąc poprzedni w stosunku do bieżącego.
Po naciśnięciu "Importuj" dane z pliku zostają wczytane do kart pracy.
Przykładowy plik wygląda następująco:
Po poprawnym wczytaniu (imporcie) następuje zmiana rozszerzenia nazwy pliku z csv -> readed, tak aby operator wczytujący nie widział już tego pliku przy ponownej próbie sięgnięcia do tego samego katalogu.
Błędy podczas importu sygnalizowane sa odpowiednimi komunikatami:
"Brak uprawnień do modyfikacji kart pracy"
"Czy importować istniejące dane?"
'Niepoprawna ilość kolumn w wierszu {}'
"Kolumna '{}' nie może być pusta"(tyczy się kolumn z klucza)
"Błąd sprawdzania danych pracownika: "(błąd sql)
"Nie odnaleziono pracownika {}"
"Nie odnaleziono zatrudnienia {} dla pracownika {}"
"Nie odnaleziono umowy {} dla zatrudnienia {}, pracownika {}"
"Nie odnaleziono angażu {} dla umowy {}, zatrudnienia {}, pracownika {}"
"Błąd sprawdzania kart pracy pracownika: "(błąd sql)
"Import na rok {}, w danych podano rok {}"
"Import na miesiąc {}, w danych podano miesiąc {}"
"Błąd dodawania kart pracy: "(błąd SQL)
"Import zakończony sukcesem, ale nie udało się zmienić nazwy pliku po imporcie"