2.2.1. Absencje
System Anakonda umożliwia rejestrowanie absencji pracowników.
Aby rejestrować absencje pracownicze należy w oknie "Podtabele danych osobowych" wybrać opcję "Absencje". System wyświetli okno "Edycja absencji pracownika...":
Na oknie dostępne są funkcje:
Dodaj absencję - skrót klawiszowy <Num+>, ikona
, polecenie "Dodaj" z menu "Absencja"Wybranie tej funkcji powoduje dodanie nowego wiersza w tabeli
Użytkownik powinien wypełnić kontrolki:
odz. - symbol absencji. Istnieje możliwość wyboru symbolu ze słownika rodzajów absencji. Pole obowiązkowe
Absencja - nazwa absencji, uzupełni się w oparciu o pole Rodz.
Data od - data rozpoczęcia. Pole obowiązkowe
Data do - data zakończenia. Pole obowiązkowe
Dostarczono - data dostarczenia zwolnienia. Pole obowiązkowe jeżeli tak jest zaznaczone w definicji typu absencji (Kadry/Płace/Dane podstawowe/Rodzaje absencji)
Wystawiono - data wystawienia zwolnienia. Pole obowiązkowe jeżeli tak jest zaznaczone w definicji typu absencji (Kadry/Płace/Dane podstawowe/Rodzaje absencji)
Kod ZUS - kod ZUS absencji. Pole obowiązkowe jeżeli tak jest zaznaczone w definicji typu absencji (Kadry/Płace/Dane podstawowe/Rodzaje absencji)
SZ - należy wpisać liczbę dni pobytu w szpitalu w ramach wprowadzonego zwolnienia (jeżeli dni szpitala w Hali 6S będą wypełnione to podczas zamykania paczki absencje dzielone będą na pod absencje)
Dni kal. - pole automatycznie wyliczane przez system z kalendarza pracownika
Dni rob. - dni robocze
Na żądanie - czy urlop jest na żądanie
% wypł. - procent wypłacanego wynagrodzenia
Kont. - należy zaznaczyć jeżeli wprowadzana absencja jest kontynuacją jednej z poprzednich
Data kont. - należy uzupełnić datą od pierwotnej absencji która jest kontynuowana
Rodzina - należy uzupełnić symbolem członka rodziny, którego dotyczy absencja
Godz. rob. - liczba godzin roboczych
Dni zal. - niewykorzystane w poprzednim okresie dni urlopu
Godz. zal. - niewykorzystane w poprzednim okresie godziny urlopu
Dni tegoroczne - ilość dni absencji w roku bieżącym
godz. tegoroczne - godziny absencji w roku bieżącym
Dni w okresie - suma dni wybranej absencji w okresie (wyliczana automatycznie podczas zamykania absencji z poziomu Pracy bieżącej)
Dni w roku - suma dni wybranej absencji w roku (wyliczana automatycznie podczas zamykania absencji z poziomu Pracy bieżącej)
Zapis danych następuje po wybraniu funkcji zapisz lub dodaniu kolejnej absencji
UWAGA!!!
Wprowadzanie absencji pracownika z poziomu kartoteki osobowej powoduje, że pominięte są automatyczne wyliczenia podstawy do zasiłku, dni w okresie, dni w roku, ewentualny podział na podabsencje oraz kontrola poprawności wprowadzanych danych. Zalecane jest więc, aby absencje dla pracowników wprowadzane były z poziomu Pracy bieżącej.
Podczas zamykania paczki absencji z poziomu pracy bieżącej zawierającej urlopy, dla każdego pracownika najpierw sprawdzane jest w limitach urlopów czy "pozostało_dni" z poprzedniego roku>0. Jeżeli tak, to domyślnie maksymalnie ( w oparciu o dni_robocze) uzupełniane są kolumny "dni_zalegle" i "godziny_zalegle" oraz pomniejszane "dni_tegoroczne" i "godziny_tegoroczne" o te zaległe. Podczas zamykania absencji aktualizowane są również adekwatnie kolumny w limitach urlopów pracownika. Dodatkowo przy zapisywaniu do kartoteki osobowej absencje są dzielone odpowiednio na wszystkie miesiące, w których zostały wykorzystane. Są też skorelowane z datami angaży przypadających na dane okresy zatrudnienia.
Dane w podtabeli Limity urlopów są aktualizowane podczas zamykania i otwierania 'paczki absencji w pracy bieżącej. Modyfikacja absencji z poziomu kartoteki osobowej będzie wymagać ręcznej modyfikacji limitów urlopów.
Usuń absencje - skrót klawiszowy <Num - >, ikona
lub polecenie "Usuń" z menu "Absencje". Niemożliwe jest usunięcie absencji rozliczonej w jakiejkolwiek liście płac. O tym stanie świadczy uzupełniony w absencji numer listy płac.Filtruj - skrót klawiszowy <F3>, ikona
lub polecenie "Filtruj" z menu "Absencje"Po wybraniu tej funkcji uaktywni się sekcja filtrów. Odpowiednie wypełnienie pól i ponowne wybranie funkcji "Filtruj" uaktywni wpisane wcześniej warunki
Drukuj listę - skrót klawiszowy <CTRL>+<P>, ikona
lub polecenie "Drukuj listę" z menu "Absencje"Opcje drukowania dokumentów w systemie Anakonda zostały szczegółowo omówione w odpowiednim rozdziale dokumentacji
Podstawa obliczenia - skrót klawiszowy <CTRL>+<D>, ikona
umożliwia wyświetlenie szczegółów wyliczenia absencji wraz z możliwością wydruku
Podstawy dla zasiłków - skrót klawiszowy <F6>, ikona
lub polecenie "Pokaż podstawy dla zasiłków" z menu "Absencje". Pojawi się następujące okno:
Anakonda umożliwia modyfikację danych na tym oknie, zapisywane jest jednak kto i kiedy dokonał zmian.
Limity urlopów - BO - skrót klawiszowy <Ctrl>+<O>, ikona
lub polecenie "Limity urlopów - BO" z menu "Pracownik"Wybranie tej funkcji spowoduje wyświetlenie okna Limity urlopów dostępnego również jako podtabela w kartotece osobowej pracownika:
Dodatkowo, przy zaznaczonej opcji 'urlopy' na gridzie wyświetlane są wszystkie limity urlopów zawarte podtabeli kartoteki osobowej 'Limity urlopów'. Wiersze te zaznaczone są na żółto i są nieedytowalne.
Kopiuj absencję - skrót klawiszowy <Ctrl>+<K>, ikona
lub polecenie "Kopiuj" z menu "Absencje"Następny/Poprzedni pracownik - skróty klawiszowe <F11>/<F12>, ikony
lub polecenia z menu "Pracownik"Inny pracownik - dostępna pod przyciskiem
, klawiszem <Ctrl+S>, bądź w menu "Czynność" jako "Inny pracownik", umożliwia wybór innego pracownika którego zatrudnienia ma edytować AnakondaUwaga! Podczas zmiany pracownika wybrać można tylko pracowników którzy zostali wcześniej zfiltrowani w kartotece osobowej.
2.2.1.1. Obliczanie podstawy do zasiłku chorobowego
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacane pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy lub w krótszym okresie, jeśli niezdolność powstała przed upływem 12 miesięcy pomniejszone o 13,71% (składki ZUS).
Co do zasady podstawa zasiłku chorobowego jest stała i nie jest przeliczana przy każdym otrzymanym zwolnieniu lekarskim. Nawet jeżeli między okresami choroby występują przerwy, to z reguły podstawa zasiłku chorobowego nie zmienia się. Jeżeli między okresami pobierania świadczeń chorobowych nie było przerwy lub przerwa była krótsza niż 1 miesiąc kalendarzowy, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego pozostaje bez zmian i nie ustala się jej na nowo. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy zmienia się wymiar etatu w angażu pracownika - wtedy podstawa zawsze wyliczana jest ponownie.
Jeżeli zmienia się rodzaj absencji ( np. ze zwolnienia lekarskiego na zasiłek macierzyński) a ciągłość podstawy ma być uwzględniana, że byla policzona wcześniej, to w paczce z absencją (praca bieżąca/Zwolnienia) konieczne jest zaznaczenie kontynuacji.
Podstawa wyliczana jest w chwili zamykania absencji w module Praca bieżąca / Zwolnienia i jednocześnie wyświetlany jest możliwy do wydrukowania dokument zawierający sposób wyliczenia podstawy dla pracowników wynikających z pozycji absencji:
W sytuacji kiedy nie ma konieczności ponownego wyliczenia podstawy system wyświetli informację, że podstawa dla danego pracownika została policzona wcześniej.
Aby podstawa została poprawnie obliczona spełnione muszą być następujące warunki:
W Module Płace/Dane podstawowe/Składniki płacowe należy zdefiniować składnik RSPodstZUS, którego algorytm powinien wyglądać nastepująco:
W wierszu 'powinien' należy wyszczególnić składniki, które na listach płac wyliczają liczbę dni, które pracownik powinien przepracować w danym miesiącu
W wierszu 'pracował' należy wyszczególnić składniki, które na listach płac wyliczają liczbę dni, które pracownik faktycznie przepracował w danym miesiącu
W wierszu 'szablony' należy wypisać szablony list płac, z których składniki NIE MAJĄ być brane pod uwagę przy wyliczaniu przeciętnego wynagrodzenia do podstawy. Jeżeli nie ma takich szablonów, wiersz należy usunąć z algorytmu.
W wierszu 'nieuzupelniac' należy wpisać listę składników, których wartość nie jest uzupełniana jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca.
W wierszu 'pelne' należy wpisać listę składników, które do podstawy idą w całości, niezależnie od potrąceń wynikających np. z nieobecności pracownika. Należy pamiętać, aby w szablonach list uwzględnić takie składniki i zdefiniować im odpowiednie algorytmy np. składnik 010 dla wynagrodzenia zasadniczego pomniejszanego o absencje pracownika i składnik 010P dla pełnego wynagrodzenia bez potrąceń wynikających z absencji.
Do wyliczenia przeciętnego wynagrodzenia do podstawy zasiłku brane są wartości składników płacowych, które w swojej definicji mają zaznaczona opcję 'Podst.zasilku':
Opcję tę powinny mieć również zaznaczoną składniki wyliczające składki ZUS, o które wynagrodzenie powinno być pomniejszone.
Należy pamiętać, że do wyliczenia wynagrodzenia do podstawy brane są pod uwagę wyłącznie zamknięte listy płac (stan 'Z').
Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie przyjmowane jest do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku:
nie wlicza się wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy,
przyjmuje się - po uzupełnieniu - wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Kwota uzupełnionego wynagrodzenia za dany miesiąc wyliczana jest następująco:
((do_podstawy - nieuzupelniac)/pracowal * powinien) + nieuzupelniac pomniejszone o składki zus wyliczane jako 13,71% obliczonego wynagrodzenia
gdzie: do_podstawy to suma wartości składników, które mają zaznaczoną opcję Podst.zasiłku, pracował_dni to wartość składnika z algorytmu składnika RSPodstZUS z wiersza 'pracował', powinien to wartość składnika z algorytmu składnika RSPodstZUS z wiersza 'powinien', nieuzupelniac to suma wartości składników 'nieuzupelniac' z algorytmu składnika RSPodstZUS.
UWAGA! Jeżeli niezdolność powstała w pierwszym miesiącu zatrudnienia i pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego, podstawę do zasiłku i pozostałe dane z niej wynikające należy uzupełnić ręcznie w module Kartoteka osobowa/Absencje/Pokaż podstawy do zasiłków zaznaczając najpierw wiersz z absencją, którego podstawa ma dotyczyć:
Ostateczne wyliczenie wygląda następująco:
Podstawa do zasiłku = suma przeciętnych wynagrodzeń po uzupełnieniu za miesiące brane do podstawy / liczbę tych miesięcy
Zasiłek/dzień = (Podstawa do zasiłku / 30 ) * procent wynikający z rodzaju absencji (70,80 lub 100%)
Zasiłek razem = Zasiłek/dzień 8 liczba dni kalendarzowych danej absencji
Wyliczona kwota zasiłku razem pobierana jest podczas obliczania list płac do wyliczenia wartości składników płacowych odpowiadających za ustalenie wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku pod warunkiem użycia w ich algorytmach funkcji F_ABS (opisane w rozdziale Płace/ Dane podstawowe/ Składniki płacowe).
Pobranie danych o podstawie i zasiłkach do listy płac za dany miesiąc skutkuje wpisaniem numeru tej listy do absencji pracownika pod warunkiem, że w jego głównym angażu szablon listy jest tożsamy z szablonem przeliczanej listy. Jeżeli numer listy nie będzie uzupełniony, to w kolejnym miesiącu liczenia list płac absencja ta zostanie pobrana jako nierozliczona w poprzednim miesiącu. Sytuacja taka może się zdarzyć jeżeli nieobecność pracownika nastąpi po zamknięciu listy płac z danego miesiąca.