Warunkiem przyjęcia towaru do magazynu, a tym samym uwidocznienia go w stanach magazynowych jest wystawienie przychodowego dokumentu magazynowego określającego np. przyjęcia zewnętrzne i wewnętrzne, zwroty, korekty przychodowe, superaty, etc. Niektóre standardowe typy dokumentów magazynowych są od początku zdefiniowane w systemie, inne - może zdefiniować operator, który ma uprawnienia do dokumentów magazynowych (nadawanie uprawnień opisano w rozdziale "Administracja. Operatorzy. Pozostałe dane operatora. Uprawnienia do dokumentów magazynowych").
Aby utworzyć taki dokument musimy w oknie głównym programu wybrać dział "Magazyny" ---> "Dokumenty magazynowe". Następnie:
Tworzymy nowy dokument magazynowy - opisano w rozdziale "Magazyny. Dokumenty magazynowe. Tworzenie nowego dokumentu".
Tworzymy kolejne pozycje dokumentu magazynowego - opisano w rozdziale "Magazyny. Dokumenty magazynowe. Edycja pozycji dokumentu magazynowego".
Po wprowadzeniu wszystkich danych dokument zostaje zapisany i opatrzony symbolem "W" (wprowadzony). Na tym etapie przyjęty towar nie jest jeszcze ujęty w stanach magazynowych. Aby do tego doprowadzić, należy go zapisać (zamknąć).
Zamykamy dokument - opisano w rozdziale "Magazyny. Dokumenty magazynowe. Przygotowanie dokumentu".
Zamknięcie dokumentu powoduje automatyczne zapisanie przyjmowanego towaru w wybranym magazynie. Stan magazynowy tego towaru można sprawdzić w dziale "Dane podstawowe. Artykuły, Stany magazynowe".