Stan W - wprowadzony

Kiedy dokument zostanie wprowadzony w kolumnie "S" (stan dokumentu) pojawia się automatycznie symbol "W" (dokument wprowadzony). W tym stanie dokument jest w pełni edytowalny dla operatorów, którzy maja uprawnienia do jego modyfikacji.

Stan G - gotowy do zapisu

Pierwszy etap zamykania dokumentu to doprowadzenie go ze stanu W do stanu G. Aby to zrobić należy z Menu wybrać polecenie Dokument ---> funkcję "Przygotuj dokument" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <+> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System sprawdza, czy dokument jest prawidłowo wprowadzony i jeżeli nie wykryje żadnych błędów zmienia jego stan na "G" (sprawdzony i gotowy do zapisu). W tym momencie sprawdzane jest również czy kontrahent wybrany do dokumentu jest aktywny. Jeżeli nie - system nie pozwoli skontrolować dokumentu i wyświetli odpowiedni komunikat. Sprawdzane są również zdefiniowane przez operatorów rezerwacje. Jeżeli stan magazynowy artykułów na tworzonych dokumentach rozchodowych pozwala zaspokoić kontrahenta nie będącego wyszczególnionym na rezerwacji, system pozwoli zmienić stan dokumentu z 'W' na 'G'. Dodatkowo kontrolowane jest, czy zostały uzupełnione karty przyjęcia w wymagających tego artykułach.

Należy pamiętać, że przy zmianie stanu dokumentów rozchodowych z W na G system bada czy stanach magazynowych znajdują się wystarczające ilości artykułów do wydania. W szczególnych przypadkach badana jest również data ważności artykułu. (patrz Dokumentacja użytkownika, Dane podstawowe artykułu oraz Dokumentacja użytkownika, Magazyny-spis)

Przy zmianie stanu z 'W' na 'G' przy powiązaniu dokumentu magazynowego (WZ) z fakturą system nie kontroluje stanów artykułów o typie '31' usługa i '99' inny. Natomiast kontroluje czy wartości cech artykułów na pozycjach dokumentu magazynowego są zgodne z wartościami cech wprowadzonymi w kartoteką.

Przy zamykaniu dokumentów magazynowych ze stanu W do G badane są wartości cech artykułu na pozycjach dokumentów magazynowych. Jeżeli wartość z dokumentu magazynowego jest na liście wartości dla cechy z artykułu, wówczas dokument jest zamykany. Jeżeli zaś wartość cechy nie występuje w liście wartości dla cech artykułów system nie pozwoli zamknąć takiego dokumentu magazynowego, chyba że nie jest wypełniona żadna wartość cechy na liście wartości cech artykułów.

Jeżeli Kontrahent dla którego zamykamy dokument magazynowy ma przekroczoną wartość zaległości przyznanego limitu (Dane Podstawowe --> Kontrahenci --> Dane do fakturowania --> Max wartość) system wyświetli okno "Info" z informacją o fakcie wykorzystania limitu:

W stanie 'G' można jeszcze dokonać zmian w dokumencie.

W przypadku dokumentów magazynowych rozchodowych (np. dokumentu 'WZ') wprowadzenie dokumentu w stan "G" powoduje zarezerwowanie towaru w magazynie (system dopilnuje, aby ilość artykułu wprowadzona w dokumencie w stanie "G" była dostępna w magazynie do momentu zamknięcia tego dokumentu lub jego usunięcia). Żeby uniknąć dublowania się rezerwacji systemowych z tymi wprowadzonymi przez operatora, Anakonda porówna klucz rezerwacji z danymi z dokumentu rozchodowego ( pola: magazyn, kontrahent, artykuł). Jeżeli wszystkie pola będą takie same, system uzna to za realizację wcześniej wprowadzonej rezerwacji lub jej części.

Stan "G" dokumentu rozchodowego wykorzystywany jest również w przypadku kiedy dla operatora wygodniejsze jest wprowadzanie lub zmiana numerów seryjnych artykułów dopiero w momencie wydawania towaru z magazynu.

Chcąc wprowadzać numery seryjne dopiero na etapie dokumentu rozchodowego, w dokumencie "PZ" przyjmującym towar należy wprowadzić jedynie ilość i cenę artykułu. Wprowadzenie już na tym etapie numerów seryjnych spowoduje, że każdy dokument rozchodowy pobierze ten artykuł z przypisanym numerem seryjnym.

Mając więc do dyspozycji w magazynie określoną ilość artykułu bez numerów seryjnych, dokument rozchodowy pobierze jedynie wymaganą ilość jako jedną pozycję. Pozycję tę należy rozbić na podpozycje. Jeżeli artykuł został przyjęty do magazynu z przypisanym mu numerem seryjnym, po rozbiciu na podpozycje każda sztuka będzie mieć ten właśnie numer.

Następnym etapem jest wprowadzenie dokumentu w stan "G", co spowoduje uaktywnienie funkcji wprowadzania lub modyfikacji numerów seryjnych w podpozycjach dokumentu.

Aby to zrobić należy zaznaczyć podpozycję, dla której chcemy wprowadzić numer seryjny, a następnie z Menu wybrać polecenie "Pozycja" --->funkcję "Zmień numer serii" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <N> lub ikonę . System wyświetli okno, w które należy wpisać numer serii lub zmodyfikować już istniejący i zatwierdzić naciskając klawisz <Enter>:

W ten sposób wczytany zostanie numer serii dla konkretnej sztuki artykułu.

System w przypadku gdy w definicji magazynu (Magazyny --> Edycja magazynów) nie zaznaczono pola "Stosować ceny" zezwala żeby w pozycjach dokumentów ceny miały wartość zerową.

Podczas zamykania dokumentu sprawdzany jest artykuł i jego typ w każdej pozycji. System nie pozwala na wydanie i przyjęcie w magazynie artykułu o typie "33 - usługa" i typie "99 - inny" informując, że dany artykuł nie może być przyjęty / wydany z magazynu.

Stan Z - zamknięty

Jeżeli chcemy zamknąć dokument (zapisać do magazynu), należy będąc na etapie stanu dokumentu "G", ponownie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Zamknij dokument" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <+> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Stan dokumentu zmienia się na "Z" (zamknięty/zapisany do magazynu) i jego dane nie mogą już być zmieniane. Po użyciu funkcji zamknięcia dokumentu magazynowego, system zapyta czy zamknąć dokumenty grupowo. Użycie przycisku "TAK" spowoduje zamknięcie wszystkich dokumentów na liście, natomiast użycie przycisku "NIE" spowoduje zamknięcie tylko wybranej wcześniej pozycji.

Zamknięcie dokumentu skutkuje zapisem jego danych w tabelach magazynowych: rs_obroty_magazynowe, rs_artykuly_przyjecia, rs_artykuly_magazyny (tu dodatkowo zapisywane są daty ostatniego przychodu i rozchodu artykułu w magazynie oraz jego cena w ostatnio zamykanym dokumencie przychodowym), rs_artykuly

Istnieje możliwość cofnięcia tego stanu. W tym celu należy z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Wróć do edycji" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <-> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Stan dokumentu zmienia się automatycznie na "W" i dane stają się na powrót edytowalne. Jeżeli jednak chcemy "otworzyć" dokument przychodowy, z którego towar został już wydany z magazynu system to zakomunikuje i uniemożliwi otwarcie dokumentu.

Stan K - zaksięgowany

Zmiana stanu dokumentu na K nastepuje automatycznie po przeprowadzeniu automatycznej dekretacji dokumentów magazynowych w module Księgowość/ Dowody księgowe. Jest to stan nieodwracalny przez operatora. Dokument jest całkowicie nieedytowalny.

Jeżeli system w danym magazynie obsługuje lokacje wówczas przy zmianie stanu dokumentu następują następujące operacje:

Jeżeli dokument magazynowy ma podpiętą przesyłkę magazynową nie można cofnąć dokumentu magazynowego ze stanu "G" na "W", system informuje o powiązaniu dokumentu z przesyłką magazynową. (ze stanu "Z" na "G" dokument taki można otworzyć).

Jeżeli dokument magazynowy stworzony został z paragonu i ten paragon jest w stanie W, system pomija uprawnienia do otwierania dokumentów magazynowych.

System umożliwia otwieranie dokumentów magazynowych wystawionych w dniu spisu z natury, ale tylko dokumentów ze stanu "G" na "W".

System uniemożliwi otwarcie przychodowego dokumentu magazynowego do stanu W, jeżeli jego otwarcie może uniemożliwić realizację rezerwacji. Innymi słowy, jeżeli na artykule dodanym przychodowym dokumentem magazynowym istnieje rezerwacja, nie można otwierać takich dokumentów.

Dla operatora anakonda istnieje również możliwość wycofania (otwarcia) wszystkich dokumentów do konkretnej daty. W tym celu należy z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Otwórz dokumenty do dnia" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <M> lub ikonę . System wyświetli okno, w którym należy podać datę do której chcemy otworzyć dokumenty (data ta nie jest traktowana jako "włącznie"):

Jeżeli system z jakichkolwiek przyczyn nie będzie mógł otworzyć określonego dokumentu, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Kolejny etap to zaksięgowanie dokumentu magazynowego (przekazanie do księgowości). Czynność ta została opisana w dziale "Księgowość. Dowody księgowe. Dekretacja automatyczna". Po zadekretowaniu dokumentu magazynowego jego stan zmienia się automatycznie na "K". Jakakolwiek zmiana tego stanu jest niemożliwa.

Zamykanie dokumentów magazynowych zawierających pozycje z artykułami z dynamicznym przelicznikiem

Jeżeli na pozycji znajdzie się artykuł z dynamicznym przelicznikiem system umożliwia patologiczne zachowania w postaci np. wydawania artykułu w którejś z jednostek miar ponad stan w magazynie. System w takim przypadku wyzeruje przyjęcia a na dokumencie magazynowym umieści ilość wybraną przez operatora. Nie można wydawać "ponad stan" artykułów w jednostce miary, która jest całkowita.

Jeżeli na zamykanym dokumencie rozchodowym istnieje artykuł z dynamicznym przelicznikiem i śledzeniem dostaw, wówczas artykuł taki wydawany jest z pojedynczego przyjęcia. Jeżeli śledzenie dostaw przy artykule jest wyłączone wówczas wszystkie przyjęcia są traktowane jak suma i ilości są zdejmowane liniowo.

Zamykanie i otwieranie dokumentów WZ utworzonych z paragonów w handlu

System automatycznie tworzy dokumenty WZ jako sumę artykułów z paragonów z dnia. Jeśli po utworzeniu WZ w systemie powstaną nowe paragony, to będzie możliwe utworzenie kolejnego dokumentu WZ. Magazyn i data utworzenia WZ jest zwrotnie zapisywana do paragonów, co powoduje powiązanie dokumentów. Dokumentów utworzonych w ten sposób nie można usunąć. W przypadku gdy magazyn zostanie zdefiniowany jako "detaliczny", to w razie braku towaru / surowca w magazynie dokument również będzie zamykany, a na magazynie pojawią się stany ujemne. Wycena takiej pozycji będzie równa cenie ostatniej dostawy tej pozycji do magazynu, a w przypadku jej braku w cenie ostatniej dostawy do firmy. Jeśli brak będzie jakiejkolwiek dostawy, to przyjmowana będzie cena = 0.

Jeśli na dokumencie rozchodowym operator wpisze cenę i brak jest tego towaru w przyjęciach, to nie jest on wydawany po cenie wpisanej w artykule, ale po cenie wpisanej przez operatora. Otwarcie takiego dokumentu nie zapamiętuje informacji o wpisaniu ceny przez operatora i wydawany jest normalnie.

Zamykanie dokumentów przychodowych w magazynach detalicznych

Podczas zamykania dokumentów magazynowych przychodowych w magazynie detalicznym system sprawdza, czy są zamknięte i niezaksięgowane dokumenty magazynowe rozchodowe, w których występują artykuły z dokumentu przychodowego wydane nie z artykułów przyjęć. Sytuacja taka ma miejsce jeżeli rozchód(sprzedaż) artykułu ma miejsce zanim wprowadzona zostanie do systemu jego dostawa. Jeśli istnieją, to takie dokumenty rozchodowe są otwierane i ponownie zamykane pobierając tym samym prawidłową cenę z dostawy. Trzeba pamiętać, że w tym procesie pomijane są dokumenty magazynowe, do których przypisana jest korekta.

UWAGA! W związku z powyższą funkcją dokumenty przychodowe z datą wczesniejszą niż rozchodowe muszą być wprowadzane i zamykane pojedynczo!

Zamykanie i otwieranie dokumentów magazynowych z kartą przyjęcia