Collapse AllExpand All

10.2. Windykacja

W module CRM - windykacja zebrane są wszelkie informacje związane ze zobowiązaniami i należnościami kontrahenta. Założeniem jest tutaj maksymalne ułatwienie przeprowadzania i śledzenia czynności windykacyjnych z wykorzystaniem narzędzi dostępnych również z poziomu modułu 'Księgowość'.

Przyjęto zasadę, że po wypełnieniu odpowiednich filtrów pierwszym wyświetlonym oknem jest tabela z sumami przeterminowanych należności lub zobowiązań:

Uwaga. Jeżeli w danych podstawowych kontrahenta wypełnione są kontrolki z kontem odbiorcy i/lub kontem dostawcy, w CRM - windykacja w kontrolkach z kontami wystarczy wpisać tylko syntetykę.

Jeżeli kontrahent ma w swoich danych dodatkowych wypełnione pola konto odbiorcy i konto dostawcy, nie jest konieczne wypełnianie tych kont w filtrze modułu. Wystarczy wówczas podać symbol kontrahenta, a dane zostaną wyświetlone dla tych właśnie kont.

Jeżeli kontrahent nie ma w swoich danych zdefiniowanych kont odbiorcy i dostawcy i nie zostaną one podane w filtrze, wówczas system wyświetli dane dla wszystkich kont, dla których rozrachunki mają podany ten symbol kontrahenta.

Wyświetlone dane (nierozliczone operacje na podaną w filtrze datę) będą pogrupowane wg ilości dni, które upłynęły od terminu płatności w stosunku do podanej w filtrze daty.

Istnieje możliwość zdefiniowania przez operatora przedziałów czasowych wg których dane mają być pogrupowane. Aby to zrobić należy nacisnąć przycisk "Okresy przeterminowania" i wpisać w poszczególne rubryki dni przeterminowania:

Jeżeli zarówno pola kontrahent jak i konta pozostaną puste, system wyświetli nierozliczone rozrachunki dla wszystkich kontrahentów. Należy jednak pamiętać, że w zależności od ilości danych proces ich wyświetlenia może być długotrwały.

System kontroluje datę wpisaną w polu 'Na dzień' z zakresem dat okresu obrachunkowego, w którym zalogowany jest operator. Jeżeli nie jest zgodna zostanie wyświetlone odpowiednie ostrzeżenie o możliwych nieprawidłowościach w danych. Operator może zmienić okres obrachunkowy naciskając w tym miejscu klawisz <F9> i w wyświetlonej tabeli wybierając okres obrachunkowy, dla którego mają zostać wyświetlone dane:

Po uzupełnieniu koniecznych pól i naciśnięciu klawisza <F3> lub ikony system wyświetla tabelę z sumami należności wg zdefiniowanej wcześniej struktury (okresy przeterminowania):

Kolumna 'Razem' zawiera sumę przeterminowanych należności (saldo Winien), kolumna 'Nierozliczone' zawiera sumę wpłat, które nie zostały rozliczone z należnościami (Saldo Ma).

W oknie tym możliwe jest wykonanie następujących czynności:

  1. Podgląd i wydruk stanu rozrachunków

    Dwuklik na którąkolwiek kolumnę spowoduje wyświetlenie stanu rozrachunków operacji przeterminowanych w wybranym przedziale czasowym z możliwością podglądu lub wydruku:

  2. Przeglądanie operacji księgowych

    Naciśnięcie klawiszy <Ctrl+O> spowoduje wyświetlenie okna umożliwiającego przeglądanie operacji księgowych z uwzględnieniem filtrów wprowadzonych wcześniej przez operatora:

  3. Rozliczanie rozrachunków

    Z tego miejsca można również wywołać okno rozliczania rozrachunków poprzez naciśnięcie klawiszy <Ctrl+H>. W wyświetlonym oknie dostępne będą wszystkie funkcje, które dostępne są w module Księgowość/Rozrachunki/Rozliczanie:

  4. Kompensata rozrachunków

    Z tego miejsca można również wywołać okno rozrachunków <Ctrl+H> poprzez filtrowanie <F3> danego kontrahenta:

    Następnie wybieramy z listy nierozliczonych rozrachunków te, które będziemy chcieli skompensować poprzez zaznaczenie "dwuklikiem", następnie za pomocą klawiszy <Ctrl+O> lub ikony wybieramy polecenie Kompensuj rozrachunek.

    Po jego wybraniu pojawi się okno Edycji wyciągów i raportów oraz system będzie chciał założyć nowy raport/wyciąg - należy zwrócić uwagę na wybieraną Kasę/Bank, powinien mieć zaznaczoną opcję możliwości kompensaty, następnie należy uzupełnić datę tworzonego raportu i zatwierdzić klawiszem <Enter>. System automatycznie nada kolejny numer raportu.

    Po utworzeniu raportu pojawi się okno z pozycjami raportu, które należy uzupełnić w następujący sposób:

  5. Notatki kontrahenta

    W systemie Anakonda przewidziano możliwość dodawania notatek do kontrahenta. Notatki dostępne są również poziomu:

    • analizy rozliczeń,

    • zaległości.

    W celu uruchomienia funkcjonalności należy wybrać z menu "Windykacja" polecenie "Notatki kontrahenta", użyć skrótu klawiszowego <CTRL+N> lub z paska narzędzi wybrać ikonę .

    Okno z listą notatek:

    Funkcje do użycia na oknie:

    • dodaj notatkę; skrót klawiszowy <+>; ikona ,

    • edytuj notatkę; skrót klawiszowy <F4>; ikona ,

    • usuń notatkę; skrót klawiszowy <->; ikona ,

    • filtruj notatkę; skrót klawiszowy <F3>; ikona ,

    • archiwizuj/przywróć notatkę; skrót klawiszowy <CTRL+A>; ikona ,

    • drukuj notatkę; skrót klawiszowy <CTRL+P>; ikona .

    Długość tekstu jest nieograniczona.

  6. Analiza rozliczeń

    Istnieje możliwość wyświetlenia okna "Analiza rozliczeń" bezpośrednio z okna CRM - Windykacja. W tym celu należy wybrać polecenia "Analiza rozliczeń" z menu "Windykacja", użyć skrótu klawiszowego <CTRL+A> lub z menu narzędziowego wybrać ikonę .

    Szczegółowe informacje o oknie "Analiza rozliczeń" i jego funkcja w dokumentacji użytkownika: rozdział Księgowość --> Rozrachunki --> Analiza rozliczeń.

  7. Stan rozrachunków

    Istnieje możliwość wyświetlenia okna "Stan rozrachunków" bezpośrednio z okna CRM - Windykacja. W tym celu należy wybrać polecenia "Rozrachunki" z menu "Windykacja", użyć skrótu klawiszowego <CTRL+H> lub z menu narzędziowego wybrać ikonę .

    Szczegółowe informacje o oknie "Rozrachunki" i jego funkcjach w dokumentacji użytkownika: rozdział: Księgowość --> Rozrachunki.

  8. Dokumenty kontrahenta

    Istnieje możliwość wyświetlenia okna "Dokumenty kontrahenta" bezpośrednio z okna CRM - Windykacja. W tym celu należy wybrać polecenia "Dokumenty kontrahenta" z menu "Windykacja", użyć skrótu klawiszowego <CTRL+D> lub z menu narzędziowego wybrać ikonę .

    Szczegółowe informacje o funkcjonalności "Dokumenty kontrahenta" w dokumentacji użytkownika: rozdział Księgowość --> Rozrachunki --> Dokumenty kontrahenta.

  9. Wiekowanie

    Istnieje możliwość wydruku raportu pokazującego zobowiązania kontrahenta. Użytkownik wybiera jedną z opcji raportu. W zależności od jego wyboru, należy uzupełnić kontrolki w oknie parametrów.

    Drukowanie raportu należy zatwierdzić klawiszem "Drukuj". Anulowanie odbywa się po wyborze klawisza "Zamknij".

  10. Rozliczenie prowizji

    Istnieje możliwość wygenerowania raportu rozliczenia prowizji na podstawie terminowości zapłat w formacie .xlsx . Funkcja ta dostępna jest pod skrótem klawiszowym <CTRL+L>, ikoną , oraz z menu "Windykacja" jako "Rozliczenie prowizji". Po uruchomieniu funkcji ukazuje się okno pozwalające sprecyzować czego powinien dotyczyć raport:

    Należy wprowadzić co najmniej jeden zakres dat, pozostałe filtry są opcjonalne, jednak warto pamiętać, że duże ilości danych będą generować raport przez długi czas. Katalog można wybrać z użyciem klawisza <F1>, trafi do niego plik o nazwie na wzór "RozliczenieProwizji170427114423.xlsx" czyli rozliczenie z 2017-04-27 11:44:23. Raport po otwarciu w programie obsługującym pliki .xlsx:

    Widoczne kolumny to:

    • Faktura - numer faktury

    • Data - data faktury

    • Termin - termin płatności faktury

    • Netto fakt. - wysokość netto faktury

    • Brutto fakt. - wysokość brutto faktury

    • Kwota rozr. - kwota rozrachunku

    • Zapłata netto - kwota zapłaty netto

    • Zapłata brutto - kwota zapłaty brutto

    • Data zapłaty - data zapłaty

    • Różnica - różnica między kwotą zapłaty brutto i wartością brutto