8.9.2. Tworzenie faktury z dowodu dostawy
W systemie istnieje możliwość automatycznego utworzenia faktur i korekt z dowodów dostaw.
Aby utworzyć faktury z dowodów dostaw dowody te muszą być w stanie "2" oraz odbiorca dostawy w swoich danych do fakturowania musi mieć zaznaczoną opcję "z dostaw". Jeżeli zwroty mają być rozliczane w ramach faktur, dodatkowo w danych tych należy mu zaznaczyć opcję "rozliczać zwroty". Niezaznaczenie tej opcji spowoduje, że system będzie osobno generować faktury na podstawie ilości dostarczonych i korekty na podstawie ilości zwróconej.
Po spełnieniu tych warunków z Menu wybieramy polecenie "Dowody dostaw" ---> funkcję "Twórz faktury z dowodów" lub naciskamy klawisze <Ctrl> + <F> lub ikonę 
. System wyświetli okno:
W kolejne pola wpisujemy:
Daty dostaw od, do - okres za jaki mają być utworzone faktury z dowodów dostaw
Daty faktur - data, na jaką ma sie tworzyć faktura (niezależna od daty dostaw)
Wyznacznik - wyznacznik, z którym mają być utworzone faktury
Odbiorcy:
wszyscy - zaznaczamy jeżeli faktury mają być utworzone dla wszystkich odbiorców dostaw w wybranym okresie
wybrana kategoria - zaznaczamy jeżeli faktury mają być tworzone dla wybranej kategorii odbiorców dostaw w wybranym okresie
Kategoria - jeżeli zaznaczono opcję wybranej kategorii odbiorcy w pole to wpisujemy symbol wybranej kategorii. Będzie ona sprawdzana z symbolem "częstość fakturowania" w podtabeli "Poziom zwrotów" w kartotece kontrahenta. Jeżeli funkcja stwierdzi, że istnieje zgodność między wpisaną w powyższe okno kategorią a wartością z "Poziomu zwrotów", utworzy fakturę dla kontrahenta.
Dla kontrahenta - Wpisanie symbolu kontrahenta spowoduje utworzenie faktur tylko dla tego kontrahenta. Jednocześnie umożliwi zaznaczenie opcji "Faktura zbiorcza dla płatnika", co skutkować będzie utworzeniem jednej faktury wystawionej na płatnika dla wszystkich odbiorców, dla których płatnikiem jest wpisany kontrahent. Należy pamiętać, że funkcja ta działa wyłącznie przy zaznaczonej w danych firmy opcji "Faktura zbiorcza dla oddziałów". Na fakturze każdy kontrahent ma swój wiersz (lub wiersze jeśli na dowodzie dostawy jest różny asortyment). Ten sam asortyment nie jest sumowany nawet jeżeli powtarza się u kilku kontrahentów.
Dla korekt dowodów - w przypadku zaznaczenia tej opcji faktury będą wystawiane wyłącznie z korekt dowodów dostaw. ( Więcej informacji w rozdziale "Tworzenie faktur i korekt z korygujących dowodów dostaw").
UWAGA! Jeśli w kontrahencie nie ma danych do fakturowania to w tej chwili kontrahent jest automatycznie przydzielany do kategorii Osobna/Zbiorcza. Natomiast, jeśli ma dane do fakturowania to jest przypisywany do kategorii zgodnej z ustawieniami w tej kartotece. Jeśli kontrahent ma wpisane dane do fakturowania, to są one ważniejsze od danych płatnika. Jeżeli dla danego kontrahenta jest nawet kilka dowodów dostaw, ale z jednego dnia, to przy odznaczonej opcji 'zbiorcza' w danych do fakturowania i tak na ten dzień będzie wystawiona jedna faktura. Chcąc aby tworzyły się osobne faktury dla poszczególnych dowodów dostaw należy odznaczyć opcje 'osobna'.
UWAGA! W związku ze zmianami w ustawie o VAT od 01 stycznia 2014 - daty dostaw od do muszą się zawierać w obrębie jednego miesiąca - w innym przypadku system wyświetli Komunikat:"Daty dostaw z różnych miesięcy."
UWAGA! Jeżeli płatnik lub odbiorca mają w danych odznaczone pole "Czy MPP" zostanie ono automatycznie zaznaczone przy tworzeniu faktury.
UWAGA! Jeśli w danych firmy zaznaczona jest opcja "Faktura zbiorcza dla oddziałów", to dla danego kontrahenta tworzona jest jedna wspólna faktura z dowodów dostaw ze wszystkich oddziałów. Jako oddział w fakturze wpisywany jest ten oznaczony jako centrala i w tym właśnie oddziale należy tworzyć faktury niezależnie od tego czy są w nim wystawione dowody dostaw.
Natomiast jeśli wszystkie dowody dostaw składające się na fakturę są z jednego oddziału i sposób zapłaty jest oznaczony jako "Tworzyć KP", to faktura jest wystawiana w tym oddziale i płatność przy zamykaniu jest zapisywana do odpowiedniego raportu kasowego przypisanego do tego oddziału.
Po wypełnieniu wszystkich pól naciskamy "Twórz faktury". Jeżeli podane dane są prawidłowe, system potwierdzi utworzenie faktur komunikatem:
Jeżeli system nie odnajdzie danych do utworzenia faktur spełniających podane kryteria wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat o błędzie.
Przy tworzeniu faktury z dowodów dostaw system sprawdza, czy w jednym dniu u jednego kontrahenta nie wystąpił ten sam artykuł z dwoma różnymi cenami i w takim przypadku blokuje dalsze przetwarzanie.
Utworzenie faktury z dowodu dostawy powoduje zmianę jego stanu z "2" na "3". Jeżeli na dowodach dostaw nie ma zwrotów lub ich ilość nie przekracza ilości dostarczonej, stan dowodu dostawy zmieni się z "2" na "4", pod warunkiem, że kontrahent w swoich danych do fakturowania ma zaznaczoną opcję "rozliczać zwroty".
Usunięcie faktury powiązanej z dowodami dostaw powoduje, że stan dowodów dostaw wraca ze stanu "4" do stanu "2". Ponowne utworzenie faktury z dowodów dostaw powoduje przejście wszystkich dowodów do stanu "4", również tych, które mają wprowadzone zwroty.
Jeżeli wyznacznik faktury tworzonej z dowodów dostaw ma przypisaną stronę drukowania "dostawy-upust", to na fakturze pojawią się informacje o dowodach dostaw (numer dowodu, data oraz kwota).
Załóżmy, że dla jednej trasy mamy 10 dowodów dostawy. Potrzeba chwili zmusza nas do usunięcia jednego z nich. Dajmy na to, dowodu dostawy nr. 3. Nie można usunąć dowodu dostawy innego niż ostatni, ale poprzez usunięcie wszystkich pozycji w dowodzie, nie wystawimy faktury ze wspomnianego dokumentu. Innymi słowy, osiągniemy zamierzony cel, ponieważ nie będzie odzwierciedlenia w stanie faktur, a co za tym idzie, w stanie raportów, zestawień itd.
UWAGA!
Jeżeli kontrahent ma wpisany limit zwrotów na fakturze w danych do fakturowania i jest on mniejszy niż 100%, to w przypadku kiedy na dowodzie dostawy występują pozycje bez ilości dostarczonych ale z ilościami zwróconymi i zwroty przekraczają zdefiniowany limit, to po utworzeniu faktury dowód dostawy zamyka się do stanu 4.