Wprowadzenie danych podstawowych faktury i jej pozycji spowoduje jej pojawienie się na liście faktur i oznaczenie jej stanu symbolem 'W' (wprowadzona). W tym stanie możliwa jest jej modyfikacja, nie jest jednak możliwe wystawienie dla niej faktury korygującej.

Aby wprowadzona faktura była niemodyfikowalna i nieusuwalna należy zmienić jej stan na 'G'(gotowa). W tym celu zaznaczamy interesującą nas fakturę na liście w oknie "Edycja faktur", a następnie z Menu wybieramy polecenie "Faktura" ---> funkcję "Zamknij" lub naciskamy klawisze <Ctrl> + <+> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

Jeżeli Odbiorca dla którego zamykamy fakturę ma przekroczoną wartość zaległości przyznanego limitu (Dane Podstawowe --> Kontrahenci --> Dane do fakturowania --> Max wartość) system wyświetli okno "Info" z informacją o fakcie wykorzystania limitu:

Jeżeli faktura wprowadzona jest prawidłowo - jej stan zostanie zmieniony na 'G' - dane będą niemodyfikowalne. Jeżeli przy wprowadzaniu faktury zostały popełnione jakiekolwiek błędy, bądź brakuje niezbędnych informacji - system wyświetli komunikat informując użytkownika o rodzaju popełnionych błędów.

Jeśli termin zapłaty będzie równy lub większy od daty 2019-11-01 i kwota faktury będzie większa lub równa 15 000 zł i na fakturze występuje artykuł, który mam zaznaczone "Czy MPP" - to przy zmianie statusu z W na G na fakturze automatycznie zostanie zaznaczone "Czy MPP". Jeżeli żaden z wymienionych warunków nie zostanie spełniony zaznaczenie "Czy MPP" będzie należało do decyzji operatora.

Powtórzenie funkcji "Zamknij" zmieni stan faktury na "Z"(zamknięta), co spowoduje, że faktura ta zostanie automatycznie brana pod uwagę jako zaległość do zapłaty. Przeglądanie należności pozostających do spłaty jest możliwe w dziale "Sprzedaż" ---> "Zaległości". Opcję można wyłączyć odznaczając checkbox "Tworzyć zaległość" z zakładki "Windykacja" w Danych dla fakturowania kontrahenta.

Uwaga: Jeśli w firmie w danym okresie księgowym występuje dokładnie 1 kasa, a sposób zapłaty faktury ma zaznaczoną opcję "Tworzyć KP", program utworzy pozycję raportu(najwyższy numer na dany dzień, jeśli brak, zostanie dodany nowy) w wysokości kwoty do_zaplaty z nagłówka faktury. Do zamknięcia takiego raportu kasowego wymagany jest wzór dekretacji wyznacznika faktury jaki trafił do jego pozycji.

Istnieje również możliwość jednoczesnego zamknięcia wielu faktur. W tym celu należy wyświetlić listę faktur, które mają być zamknięte (wszystkie one powinny mieć ten sam stan - w przeciwnym wypadku system zasygnalizuje błędny stan zamykanych dokumentów), a następnie nacisnąć klawisze <Ctrl> + <G> lub ikonę . Aby funkcja była aktywna, na oknie muszą być uzupełnione odpowiednie filtry tj. stan, wyznacznik, oraz data. W przypadku ustawienia w filtrze stanu faktury na "W" lub "G" i wykonania funkcji grupowego zamykania, to po wykonaniu grupowego zamykania filtr jest automatycznie zmieniany odpowiednio na stan "G" lub "Z', tak żeby można było zobaczyć nowe faktury.

Uwaga: Na etapie zamykania faktur powtórnie sprawdzane jest, czy odbiorca, płatnik i zamawiający z faktury są aktywni, jeśli nie, wyświetli się stosowny komunikat: