Collapse AllExpand All

2.1. Wprowadzanie nowej faktury

Aby wprowadzić do systemu nową fakturę należy w oknie "Edycja faktur" z Menu wybrać polecenie "Faktura" ---> funkcję "Dodaj" lub nacisnąć klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Nowa faktura":

Wypełniamy poszczególne pola:

  • Odbiorca - naciśnięcie klawisza <F1> lub ikony , spowoduje wyświetlenie się okna "Wybór kontrahenta", z którego możemy wybrać odbiorcę. Po wybraniu symbolu Odbiorcy wyświetlą się jego podstawowe dane identyfikacyjne i adresowe.

  • Wyznacznik - naciśnięcie klawisza <F1> lub ikony spowoduje wyświetlenie się okna "Wybór wyznacznika", z którego wybieramy wyznacznik faktury. Należy zaznaczyć, że jeżeli operator wprowadzający fakturę nie jest przydzielony do grupy i oddziału mających uprawnienia do wyznaczników, skorzystanie z wyboru wyznacznika będzie niemożliwe.

  • Data - naciśnięcie klawisza <F1> pozwala skorzystać z kalendarza.

  • Numer - jest to numer faktury w ramach dnia wprowadzania do systemu.

    Jeżeli w polu Odbiorca wpiszemy lub wybierzemy z listy nieaktywnego odbiorcę system wyświetli komunikat o błędzie:

Jeżeli Odbiorca dla którego tworzymy fakturę ma przekroczoną wartość zaległości przyznanego limitu (Dane Podstawowe --> Kontrahenci --> Dane do fakturowania --> Max wartość) system wyświetli okno "Co robić" z informacją o wykorzystaniu limitu:

Po wybraniu odpowiedzi "Tak" system wyświetli okno "Przeglądanie zaległości" z zaległościami wybranego Odbiorcy, wybranie odpowiedzi "Nie" spowoduje dalsze dodawanie nagłówka faktury.

Jeżeli operator tworzy fakturę dla kontrahenta zablokowanego, system na to nie pozwoli informując o tym stosownym komunikatem.

Po wypełnieniu poszczególnych pól okna "Nowa faktura" zatwierdzamy wpis klawiszem <Enter>, co powoduje wyświetlenie się kolejnego okna:

* - Pola oznaczone gwiazdką są wymagane

Okno zawiera cztery zakładki. Pierwsza z nich to zakładka OGÓLNE, zawierająca następujące pola:

  • Odbiorca, Zamawiający, Płatnik, Miejsce dostawy - naciskając klawisz <F1> lub ikonę możemy skorzystać z okna "Wybór kontrahenta"

  • Dostawy od, do - naciskając <F1> skorzystamy z kalendarza, wskazanie za jaki okres dostaw wystawiana jest faktura

  • Data przychodu - naciskając <F1> skorzystamy z kalendarza, domyślnie kopiowana z daty dostawy do. Data ta jest istotna jeżeli przychód należy zaksięgować w miesiącu innym niż data wystawienia faktury. Według tej daty można również wykonać rejestr sprzedaży

  • Kraj opodatkowania - po naciśnięciu <F1> skorzystamy ze słownika "Kraje"

  • Sprzedaż usług - sprzedaż, która ma miejsce na terenie UE z wyłączeniem art.28 e, 28 f, 28 g, 28 i, 28 j, 28 n ( usługi na nieruchomościach, usługi transportu pasażerów i towarów, usługi cateringowe, usługi w dziedzinie kultury,..)

  • Nie podlega VAT - czy podlega VAT

  • Waluta - naciskając <F1> skorzystamy z okna Wybór kursu waluty

  • Tabela - numer tabeli kursów walut wybrana w polu Waluta

  • Kurs - kurs waluty wybrany w polu Waluta

  • Sposób zapłaty - naciskając <F1> możemy skorzystać ze słownika "Sposoby zapłaty"

  • Termin - termin płatności - naciskając <F1> możemy skorzystać z kalendarza

  • Dni - liczba dni na podstawie której obliczany jest termin płatności

  • Wersja - wersja cenowa - po naciśnięciu <F1> skorzystamy ze słownika "Wersje cenowe"

  • Handlowiec - naciskając <F1> możemy skorzystać ze słownika "Handlowcy"

  • Projekt - naciskając <F1> a następnie <F3> możemy wybrać z listy wybrany projekt w oknie "Wybór projektu"

  • Sposoby odbioru faktury - naciskając <F1> możemy skorzystać ze słownika "Sposoby odbioru faktury"

  • Sposób dostawy - naciskając <F1> możemy skorzystać ze słownika "Sposoby dostaw"

  • Data eksportu - data wyeksportowania faktury do platformy Edi Comarch

Zakładka druga RABATY I UPUSTY, zawiera następujące pola:

  • Upust - procent upustu obowiązującego na danej fakturze

  • Rabat - procent rabatu obowiązującego na danej fakturze

  • Kwota netto - kwota netto wynikająca z faktury

  • Kwota VAT - kwota VAT wynikająca z faktury

  • Wartość opakowań - kwota wyliczana jeżeli w pozycjach wybrane sa opakowania dla artykułu posiadające odpowiednio zdefiniowane ceny

  • Upust - procent upustu obowiązującego na danej fakturze

  • Rabat - procent rabatu obowiązującego na danej fakturze

  • Do zapłaty - wartość brutto faktury

Trzecia zakładka PODATKI, zawiera następujące pola:

  • Osobny rachunek VAT - czy VAT jest rozliczany na osobnym koncie bankowym

  • Czy MPP - Czy faktura ma być zapłacona w metodzie podzielonej płatności

  • Oznaczenia dowodów transakcji: - oznaczenie transakcji do JPK VAT z deklaracją

  • Oznaczenia dowodów sprzedaży: - oznaczenie sprzedaży do JPK VAT z deklaracją

oraz dane dotyczące wysyłki dokumentu do KSeF (Krajowego Systemu eFaktur):

  • Przesłano - data wysłania

  • Przyjęto - data odbioru w KSeF

  • Nr KSeF - identyfikator dokumentu w KSeF

  • Nr UPO - numer potwierdzenia wysyłki do KSeF

Czwarta zakładka ZAMÓWIENIA I ZALICZKI, zawiera następujące pola:

  • Numer zamówienia - numer zamówienia odbiorcy

  • Data zamówienia - data zamówienia, którego dotyczy faktura

  • Data załadunku - data załadunku samochodu

  • Samochód - numer rejestracyjny samochodu przewożącego ładunek

  • Waga - waga przewożonego ładunku

  • Rozliczenie zaliczką - jeżeli faktura stanowi rozliczenie zaliczki

  • Pozostało do rozliczenia - kwota zaliczki pozostała do rozliczenia

  • Wyznacznik zaliczki - wyznacznik rozliczanej faktury zaliczkowej

  • Data - data rozliczanej faktury zaliczkowej

  • Numer - numer rozliczanej faktury zaliczkowej

  • Numer z RS - archiwalny numer dokumentu jeżeli był importowany z programu Record

Jeżeli w pola Odbiorca, Zamawiający, Płatnik lub Miejsce dostawy wpiszemy lub wybierzemy z listy nieaktywnego kontrahenta system wyświetli komunikat o błędzie związanym z nieaktywnym kontrahentem.

Jeżeli w pole "Projekt" wpiszemy lub wybierzemy z listy projekt, którego data jest wcześniejsza lub późniejsza od daty wystawienia faktury, przy próbie zapisu nagłówka faktury system wyświetli stosowny komunikat o niezgodności daty faktury z datami rozpoczęcia lub zakończenia projektu.

W dolnej części danych podstawowych faktury wyświetlane jest pole "Data eksportu" zawierające datę wykonania eksportu faktury do pliku zewnętrznego. (Faktura --> Eksport).

Uwaga! Jeżeli płatnik lub odbiorca mają w danych odznaczone pole "Czy MPP" zostanie ono automatycznie zaznaczone przy tworzeniu faktury.

Chcąc wprowadzić fakturę VAT walutową należy spełnić kilka warunków:

  • Krajem opodatkowania musi być Polska (PL),

  • Artykuł musi mieć zdefiniowaną cenę w walucie,

  • W systemie musi istnieć tabela kursu walut z walutą, w której podana jest cena artykułu z faktury.

Wprowadzone dane możemy zapisać z Menu wybierając polecenie "Dokument" ---> funkcję "Zapisz" lub naciskając klawisz <F5> lub z paska skrótów wybierając ikonę .

Aby cofnąć wprowadzone zmiany z Menu wybieramy polecenie "Dokument" ---> funkcję "Cofnij" lub naciskamy klawisz <F8> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

W tym samym oknie możemy edytować dane poprzedniej (Menu ---> Dokument ---> Poprzednia faktura lub klawisz <F11> lub ikona ) lub następnej faktury (Menu ---> Dokument ---> Następna faktura lub klawisz <F12> lub ikona ).

Zamykamy okno z Menu wybierając polecenie "Plik"---> funkcję "Zamknij".

Nowa faktura pojawi się na liście faktur w oknie "Edycja faktur".