Data - data od której ma obowiązywać sposób numeracji

Sp. F. - sposób numeracji faktur i zamówień od odbiorców - możliwa jest numeracja ciągła w ramach dnia (D), miesiąca (M) i roku(R), zawsze w ramach wyznacznika

Sp. DM. - sposób numeracji dokumentów magazynowych i zamówień do dostawców - możliwa jest numeracja ciągła w ramach dnia (D), miesiąca (M) i roku(R), zawsze w ramach magazynu i typu dokumentu magazynowego

Sp. DK. - sposób numeracji dowodów księgowych- możliwa jest numeracja ciągła w ramach dnia (D), miesiąca (M) i roku(R)

Symbol F - rodzaj symbolu faktur

Symbol DM - rodzaj symbolu dokumentów magazynowych

Symbol DK. - rodzaj symbolu dowodów księgowych

Chcąc zdefiniować sposób numeracji dla firmy należy w oknie tym z menu wybrać polecenie "Dane" ---> funkcję "Dodaj" lub nacisnąć klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno:

W polu "Data" należy podać dzień, od którego ma obowiązywać nowy sposób numeracji dokumentów i zatwierdzić ją naciskając klawisz <Enter>. W oknie "Edycja numeracji..." pojawi się nowy wiersz, w którym domyślnie ustawiony będzie dzienny sposób numeracji dokumentów. Aby to zmienić, należy zaznaczyć konkretny wiersz na liście, a następnie nacisnąć klawisz <F4> lub ikonę . System wyświetli okno, w którym będzie można zmodyfikować sposób numeracji:

UWAGA! Zamówienia od odbiorców podlegają w systemie takim samym zasadom numerowania jak faktury a numeracja zamówień do dostawców, takim samym zasadom jak dokumenty magazynowe.

W zależności od sposobu zestawienia znaków w polu "Format numeru" można uzyskać określony wygląd symbolu dokumentu. Znaki rozdzielane są za pomocą znaku '/'. Znaki wykorzystywane do "złożenia" symbolu to:

Tak więc np. zestawiając symbol faktury jako " $W/$D/N" i jako sposób numeracji faktury wpisując "M" uzyskamy na wydruku faktury symbol C/2008-03-31/12 gdzie "C" będzie wyznacznikiem faktury, "2008-03-31" - datą jej wystawienia, "12" jej kolejnym numerem od początku miesiąca.

Należy pamiętać, że ustawiona numeracja widoczna jest przede wszystkim na wydrukach dokumentów. W systemie, niezależnie od tego czy ustawiona jest numeracja roczna czy dzienna i czy data jest pełna czy nie, przechowywany jest jak najbardziej szczegółowy symbol dokumentu ponieważ stanowi on jego klucz - identyfikator, który służy do tworzenia wszelkiego rodzaju odniesień do tego dokumentu. Np. faktura o symbolu na wydruku "C/08/12" w systemie przechowywana jest jako faktura o symbolu "C/2008-03-31/12" i jeżeli będzie wykorzystywana w systemie np. do uregulowania zaległości poprzez wprowadzenie jej do wyciągu bankowego, to wczytywana będzie z tymi właśnie szczegółowymi danymi - w tym wypadku z konkretnym dniem wystawienia dokumentu, a nie tylko z rokiem jeżeli firma ma włączoną numerację ciągłą w ramach roku. Będzie to jednak wciąż ten sam dokument.

Numeracja w ramach dnia zachowuje chronologię dzienną co oznacza, że każdego dnia rozpoczyna się ona od numeru jeden.

W numeracji dziennej należy zachować pełną datę dokumentu ze względu na możliwość powtarzania się symbolu - w efekcie jedynym rozróżnikiem staje się pełna data.

Numeracja miesięczna zezwoli na wprowadzanie dokumentów, których data jest wcześniejsza niż daty już wprowadzonych dokumentów (ale które powinny być zarejestrowane jeszcze w tym miesiącu) jedynie z ostatnim dniem miesiąca. System zachowa sie analogicznie w przypadku numeracji rocznej.

Decydując się na numerację miesięczną lub roczną należy pamiętać o ograniczeniach w dekretacji automatycznej faktur i dokumentów magazynowych. W przypadku gdy np. numeracja faktur ustawiona jest na dzienną, a dowodów księgowych na miesięczną, każde wprowadzenie faktury z datą wcześniejszą niż zaksięgowane już faktury - zablokuje możliwość jej automatycznej dekretacji ze względu na miesięczną ciągłość numeracji dowodów księgowych. Zaleca się więc jednolitość w sposobie numeracji wszystkich dokumentów jeżeli firma stosuje automatyczną dekretację faktur i dokumentów magazynowych.