Dowody księgowe

Dowody księgowe stwierdzają dokonanie operacji gospodarczych i są podstawą prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych.

Aby korzystać z funkcji dostępnych w dziale "Dowody księgowe" należy w głównym oknie programu wybrać przycisk "Księgowość" lub nacisnąć klawisz <F8>

W efekcie system wyświetli okno:

Następnie należy wybrać przycisk "Dowody księgowe" lub nacisnąć klawisz <F2>.

Możliwe jest również wybranie opcji "Dowody księgowe" w oknie głównym programu wybierając w Menu "Księgowość"--->funkcję "Dowody księgowe".

Po wykonaniu tych czynności system wyświetli okno:

Wypełniając conajmniej dwa z pól, a następnie z Menu wybierając polecenie "Dowody księgowe"--->funkcję "Filtruj" lub naciskając klawisz <F3> lub z paska skrótów wybierając ikonę spowodujemy wyświetlenie okna "Edycja dowodów księgowych" . Ze względu na możliwość nagromadzenia dużej ilości danych system blokuje wyświetlenie wszystkich dowodów księgowych bez wypełnienia conajmniej dwóch pól w filtrze. Należy jednak pamiętać, że proces wyświetlania trwa proporcjonalnie długo do ilości wprowadzonych do bazy dowodów. W przypadku podania mniej niż dwóch parametrów filtra system wyświetli komunikat

Zaznaczenie pola wyboru "licz płatności" spowoduje liczenie on-line z pozycji wartości po stronie MA, dla kont które w "Planie kont" mają zaznaczone pole wyboru "tworzyć płatność" i wyświetlenie tej wartości w kolumnie "Płatność" dla danego dowodu księgowego. Domyślnie pole wyboru "tworzyć płatności" jest wyłączone.

System czyści pola "Data od" i "Data do" w przypadku gdy wcześniej nastąpiła zmiana aktualnego okresu księgowego.

Jeżeli operator wypełni kontrolkę "Konta VAT" symbolami kont (może być kilka, po przecinku), system uwzględniająć pozostałe filtry wyświetli tylko te dowody księgowe, które na swoich pozycjach w polach "konto VAT ma" i "konto VAT wn" mają wpisaną wartość spoza zdefiniowanej wcześniej w filtrze listy. System dodatkowo pokaże te dowody, które mają poprawnie wypełnione na pozycjach pola z kontami VAT (z listy), ale nie mają zaznaczonej opcji "pobierać na rejestr".

Naciśnięcie <F3> spowoduje wyświetlenie listy wyszukiwanych dowodów księgowych:

Okno to udostępnia następujące funkcje:

Dodawanie nowego dowodu księgowego

Dowody księgowe tworzymy wykorzystując zdefiniowane wcześniej wzory dekretacji, których tworzenie opisane zostało w dziale "Księgowość. Dane podstawowe. Wzory dekretacji". Należy pamiętać, że nie jest możliwe utworzenie dowodu księgowego bez uprzedniego prawidlowego zdefiniowania wzoru dekretacji.

Aby wprowadzić nowy dowód księgowy należy z Menu wybrać polecenie "Dowody księgowe"---> funkcję "Dodaj" lub nacisnąć klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Nowy dowód księgowy":

Wybieramy odpowiedni wzór dekretacji (można go wpisać lub skorzystać z pomocniczego okna wyboru naciskając klawisz <F1>, datę (domyślnie system ustawia datę wpisaną w filtrze w polu "data od", lub bieżącą, jeżeli pole to pozostało puste, ale jest ona modyfikowalna) i zatwierdzamy klawiszem <Enter>. System wyświetli okno "Edycja dowodu księgowego". W zależności od tego, które pola są zaznaczone jako wymagalne w wybranym wzorze dekretacji w oknie tym będą one edytowalne.

Jeżeli wypełnimy pole "Treść" w naglowku dowodu to w przypdku gdy w pozycji dowodu jest konto wn lub konto ma i tresc wn lub tresc ma jest pusta, to wówczas jest przepisywana tresc z naglowka. Niedozwolone jest w treści używanie znaków: apostrof " ' " oraz backslash "\".

Data w polu "Data wystawienia" dokumentu domyślnie jest pusta. Termin płatności liczony jest na podstawie ilości dni wpisanych w danych do fakturowania w stosunku do daty wystawienia.

Jeżeli w oknie tym aktywne będą pola "konto" lub "termin zapłaty" , po wpisaniu symbolu kontrahenta pola te będą automatycznie wypełniane na podstawie danych do fakturowania tego kontrahenta zdefiniowanych uprzednio w module Dane podstawowe ---> Kontrahenci ---> Dane do fakturowania.

Jeżeli zaznaczony jest checkbox "nie pobierać projektów" to system nie kontroluje sum dla projektów podczas zamykania dowodu księgowego, jeżeli jest niezaznczony to system kontroluje sumy projektów - kontrola ta opisana jest w rozdziale "Dowody księgowe - podział na projekty".

Jeżeli we wzorze dekretacji z którego tworzony jest dowód księgowy, zaznaczone jest pole wyboru 'Podział na projekty' to w nagłówku dowodu pole 'projekt' jest edytowalne, system umożliwia skorzystanie z klawisza <F1> lub ikony celem wyboru projektu z listy zdefinowanych projektów.

Aby zapisać zmiany należy wybrać z Menu polecenie "Dowód"---> funkcję "Zapisz zmiany" lub nacisnąć klawisz <F5> lub z paska skrótów wybrać ikonę . W oknie "Edycja dowodów księgowych" pojawi się nowy dowód księgowy.

Aby cofnąć wprowadzone zmiany z Menu należy wybrać "Dowód"--->funkcję "Cofnij zmiany" lub nacisnąć klawisz <F8> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

Aby przejść do pozycji dowodu księgowego należy z Menu wybrać polecenie "Dowód" --->funkcję "Pozycje" lub nacisnąć klawisz <F6> lub ikonę . Można również mając kursor ustawiony w ostatnim edytowalnym polu nacisnąć klawisz <Enter> - system przeniesie nas do okna z listą pozycji dowodu.

W tym samym oknie bez konieczności powrotu do poprzedniego okna możemy edytować poprzedni (Menu--->Poprzedni lub klawisz <F11> lub ikona ) lub następny dowód księgowy (Menu--->Następny lub klawisz <F12> lub ikona ).

Uwaga: W trakcie zapisu nagłówka dowodu księgowego, znaki "złośliwe" występujące w polach tekstowych (Dokument/faktura. Treść itp) zamieniane są na znaki dozwolone. Zamieniane są znaki " ' " (apostrof) i " \ " (backslash), odpowiednio na " ` " i na " / " (slash). Dotyczy to również pól tekstowych w pozycjach dowodu księgowego.

Pozycje dowodu księgowego

Po przejściu do okna "Edycja pozycji dowodu księgowego" na liście widnieć będą pozycje wynikające ze wzoru dekretacji wybranego do utworzenia dowodu (minimum jedna).

W oknie "Edycja pozycji dowodu księgowego" dostępne są następujące funkcje:

  • dodawanie nowej pozycji dowodu księgowego

    Aby dodać nową pozycję do dowodu księgowego należy wybrać z Menu polecenie "Pozycja"--->"Dodaj" lub nacisnąć klawisz <Num+> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Edycja pozycji dowodu ":

    Dodawanie pozycji ikoną nie wymusza potwierdzenia zapisu poprzedniej pozycji. Należy jednak pamiętać, że po dodaniu kilku "pustych" pozycji i zrezygnowaniu z zapisu ostatniej, system usunie wszystkie dodane, "puste" pozycje.

    Przynajmniej jedna pozycja dodana jest domyślnie i wynika z wzoru dekretacji, który został wybrany do stworzenia dowodu księgowego. Zapisy kont mogą być puste lub uzupełnione kontami, które wpisaliśmy wcześniej we wzorze dekretacji. Jeżeli we wzorze dekretacji zaznaczono opcję "można dodawać pozycje", w dowodzie księgowym będzie można to zrobić. Jeżeli nie - system zaprotestuje przed dodaniem kolejnej pozycji, pokazując komunikat:

    Aby uzupełnić dane w pozycji dowodu księgowego (wpisać kwoty i konta), należy zaznaczyć ją na liście pozycji, a następnie z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Edytuj" lub nacisnąć klawisz <F4> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Edycja pozycji dowodu księgowego":

    Podczas wprowadzania danych operator może skorzystać z następujących udogodnień:

    • Podpowiedzi z planu kont: w zależności od tego ile znaków z konta operator wprowadził ręcznie, naciśnięcie klawisza <F1> przenosi go w odpowiednie miejsce planu kont bez konieczności edytowania jego całości (np. po wpisaniu syntetyki naciśnięcie <F1> spowoduje przeniesienie do wyboru analityki etc.)

    • Podczas edycji pozycji dowodu ksiegowego sprawdzane jest konto, czy jego końcówką powinien byc kontrahent? Jeżeli tak i kontrahent jest wypełniony w naglowku dowodu to kontrahent automatycznie jest dopisywany jako końcówka analitycznego konta księgowego. Tak się dzieje tylko dla kont rozpoczynających się na "2".

    • Jeżeli w danych podstawowych dowodu lub w jego pozycji wpisany jest symbol kontrahenta – naciśnięcie klawisza <F2> powoduje wczytanie tego symbolu w dowolne miejsce w koncie (np. w kontach rozrachunkowych)

    • Podczas wprowadzania kont Wn i Ma w pozycjach dowodu, automatycznie wyświetla się opis uwzgledniający nazwe z planu kont. Zawartosc grup analitycznych nie jest uwzgledniana. Opisy te wyświetlane są odpowiednio pod Kontem Wn i Kontem Ma.

    • Jeżeli wypełnimy pole "Treść" w naglowku dowodu to w przypdku gdy w pozycji dowodu jest konto wn lub konto ma i tresc wn lub tresc ma jest pusta, to wówczas jest przepisywana tresc z naglowka.

    • Wpisanie kwoty winien brutto lub z rozbiciem na VAT powoduje wczytanie kwoty brutto po stronie ma pod warunkiem, że pole kwota w tym polu jest zerowa (oczywiście kwota ta pozostaje modyfikowalna)

    • W sytuacji, kiedy wprowadzone zostało kilka pozycji mających wypełnioną tylko stronę winien, w pozycji, w której wypełniamy stronę ma naciśnięcie w polu kwota klawisza <F2> spowoduje wczytanie sumy kwot winien z pozycji poprzedzających pozycję „ma”

    • Wpisanie treści po stronie winien powoduje jej symultaniczne pojawianie się w polu treść po stronie ma pod warunkiem, że treść po stronie ma jest niewypełniona

    • W polach „SUMY” widać bieżącą sumę kwot wprowadzonych pozycji, która zmienia się symultanicznie podczas modyfikacji kwot w pozycji lub wprowadzania kwot w nowej pozycji (w ten sposób operator uzyskuje możliwość stałej kontroli poprawności wprowadzonych kwot bez konieczności powrotu do okna „Edycja dowodów księgowych”)

    • Jeżeli konto jest kontem rozrachunkowym odpowiednio po stronie Wn lub Ma, to pola "Rozrachunek Wn" i/lub "Rozrachunek Ma" są polami edytowalnymi i za pomocą klaiwsza <F1> system umożliwia wybór pozycji z rozrachunków i do odpowiedniego pola wzcytywany jest numer rozrachunku.

    • W oknie "Wybór rozrachunków" możliwe jest wybranie jednego jak i kilku rozrachunków. W celu zaznaczenia do wyboru kilku rozrachunków używamy klawisza "spacji" lub myszki poprzez dwuklik LKM. Zazaczone rozrachunki otrzymają zaznaczenie w kolumnie "Akt.". Naciśnięcie klawisza "Enter" spowoduje przeniesienie listy numerów rozrachunków do odpowiedniego pola "Rozrachunek" dowodu księgowego. W przypadku pojedynczego rozrachunku możmy go wybrać naciskając klawisz "Enter"

    • Jeżeli w pola Rozrachunek Wn i/lub Rozrachunek Ma wpiszemy błędny numer rozrachunku, system wyświetli komunikat informacyjny - Błędny numer rozrachunku.

    • Jeżeli pole "data księgowania kosztów" jest wypełniona to w "tabeli rs_operacje" zapisywane są pozycje dowodu wraz z "datą księgowania kosztów" datą z pozycji dowodu. Podobnie zapisywne są pozycje w tabeli "rs_rozrachunki". W tabeli "rs_stany_kont" kwoty z takich pozycji zapisywane są w roku i miesiącu wynikającym z daty księgowania kosztów.

    • Jeżeli w pozycji dowodu księgowego wypełnione jest konto VAT, system blokuje możliwość wprowadzenia daty księgowania kosztów innej niż data dowodu księgowego.

    • System kontroluje daty obowiązywania stawki VAT z datą wystawienia dowodu księgowego wpisanej albo w pozycji albo w nagłówku dowodu księgowego. Jeżeli data wystawienia dowodu księgowego jest pusta to daty obowiązywania stawek VAT kontrolowane są datą dowodu księgowego.

    • System umożliwia import dowodów księgowych z pliku txt. W czasie importu nagłówek dowodu uzupełniany jest o dane ze wzoru dekretacji, dotyczy to konta_id oraz rejestru_id.

    • System po zmianie symbolu kontrahenta w nagłówku dowodu księgowego, zmienia kaskadowo symbol kontrahenta w pozycjach dowodu oraz ewentualnie w numerach kont.

    • Data wystawienia dowodu przenosi się z nagłówka dowodu na jego pozycje, zarówno przy dodawniu jak i jej modyfikacji.

    • Jeżeli w pozycji dowodu księgowego - jest data księgowania kosztów w okresie innym niż bieżący, to klawisz F1 na koncie - dobrze pobierze dane i umożliwia edycję planu kont w odpowiednim okresie. W nagłowku okna planu kont wyświetlana jest data księgowania kosztów.

    • Jeżeli w pola "Projekt Wn" lub "Projekt Ma" wpiszemy lub wybierzemy z listy projekt, którego data jest wcześniejsza lub późniejsza od daty wystawienia dowodu księgowego, przy próbie zapisu pozycji dowodu system wyświetli stosowny komunikat o niezgodności daty dowodu księgowego z datami rozpoczęcia lub zakończenia projektu.

    • Jak uwzględnić zaliczkę w wielkości płatności za fakturę dostawcy?. W tym celu podczas wprowadzania dowodu księgowego należy wskazać rozrachunki do rozliczenia i wówcza ich kwota będzie odejmowana od kwoty przekazywanej do płatności. Kwota Wn z wybranych rozrachunków odejmowana jest od kwoty Ma z konta idącego do płatności.

    dane możemy zapisać z Menu wybierając polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Zapisz" lub naciskając klawisz <F5> lub z paska skrótów wybierając ikonę .

    Aby cofnąć wprowadzone zmiany z Menu wybieramy polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Cofnij" lub naciskamy klawisz <F8> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

    Bez konieczności powrotu do listy pozycji możemy edytować poprzednią lub następną pozycję dowodu księgowego naciskając odpowiednio <F11> (ikona ) lub <F12> (ikona ). Na widocznym w tle oknie z listą pozycji dowodu przechodzenie z pozycji do pozycji będzie symultanicznie odzwierciedlane (zaznaczony będzie wiersz z pozycją, którą aktualnie edytujemy). Chcąc z tego poziomu dodać kolejną pozycję naciskamy klawisze <Ctrl> + <+> lub ikonę . System doda pozycję identyczną z tą, którą aktualnie edytujemy. Dodawanie kolejnych pozycji może się również odbywać poprzez naciśnięcie klawisza <Enter> w ostatnim edytowalnym polu okna.

  • edycja pozycji

    Pozycje wybranego dowodu księgowego edytujemy poprzez wybranie z Menu polecenia "Dowody księgowe"--->funkcję "Pozycje" lub naciskając klawisz <F6> lub z paska skrótów wybierając ikonę :

  • usuwanie pozycji

    Chcąc usunąć pozycję w dowodzie księgowym należy w oknie "Edycja pozycji dowodu..." zaznaczyć daną pozycję i wybrać z Menu "Pozycja"--->funkcję "Usuń" lub nacisnąć klawisz <Num-> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System zażąda potwierdzenia chęci usunięcia wybranej pozycji:

    Pozycje z zerowymi kwotami są automatycznie usuwane z listy pozycji dowodu księgowego z wyjątkiem pozycji wynikających ze wzoru dekretacji – te jeżeli są niepotrzebne można usunąć jedynie poprzez naciśnięcie klawiszy <Ctrl> + <-> lub ikony .

  • import pozycji z piku CSV

    System umożliwia import pozycji dowodu księgowego z pliku csv. W tym celu należy zdefiniować nagłówek dowodu księgowego, przejść do jego pozycji (klawisz <F6>) i w oknie "Edycja pozycji dowodu..." należy wybrać z Menu polecenie "Pozycja"--->funkcję "Importuj plik CSV" lub nacisnąć klawisze <CTRL>+<I> lub ikonę . System wyśiwetli standardowe okno "Wybierz plik" umożliwiające określenie miejsca i nazwy pliku źródłowego i po jego otwarciu dokona importu pozycji i zapisze je w pozycjach dowodu zgodnie z kolejnością występowania wierszy w pliku źródłowym CSV. Poszczególne pola w pliku CSV powinny być oddzielone średnikiem (;) i występwować w następującej kolejności:

    "Nr konta";kwota wn;kwota ma;"Nazwa operacji gospodarczej"

    Należy pamiętać, że separatorem pozycji dziesiętnych w kwotach musi być znak kropki ".".

  • drukowanie listy pozycji

    Aby wydrukować wybrany dowód księgowy z wyszczególnionymi pozycjami w oknie "Edycja pozycji dowodu..." należy wybrać z Menu polecenie "Pozycja"--->funkcję "Drukuj listę" lub nacisnąć klawisze <CTRL>+<P> lub ikonę . System wyświetli okno zawierające opcje drukowania.

    Standardy systemu Anakonda związane z wyborem opcji wyduku zostały opisane w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Samouczek" --> "Opcje wydruku".

    Po zaznaczeniu wybranych opcji naciskamy "OK" potwierdzając wydruk lub rezygnujemy wybierając "Anuluj".

  • edycja pozycji poprzedniego/następnego dowodu księgowego

    Bez konieczności powrotu do okna "Edycja pozycji dowodu..." możemy tu również edytować dane dotyczące kolejnej pozycji dowodu ( Menu--->"Pozycja"--->Następna lub klawisz <F12>lub ikona ) lub poprzedniej pozycji ( Menu--->"Pozycja"--->Poprzednia lub klawisz <F11>lub ikona ).

Edycja danych podstawowych dowodu księgowego

Aby edytować dane podstawowe wybranego dowodu księgowego należy z Menu wybrać polecenie "Dowody księgowe"--->funkcję "Edytuj" lub nacisnąć klawisz <F4> lub z paska skrótów wybrać ikonę . W efekcie pojawia się okno:

W przypadku, gdy w systemie istnieje już w aktualnym okresie obrachunkowym podana para kontrahent - symbol dokumentu, system wyświetli informację:

UWAGA!!!! Dokument jest blokowany do edycji, jeżeli jest edytowany przez innego operatora!!!

Dowody księgowe - podział na projekty

Dla dowodów księgowych powstałych ze wzoru dekretacji, w którym zaznaczono pole "podział na projekty" isnieje możliwość zarejestowania podziału wartości dowodu na projekty. W tym celu należy wybrać z Menu polecenie "Dowody księgowe"--->"Dowody księgowe projekty" lub nacisnąć klawisz <F7> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Edycja dowodu księgowego projekty ":

W oknie tym wprowadzamy symbole projektu, kontrahenta, działu oraz handlowca przy czy istnieje możliwość skorzystania z klawisza <F1> i wyświetlenia tzw. help-u, czyli elemntów słownika dla danego pola. W oknie tym wprowadzamy również wartości Kwot dla stron Wn i Ma.

Konieczne do wypełnienia jest pole "Projekt" pola "Kontrahent", "Dział" i "Hadnlowiec" mogą pozozstać niewypełnione.

Jeżeli w nagłówku dowodu księgowego wypełnione jest pole "Projekt" i dla danego projektu istnieje podział ( Sprzedaż --> Projekty --> Działy F6 ) to system przepisuje domyślnie te wartości licząc przy tym odpowiednie wartości. Ze względu na możliwość wprowadzenia kilku symboli kont w nagłówku wzoru dekretacji w polu "zespół kont" dane pobierane są z tych pozycji dowodu, w których występują wymienione w zespole kont konta i wpisywane są sumy kwot dla tych kont po odpowiednich stronach winien i ma

Po wypełnieniu przez operatora okna "Edycja dowody księgowe projekty", podczas zamykania dowodu (W-G) system sprawdza, czy sumy kwot Wn i kwot Ma z tej tabeli zgadzają się z sumami tych kwot z pozycji dowodu, w których konta zaczynają się od tego zdefiniowanego we wzorze dekretacji jako początek konta. W przypadku niezgodności wyświetla się przykładowy komunikat o błędzie:

Warunki:

  • w nagłowku wzoru dekretacji musi byc zaznaczone pole "pdzial na projekty"

  • jeżeli zespoł kont w "4" lub "5" to suma projektów kwota_wn powinna być równa sumie kwot dla odpowiednich kont

  • jeżeli zespol kont' w '7' to suma projektow kwota_ma powinna byc równa sumie kwot ma dla odpowiednich kont, nie dotyczy to zamykania dowodów księgowych utworzonych w wyniku dekretacji dokumentów magazynowych w tym przyadku system dopuszcza i kontroluje kwoty Wn dla zespołu kont '7', a nie kwoty Ma jak to ma miejsce w przypadku pozostałych dowodów księgowych

Jeżeli w dowodzie księgowym będącym w stanie "G" modyfikowane jest okno "Edycja dowody księgowe projekty" to po zapisie tych zmian dowód księgowy automatycznie zmienia stan z "G" na "W", celem umożliwienia przeprowadzenia ponownej kontroli poprawności danych.

Kopiowanie dowodu księgowego

System umożliwia skopiowanie wprowadzonego wcześniej dowodu księgowego. Aby to zrobić zaznaczamy na liście dowód, który ma być skopiowany, a następnie z Menu wybieramy polecenie "Dowód" ---> funkcję "Kopiuj" lub naciskamy klawisze <Ctrl> + <Enter> lub ikonę .

System wyświetli okno:

Jak widać na ilustracji w trakcie kopiowania operator może zmienić symbol dowodu księgowego i jego datę. Aby zatwierdzić wprowadzone dane należy nacisnąć klawisz <Enter> w polu "Data". Dowód zostanie skopiowany i pojawi się na liście dowodów księgowych.

Dekretacja automatyczna

Dekretacja automatyczna pozwala na zadekretowanie według wybranego wzoru dekretacji faktur sprzedaży i dokumentów magazynowych, które istnieją w bazie (tworzenie wzorów automatycznej dekretacji faktur i dokumentów magazynowych opisano w rozdziale "Księgowość. Wzory dekretacji. Wzory automatycznej dekretacji faktur i dokumentów magazynowych".

Aby dokonać automatycznej dekretacji należy z Menu wybrać polecenie "Dowody księgowe"--->funkcję "Dekretacja automatyczna" lub nacisnąć klawisze <Ctrl>+<A> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

System wyświetli okno "Automatyczna dekretacja", w które należy wprowadzić odpowiedni wzór dekretacji oraz zakres dat:

Naciśnięcie <F1>lub ikony w polu 'Wzór dekretacji' pozwoli nam skorzystać z okna wyboru wzoru dekretacji. Po zaakceptowaniu klawiszem <Enter> system wyświetli komunikat potwierdzający wykonanie automatycznej dekretacji lub pokaże listę błędów, które miały miejsce podczas dekretowania dokumentów.

W oknie "Edycja dowodów księgowych" pojawi się lista zadekretowanych nowych dowodów księgowych.

Podczas automatycznej dekretacji dokumentów magazynowych z zerową wartością stan dokumentu zmienia się na 'K' i nie tworzą się dla nich dowody księgowe.

Należy pamiętać, że w momencie automatycznej dekretacji system sprawdza czy wszystkie faktury, korekty i dokumenty magazynowe poprzedzające wybrany do dekretacji okres są zadekretowane czyli są w stanie "K" oraz czy wszystkie powyższe dokumenty w wybranym okresie są zamknięte czyli są w stanie "Z". Sprawdzanie to odbywa się w ramach grupy faktur należących do wybranego wzoru dekeratcji. Bez spełnienia tych warunków dekretacja będzie niemożliwa.

Należy zwrócić szczególną uwagę na pozycje wzoru dekretacji dokumentów. Jeżli we wzorze nie zostanie dodana choćby jedna pozycja system zwróci błąd: "Brak pozycji na wzorze dekretacji"

W dowodach księgowych powstałych po dekretacji dokumentów magazynowych wpisana jest zawsze waluta PLN i kurs 1,0000. Numer faktury przenoszony z dokumentow magazynowych na dowody ksiegowe zawiera pierwsze 20 znaków z 70 występujących w dokumentach magazynowych.

W czasie procesu dekretacji automatycznej system rozbija procentowe udziały przychodów i kosztów w zależności od definicji w module projekty-działy (Sprzedaż --> Projekty --> Działy). Jeżeli w oknie "Projekty - Działy" nie ma rozbicia to system pobiera dział wiodący z okna "Projekt" i wylicza 100% wartości. Działa to tylko wówczas kiedy wzór dekretacji automatycznej ma zaznaczone pole wyboru "Podział na projekty". Jeżeli jest zaznaczenie "Podział na projekty", a nie ma rozbicia na działy jak również działu wiodącego to dekretacja automatyczna jest przerywana. Faktury i korekty faktur są sprawdzane czy jest zdefinowany zespół kont "7" i pobierana jest strona Ma, natomiast dokumenty magazynowe są sprawdzane czy jest zespół kont "4" i strona Wn.

W przypadku dekretowania dokumentów magazynowych typu MM, w treść dowodu księgowego automatycznie wpisuje sie identyfikator magazyny skąd oraz identyfikator magazynu dokąd.

Usuwanie dowodu księgowego

Aby usunąć dowód księgowy należy zaznaczyć go na liście w oknie "Edycja dowodów księgowych" a następnie z Menu wybrać polecenie "Dowody księgowe"--->funkcję "Usuń" lub nacisnąć klawisz <Num -> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System pokaże komunikat z ostrzeżeniem, że usunięcie dowodu księgowego spowoduje usunięcie wszystkich danych wybranego dokumentu i zażąda potwierdzenia chęci usunięcia dowodu:

UWAGA! Możliwe jest usunięcie jedynie dowodu księgowego w stanie "W".

Zamykanie dowodu księgowego

Kontrola dowodu księgowego daje możliwość sprawdzenia czy dowód księgowy został prawidłowo wprowadzony. Kontrolę dowodu można przeprowadzić na dwa sposoby:

  • W oknie "Edycja dowodów księgowych" zaznaczamy wybrany dowód i z Menu wybieramy polecenie "Dowody księgowe"--->funkcję "Przygotowanie dowodu" lub naciskamy klawisze <Ctrl>+<+> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

  • W oknie "Edycja pozycji dowodu..." z Menu wybieramy polecenie "Dowód"--->funkcję "Kontroluj dowód" lub naciskamy klawisze <Ctrl>+<+> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

Kontrolując dowód zmieniamy stan danego dowodu księgowego. Możliwe wartości to: W - wprowadzony, G - gotowy do zapisu, Z - zapisany do kartotek. Dopiero ostateczne zamknięcie dowodu księgowego (stan "Z") powoduje, że kwoty z dowodu znajdą się na konkretnych kontach.

W dowodzie księgowym będącym w stanie "G" możemy dodawać i usuwać pozycje oraz edytować jego nagłówek i pozycje, w takich przypadkach system sam automatycznie zmienia stan takiego dowodu ze stanu "G" na stan 'W".

Dowód księgowy będący w stanie "Z" nie jest możliwy do edycji, do takiego dowodu nie możemy również dodać ani usunąc pozycji.

Istnieje również możliwość grupowego zamykania dowodów księgowych. Aby to zrobić podczas filtrowania w oknie "Edycja dowodów księgowych" musi być podany stan dowodów. Wtedy, aby zamknąć dowody w ten sposób sfiltrowane należy z menu wybrać polecenie "Dowody księgowe" ---> funkcję "Przygotowanie dowodów z tabeli" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <G> lub ikonę .

Dokument BK - "Bilans otwarcia - korekta" można zamknąc bez wprowadzania jednej ze stron, jeżeli kwota jest równoa 0.

Przy zamykaniu dowodu księgowego system kontroluje, czy w dowodzie jest wypełniona treść. Jeżeli wpisane jest konto i przy nim kwota, to podczas kontroli sprawdzana jest tresc (Wn i Ma) i jeżeli jest brak treści to wyświetlany jest komunukat o braku treści.

Podczas zamykania dowodu księgowego z "W' na 'G' system między innymi kontroluje:

  • Czy istnieje okres obrachunkowy o zakresie dat, w którym zawiera się data księgowania kosztów?

  • Czy dowód księgowy bilansuje się całościowo (suma kwot wn i ma z wszystkich pozycji) z uwzględnieniem kont pozabilansowych?

  • Czy pozycje z wypełnioną datą księgowania kosztów bilansują się (grupowanie po dacie księgowania kosztów)? System umożliwia wprowadzanie różnych dat księgowania kosztów w różnych okresach (jeżeli utworzone) z uwzględnieniem kontroli bilansowania się w obrębie danej daty

  • System dopuszca kontrolę konta, które jest w planie kont w okresie zawierającym datę ksiegowania kosztow, a nie ma go w planie kont z okresu dowodu księgowego.

  • System sprawdza, czy w nagłówku zamykanego dowody księgowego nie jest wpisany symbol faktury już zaksięgowanej.

System podczas zamykania dowodu księgowego sprawdza, czy tworzona płatność jest poprawna. (np. nie zaznaczenie w edycji konta checkbox-a "tworzyć płatność") i jezeli nie to wyświetla komunikat:

i zamykanie dowodu księgowego zostaje przerwane.

Oto komunikaty błędów, które mogą pojawić się podczas zamykania dowodu księgowego z 'W' na 'G':

Błędy ogólne :

  • Niepoprawne identyfikatory dowodu - należy sprawdzić symbol, datę i numer dowodu księgowego

  • Dowód już jest sprawdzony - dowód księgowy jest już w stanie 'G'

  • Nie można zamknąć dowodu - dowód nie jest w stanie W - należy odświeżyć okno (w tym celu należy dwukrotnie nacisnąć klawisz <F3>)

  • Brak pozycji na dowodzie księgowym - należy wprowadzić pozycje dowodu księgowego

Błędy dla dowodu księgowego 'BO':

  • Uwaga: została zmieniona data dowodu BO - konieczna ponowna kontrola.

  • W pozycji "+PozD+"/"+PPozD+" jest wpisana data księgowania kosztów

  • Brak konta Wn dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"

  • Brak konta Ma dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"

  • Niepoprawna definicja konta Wn dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"

  • Brak kwoty Wn dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"

  • Konto Wn "+KontoWn+" dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+" nie jest księgowane.

  • Niepoprawna definicja konta Ma dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD

  • Brak kwoty Ma dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+"

  • Konto Ma "+KontoMa+" dla pozycji "+PozD+"/"+PPozD+" nie jest księgowane.

  • Brak zapisów syntetyki po stronie Wn

  • Brak zapisów syntetyki po stronie Ma

  • Kwota Syntetyki Wn = "+str(SBilansowaWn)+", Kwota Syntetyki Ma = "+str(SBilansowaMa)+", różnica = "+str(Roznica)

  • Występuje analityka dla konta Wn "+kl+" dla pozycji "+Poz

  • Występuje analityka dla konta Ma "+kl+" dla pozycji "+Poz

  • Brak zapisu w syntetyce dla kont Wn z syntetyką "+Synt+" pozycja "+Poz

  • Niezgodna suma syntetyki i analityki dla kont z syntetyką Wn "+Synt+" o "+Rozn

  • Brak zapisu w syntetyce dla kont Ma z syntetyką "+Synt+" pozycja "+Poz

  • Niezgodna suma syntetyki i analityki dla kont z syntetyką Ma "+Synt+" o "+Rozn

Błędy dla pozostałych dowodów księgowych:

  • Błędny vat :"+str(VatD)+" dla sumy netto :"+str(SumaD)+" i vatu : "+str(StawkaD)+" w pozycjach "+str(PozP)+"-"+str(PozK)

  • Brak kont dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak konta Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak konta Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak konta VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak konta VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak kwoty Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak treści Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Konto Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane

  • Brak kwoty Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak treści Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Konto Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane

  • Brak kwoty VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Konto VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane

  • Brak sposobu rozliczenia VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Niepoprawna stawka VAT Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Niezgodność kwoty Wn, stawki Vat i kwoty VAT o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • W pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" wpisano konto vat wn mimo podanej daty księgowania kosztów : "+DataKsiegK

  • Brak kwoty VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Konto VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" nie jest księgowane

  • Brak sposobu rozliczenia VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Niepoprawna stawka VAT Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Niezgodność kwoty Ma, stawki Vat i kwoty VAT o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • W pozycji "+Poz+"/"+PPoz+" wpisano konto vat ma mimo podanej daty księgowania kosztów : "+DataKsiegK

  • Niepoprawny kurs waluty Wn dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Niezgodność kwoty Wn, kursu waluty i kwoty w walucie o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Niepoprawny kurs waluty Ma dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Niezgodność kwoty Ma, kursu waluty i kwoty w walucie o więcej niż 1 ("+str(Kw)+") dla pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak definicji konta Wn "+KontoWn+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak definicji konta Ma "+KontoMa+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak definicji konta Vat Wn "+KontoVatWn+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz

  • Brak definicji konta Vat Ma "+KontoVatMa+" w okresie księgowym "+Okres+" dla daty księgowania kosztów :"+DataKsiegK+" z pozycji "+Poz+"/"+PPoz "

  • Dowód się nie bilansuje. Kwota Wn ="+str(SBilansowaWn)+", Kwota Ma="+str(SBilansowaMa)+", różnica ="+Roznica "

  • Niezgodne sumy kwot dla daty księgowania kosztów : "+data+" Wn: "+str(KwWn)+" Ma: "+str(KwMa)

W sytuacji kiedy w module księgowym pracuje jednocześnie wielu operatorów możliwe jest, podczas zamykania dowodu księgowego pojawienie się komunikatu: "Nie można zablokować stanów kont. Spróbuj za chwilę". Stany kont są blokowane podczas zamykania dowodu na potrzeby aktualizacji tabeli o nowe dane. W przypadku pojawienia się takiego komunikatu należy ponowić próbę zamknięcia dowodu księgowego.

Zamykanie grupowe

System Anakonda oferuje możliwość grupowego zamykania dowodów księgowych. W przypadku chęci użycia tej funkcji niezbędne jest przefiltrowanie dowodów księgowych po ich stanie.

Chcąc grupowo zamknąć wyświetlone dowody księgowe, operator powinien wybrać z zakładki "Dowody księgowe" polecenie "Zamknij dowody z tabeli". Może również użyć skrótu klawiszowego <CTRL + G> albo skorzystać z ikony znajdującej się na toolbarze okna. System wówczas wyświetli okno dialogowe:

Wybranie opcji "Wykonaj teraz" spowoduje natychmiastowe uruchomienie funkcji zamykającej dowody księgowe.

Opcja "Wykonaj o określonej godzinie" używa mechanizmu harmonogramu zadań i jest obłożona pewnymi warunkami. Nie jest ona dostępna dla superużytkownika anakonda. Jeżeli wpisana przez operatora godzina zawarta będzie w przedziale 07-16 system, ze względu na możliwość zwolnienia pracy serwera, wyświetli komunikat:

Potwierdzenie jest konieczne.

Następnie system wyświetli do akceptacji informację, która dostaną wszyscy zalogowani w systemie operatorzy:

Potwierdzenie zapisze odpowiednią funkcję w harmonogramie zadań i wykona się ona o określonej przez operatora godzinie.

W przypadku braku możliwości zamknięcia któregoś z dowodów księgowych w grupie (np. błędne kwoty), system zamknie resztę (o ile jest to możliwe). Dodatkowo, jeżeli operator wybrał opcję "wykonaj teraz", Anakonda po zamknięciu grupy wyświetli raport wskazujący dowody księgowe, które z różnych względów zamknięte być przez system nie mogły.

Drukowanie dowodów księgowych

Aby wydrukować listę dowodów księgowych w oknie "Edycja dowodów księgowych" należy z Menu wybrać polecenie "Dowody księgowe"--->funkcję "Drukuj listę" lub nacisnąć klawisze <CTRL>+<P> lub ikonę . System wyświetli okno zawierające opcje drukowania.

Standardy systemu Anakonda związane z wyborem opcji wyduku zostały opisane w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Samouczek" --> "Opcje wydruku".

Po zaznaczeniu wybranych opcji naciskamy "OK" potwierdzając wydruk lub rezygnujemy wybierając "Anuluj".

Import dokumentów z pliku

W systemie istnieje możliwość zaimportowania dowodów księgowych z pliku tekstowego za pomoca funkcji "Importuj dokumenty z pliku". Plik taki musi mieć odpowiedni format (poszczególne kolumny oddzielone średnikiem):

  1. Pierwszy wiersz informujący że jest nowy dokument:

    'N'; kolejny numer dokumentu; liczba pozycji w dokumencie

  2. Drugi wiersz nagłówka:

    Dowód ID;Nazwa ID;DATA;Symbol dokumentu;Data wystawienia;Data wpływu;Termin płatności;Data zapłaty; Identyfikator kontrahenta; Symbol rejestru; Data rejestru;Identyfikator projektu; Identyfikator konta;Treść

  3. Trzeci wiersz to pozycje dokumentu:

    Symbol dokumentu;Data wystawienia;Data wpływu;Termin płatności;Data zapłaty;Identyfikator kontrahenta;Konto Wn;Kwota Wn; Konto VAT Wn;Kwota VAT Wn;Stawka VAT Wn; Treść Wn;Projekt Wn;Sposób rozliczenia;Waluta Wn;Kurs Wn;Kwota Walutowa Wn; Czy koszt uzyskania przychodu;Konta Ma;Kwota Ma;Konto VAT Ma;Kwota VAT Ma;Stawka VAT Ma;Treść Ma;Projekt Ma;Waluta Ma;Kurs Ma;Kwota Walutowa Ma;Czy przychód podlega opodatkowaniu

Na końcu pliku musi być umieszczone słowo 'KONIEC' oraz po apostrofie liczba importowanych dowodów (funkcja kontrolna).

Wartości pól tekstowych powinny być umieszczone w apostrofach.

System sprawdza czy we wzorze dekretacji jest waluta PLN. Jeżeli tak to mimo wszystko uzupełnia kwoty walutowe wartością z kwot w PLN. Jest to konieczne do zachowania spójności bazy danych. Operator nie widzi żadnych konsekswencji z tym związanych.

Przykład pliku do importu: