Dokumenty magazynowe

Program realizuje wszystkie funkcje wymagane przez gospodarkę magazynową i zapewnia uzyskanie odpowiednich danych. W programie można zdefiniować dowolną ilość magazynów. Dla każdego z nich prowadzone są indywidualne stany magazynowe, dzięki czemu możliwe jest określenie stanu dla danego magazynu na dowolny dzień. Dzięki dokładnemu zdefiniowaniu danych artykułów występujących w magazynach (np. wersja cenowa, nr serii, data ważności/przydatności do spożycia) możliwe jest łatwe wyszukanie i edytowanie dokumentów wg określonych parametrów.

Moduł umożliwia wystawianie wszelkiego rodzaju dokumentów magazynowych, np:

Edycja dokumentów magazynowych

Aby rozpocząć pracę w części "Dokumenty magazynowe", należy w oknie głównym programu wybrać przycisk "Magazyny" - klawisz <F4>,a następnie w oknie, które się pojawi - przycisk "Dokumenty magazynowe" - klawisz <F2>.

W efekcie wyświetlone zostanie okno "Edycja dokumentów magazynowych".

Wypełniając poszczególne pola i wybierając z Menu ---> Dokument ---> Filtruj lub naciskając klawisz <F3> lub na pasku skrótów wybierając ikonę możemy wyszukać interesujące nas dokumenty magazynowe pod warunkiem, że operator ma do tych dokumentów uprawnienia.

Zaznaczenie pola kontrolnego (checkbox) "Niezamknięte" spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów magazynowych w stanie "W" i "G".

Zaznaczenie pola kontrolnego (checkbox) "Niewysłane towary" spowoduje wyświetlenie dokumentów, które mają przypisaną przesyłkę w stanie "W" i tych których nie mają przypisanych przesyłek.

Jeżeli naciśniemy <F3> pozostawiając wszystkie pola puste, system zażąda podania jakiegokolwiek filtra, gdyż w przeciwnym wypadku dane nie zostaną pobrane, wyświetlając komunikat:

Naciśnięcie <F3> powoduje wyświetlenie rozwiniętej wersji okna "Edycja dokumentów magazynowych", które udostępnia nam wiele opcji.

Lista dokumentów magazynowych wyświetlana jest według klucza sortowania zawierjącego: symbol magazynu, rodzaj dokumentu, data i numer dokumentu.

Tabela z listą dokumentów magazynowych zawiera kilkanaście kolumn, w których umieszczone są wszystkie dane konkretnego dokumentu magazynowego:

  1. S - stan dokumentu magazynowego (możliwe wartości to W - wprowadzony, G - sprawdzony i gotowy do zapisu, Z - zapisany do magazynu/zamknięty, K - pobrany do księgowości)

  2. Mag - symbol magazynu

  3. Typ - typ dokumentu magazynowego (np. PZ, WZ, PW, RW, MM)D

  4. Data - data wprowadzenia dokumentu magazynowego

  5. Nr - numer kolejny dokumentu magazynowego w ramach magazynu, typu dokumentów magazynowych i dnia

  6. Skąd - symbol magazynu z którego wydaje się towar

  7. Dokąd - symbol magazynu do którego przyjmuje się towar

  8. Nr d. - numer dokąd ( w magazynie do którego kierowany jest towar, dokumentowi nadawany jest osobny numer)

  9. Kontrahent - identyfikator kontrahenta od którego przyjmowany jest towar lub dla którego wydawany jest towar

  10. Wersja - identyfikator wersji cenowej wg której ma być wyceniany dokument. Jeżeli pole to jest wypełnione, to wówczas system automatycznie pobiera odpowiednie ceny dla artykułów

  11. Waluta - symbol waluty, w której dodatkowo wyceniany jest dokument

    Kolumny dotyczące faktur sprzedaży:

  12. Faktura/Korekta - symbol faktury lub korekty utworzonej z dokumentu magazynowego

  13. Zlecenie - numer zlecenia (patrz "Dane podstawowe" ---> "Słowniki" ---> "Numery zleceń")

    Kolumny dotyczące faktur zakupu kontrahenta:

  14. Faktura - numer faktury wystawionej poza programem Anakonda

  15. Waluta - symbol waluty zdefiniowanej w fakturze

  16. Wartość wal. - wartość w zdefiniowanej walucie

    Kolumny dotyczące przesyłek magazynowych:

  17. Data przesyłki - data wystawienia przesyłki magazynowej związanej z dokumentem magazynowym

  18. Numer przesyłki - numer przesyłki magazynowej związanej z dokumentem magazynowym.

Tworzenie nowego dokumentu magazynowego

Aby utworzyć nowy dokument magazynowy, należy z Menu wybrać polecenie Dokument ---> opcję Dodaj, lub nacisnąć klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Pojawi się wówczas okno "Nowy dokument magazynowy":

Należy uzupełnić poszczególne pola wpisując nr magazynu, typ dokumentu magazynowego co powoduje automatyczne ukazanie się opisów w polach obok (w obu przypadkach można skorzystać z funkcji wyszukiwania naciskając ikonę ), a następnie datę i numer dokumentu magazynowego.

Jeżeli operator ma uprawnienia tylko do jednego magazynu - symbol magazynu wypełniany jest automatycznie i jest nieedytowalny.

Przemieszczanie się z jednego pola do drugiego można uzyskać naciskając <Enter> lub klikając myszką na poszczególne pola.

Zatwierdzamy zmiany naciskając <Enter>, co powoduje pojawienie się okna "Dokument", którego pola uzupełniamy kolejnymi danymi dokumentu.

W typach dokumentów magazynowych definiuje się jakie pola muszą być wypełnione. Bez ich wypełnienia system nie pozwoli zamknąć dokumentu magazynowego.

W polach tekstowych niedozwolone zanaki ' oraz \ automatycznie, przy zapisie zmieniane są na ` lub /.

Jeżeli wypełnione jest pole "Nr faktury" system sprawdza, czy na innym dokumencie magazynowym dla danego kontrahenta nie figuruje już w tym roku ten sam symbol. Jeżeli tak - zostanie wyświetlona informacja:

Jeżeli w pole "Projekt" wpiszemy lub wybierzemy z listy projekt, którego data jest wcześniejsza lub późniejsza od daty wystawienia dokumentu magazynowego, przy próbie zapisu nagłówka dokumentu, system wyświetli stosowny komunikat o niezgodności daty dokumentu magazynowego z datami rozpoczęcia lub zakończenia projektu.

Opcję "nocny" zaznaczamy jeżeli na dokument magazynowy mają być pobierane artykuły w wersji cenowej zdefiniowanej dla przerzutów nocnych w danym oddziale w module "Kierowcy - Wersje" (Dane podstawowe ---> Dane pomocnicze---> Kierowcy - wersje).

Opcję "LIFO" zaznaczamy jeżeli artykuły mają być wydawane z magazynu wg metody "LIFO" (od najmłodzych przyjęć do magazynu). Standardowo, bez zaznaczenia tej opcji, artykuły wydawane są wg metody 'FIFO' (od najstarszych przyjęć do magazynu).

Aby na dokumentach rozchodowych wydawane były artykuły, które zostały najwczęsniej przyjęte w ramach firmy, należy w danych podstawowych firmy zaznaczyć opcję "wydawanie wg daty wejścia".

Jeżeli w definicji magazynu nie zaznaczono pola "Stosować ceny" to niżej wymienione pola zablokowane są do edycji:

  • W nagłówku dokumentu - waluta i wersja cenowa

  • W pozycjach dokumnetu - cena, cena2 (jeżeli zdefiniowano obsługę dwóch jednostek miar)

Jeżeli Kontrahent dla którego tworzymy dokument magazynowy ma przekroczoną wartość zaległości przyznanego limitu (Dane Podstawowe --> Kontrahenci --> Dane do fakturowania --> Max wartość) system wyświetli okno "Co robić" z informacją o wykorzystaniu limitu:

Po wybraniu odpowiedzi "Tak" system wyświetli okno "Przeglądanie zaległości" z zaległościami wybranego Kontrahenta, wybranie odpowiedzi "Nie" spowoduje dalsze dodawanie dokumentu magazynowego.

W przypadku dodowania dokumentu MM magazyny "skąd" i "dokąd" muszą być tego samego typu, tzn. pole "Stosować ceny" musi być jednakowo zaznaczone w obu tych magazynach.

Okno to oferuje nam następujące opcje:

  1. wprowadzonych danych.

    W tym celu z Menu należy wybrać polecenie "Dokument" ---> opcję "Zapisz zmiany" lub użyć klawisza <F5> lub z paska skrótów wybrać ikonę . W efekcie nowy dokument pojawia się na liście dokumentów magazynowych w oknie "Edycja dokumentów magazynowych".

  2. Cofnięcie zmian.

    Z Menu należy wybrać polecenie "Dokument" ---> opcję "Cofnij zmiany" lub użyć klawisza <F8> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

  3. Opis dokumentu.

    Z Menu należy wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Opis dokumentu" lub użyć klawiszy <Ctrl> + <F4> lub z paska skrótów wybrać ikonę . W oknie, które się pojawi należy wpisać niezbędny dla dokumentu opis, który widoczny będzie na wydruku dokumentu.

  4. Bezpośrednie przejście do poprzedniego ( Menu ---> "Dokument" --->"Poprzedni dokument" lub klawisz <F11> lub ikona ) lub następnego dokumentu ( Menu ---> "Dokument" ---> "Następny dokument" lub klawisz <F12> lub ikona ).

  5. Edycja pozycji dokumentu.

    W tym celu należy z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> opcję "Pozycje dokumentu" lub nacisnąć klawisz <F6> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

    Dalej należy postępować wg opisu zawartego w rozdziale "Pozycje dokumentu magazynowego".

    Dokument "Korekta zaokrągleń". Jeżeli wybierzemy do tworzenia dokument o typie "K". System wyświetli okno:

    System kontroluje czy podana data jest ostatnim dniem miesąca. W oknie tym należy wprowadzić maksymalną ilość i maksymalną wartość poniżej której zaokrąglać. System liczy stan magazynu na podany dzień i jako pozycje dokumentu magazynowego tworzy te, dla których w jednej JM jest 0 a w drugiej JM nie i te dla których ilość wynosi zero, a wartosc <> 0 Dokument taki od razu jest zamykany.

Kopiowanie dokumentu magazynowego

Program umożliwia nam również skopiowanie istniejącego już dokumentu magazynowego. Jest to duże ułatwienie dla operatora, który wprowadzając podobny dokument nie musi za każdym razem wpisywać tych samych danych, a może ograniczyć się jedynie do modyfikacji danych różniących się w danych dokumentach. Ma to szczególnie zastosowanie w przypadku dokumentów "MM", kiedy np. towar wyprowadzany jest tym dokumentem z "magazynu skąd" do "magazynu w drodze", a następnie z "magazynu w drodze" do "magazynu dokąd". W tym przypadku zmieniają się tylko symbole magazynów, bezcelowym byłoby więc ponowne wprowadzanie tych samych danych.

Aby skopiować dokument magazynowy należy zaznaczyć go L-kliknięciem na liście dokumentów w oknie "Edycja dokumentów magazynowych", a następnie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Kopiuj" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <Enter> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Pojawi się wówczas okno "Kopiowanie dokumentu magazynowego":

W poszczególnych polach widnieją dane kopiowanego dokumentu. W miarę potrzeb możemy je zmodyfikować przechodząc do kolejnych pól za pomocą strzałek. Na koniec, naciśnięcie klawisza <Enter> zatwierdza kopiowanie dokumentu i nowy dokument pojawia się na liście dokumentów magazynowych.

Kolejne dane dokumentu możemy edytować i modyfikować z Menu wybierając polecenie "Dokument" ---> funkcję "Dane podstawowe" lub naciskając klawisz <F4> lub z paska skrótów wybierając ikonę .

Dane podstawowe dokumentu magazynowego

Chcąc edytować dane podstawowe konkretnego dokumentu magazynowego, zaznaczamy go kliknięciem na liście dokumentów w oknie "Edycja dokumentów magazynowych", a następnie z Menu wybieramy polecenie "Dokument" ---> funkcję "Dane podstawowe", lub naciskamy klawisz <F4> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . Pojawia się okno zawierające podstawowe dane dokumentu.

UWAGA!!!! Dokument jest blokowany do edycji, jeżeli jest edytowany przez innego operatora!!!

Chcąc edytować poszczególne pozycje dokumentu magazynowego postępujemy wg opisu przedstawionego w rozdziale "Pozycje dokumentu magazynowego".

Uwaga! W przypadku wypełnienia pola "Wersja cenowa", nie można edytować cen na pozycjach rozchodowych dokumentów magazynowych.

Zamykamy okno klawiszem <Esc> lub z Menu wybierając polecenie "Plik" ---> funkcję "Zamknij".

Zmiana klucza dokumentu magazynowego

Chcąc zmienić tzw. klucz dokumentu magazynowego, na który składają się: identyfikator magazynu, typ dokumentu magazynowego, data wprowadzenia dokumentu i jego numer, należy z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Zmiana klucza" lub nacisnąć klawisz <F5> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Powoduje to pojawienie się okna:

Wprowadzone zmiany zatwierdzamy klawiszem <Enter>. System wyświetli ostrzeżenie o długotrwałości tych zmian, ponieważ klucz będzie musiał być zmieniony we wszystkich dokumentach systemu, w których występuje:

Jeżeli mimo to decydujemy się na dokonanie zmiany wybieramy przycisk "Tak" (klawisz <T>) lub rezygnujemy wybierając "Nie" (klawisz <N>).

Uwaga:

  • Jeśli w dokumencie magazynowym wypełnione są lokacje, to nie można zmienić symbolu magazynu w kluczu dokumentu

  • Jeśli w dokumencie magazynowym wypełnione są lokacje, to można zmienić symbol dokumentu, ale tylko w ramach typu (np. z PZ na PW - oba dokumenty przychodowe)

Usuwanie dokumentu magazynowego

Jedynie dokument magazynowy w stanie "W" jest możliwy do usunięcia. Aby to zrobić, należy w oknie "Edycja dokumentów magazynowych" zaznaczyć kliknięciem dokument, który chcemy usunąć, a następnie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Usuń" lub nacisnąć klawisz <Num -> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Spowoduje to pojawienie się komunikatu:

Potwierdzamy usunięcie dokumentu wybierając "Tak" (klawisz <T>) lub rezygnujemy naciskając "Nie" (klawisz <N>).

WAŻNE: Należy pamiętać, że dokument magazynowy nie zostanie usunięty jeżeli istnieje utworzony a nie zamknięty spis z natury dotyczący usuwanego dokumentu.

Pozycje dokumentu magazynowego

Aby otworzyć okno edytujące pozycje dokumentu należy z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> opcję "Pozycje dokumentu" lub nacisnąć klawisz <F6> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

Tabela ta zawiera następujące informacje o pozycjach dokumentów magazynowych:

  1. Poz. - numer pozycji (pozycje są numerowane automatycznie od "1")

  2. Pp. - numer podpozycji ( w przypadku dokumentów rozchodowych lub dokumentów przesunięcia międzymagazynowego możliwe jest rozbicie pozycji na podpozycje)

  3. Artykuł - identyfikator i opis artykułu

  4. Ilość1 - ilość artykułu w 1 jednostce miary

  5. Cena1 - cena artykułu w 1 jednostce miary (nieedytowalna na dokumentach rozchodowych, jeżeli w nagłówku wypełniono pole "Wersja cenowa")

  6. Jm 1 - 1 jednostka miary

  7. Ilość2 - ilość artykułu w 2 jednostce miary

  8. Cena2 - cena artykułu w 2 jednostce miary (nieedytowalna na dokumentach rozchodowych, jeżeli w nagłówku wypełniono pole "Wersja cenowa")

  9. Jm 2 - 2 jednostka miary

  10. Nr serii - numer serii ( wymagany jest, jeżeli w danych artykułu zaznaczona jest opcja wymagany numer serii). Pole to musi być wypełnione na dokumentach przychodowych. Na dokumentach rozchodowych system sam pobiera numer serii z magazynu)

  11. Termin - termin przydatności (wymagany jest, jeżeli w danych artykułu zaznaczona jest opcja wymagany termin przydatności. Pole musi być wypełnione na dokumentach przychodowych, na rozchodowych system sam pobiera termin przydatności z magazynu.

  12. Artykuł - powtórzony dla ułatwienia odczytu tabeli identyfikator i opis artykułu

  13. Dok. przychodowy - nr dokumentu przychodowego dla danego artykułu wpisywany przez system w przypadku wydawania artykułu lub przesunięcia międzymagazynowego.

  14. Lokacja dokąd/skąd - symbol lokacji dokąd dla dokumentów przychodowych i skąd dla dokumentów rozchodowych.

Okno "Edycja pozycji dokumentu" udostępnia następujące funkcje:

  • Dodanie nowej pozycji.

    W tym celu z Menu wybieramy polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Dodaj" lub naciskamy klawisz <Num +> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . Pojawia się okno "Dodawanie nowej pozycji dokumentu magazynowego":

    Wypełniamy poszczególne pola poruszając się po nich za pomocą klawisza <Enter>.

    Jeżeli jest to dokument 'PW' pole 'Data przydatności/kompletacji' wypełniane jest automatycznie jeżeli w pozycji dokumentu magazynowego PW wybrany będzie artykuł z wypełnionym w swoich danych podstawowych polem 'Dni przydatności' ( wówczas w polu termin ważności w pozycji tego dokumentu automatycznie wstawiona będzie data obliczona jako data dokumentu PW plus liczba dni przydatności z danych artykułu).

    Pole "Produkt z PW" wypełniane jest automatycznie i nieedytowalne tak samo jak symbole jednostek miar, które pobierane są z danych artykułu. Wypełniane jest w dokumencie RW jeżeli jest on utworzony z dokumentu PW na podstawie zdefiniowanych receptur.

    Będąc w polu "Artykuł" możemy uzyskać podgląd dostępnych artykułów naciskając kolejno klawisze <F1> ---> <F3> lub ikonę . Pojawi się okno "Wybór artykułu":

    Po wpisaniu przynajmniej jednego z parametrów wyszukiwanego artykułu z Menu wybieramy polecenie "Artykuł" ---> funkcję "Filtruj" lub naciskamy klawisz <F3> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

    W efekcie pojawia się rozwinięte okno "Wybór artykułu":

    w którym możemy dodać nowy artykuł, edytować jego dane podstawowe, zmienić klucz, usunąć artykuł, wydrukować listę artykułów lub wyszukać konkretny artykuł. W oknie tym system udostępnia nam również podgląd bardziej szczegółowych danych dotyczących artykułu. W tym celu z Menu wybieramy polecenie "Artykuł" ---> funkcję "Pozostałe dane" lub naciskamy klawisz <F6> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . Pojawia się okno "Podtabele artykułów", w którym możemy sprawdzić ceny artykułów, dane dotyczące importu, kody EAN lub stany magazynowe.

    Zaznaczając wiersz "Stany magazynowe" i naciskając <Enter> powodujemy pojawienie się okna "Artykuły stany magazynowe", gdzie można zobaczyć stany magazynowe artykułu.

    Po wybraniu odpowiedniego artykułu wracamy do okna "Dodawanie nowej pozycji dokumentu" i przechodzimy do pola "ilość". Tu również naciskając klawisz <F1> powodujemy pojawienie się okna "Wybór przyjęcia artykułu" gdzie możemy wybrać z której partii artykuł ma być pobrany. W oknie tym istnieje możliwość wielokrotnego wyboru przyjęcia - uzyskamy to zaznaczając wybrane przyjęcia LPM przy wciśniętym klawiszu <Ctrl>. Po zaznaczeniu zatwoerdzamy wybór naciskając klawisz <Enter>. Z wybranych przyjęć system utworzy kolejne pozycje dokumentu magazynowego.

    W przypadku gdy magazyn obsługuje "Lokacje" (Magazyny -->Edycja Magazynow --> Lokacje) na liście dostępnych stanów artykułu występuje lokacja i po pobraniu przez F1 lokacja automatycznie przenoszona jest na pozycję dokumentu magaynowego.

    Ilości w pozycji dokumentu magazynowego zaokrąglane są do 4 miejsc po przecinku, natomiast ceny - do 2 miejsc po przecinku.

    Jeżeli zaznaczymy opcję "z zamiennikami", system wyświetli listę przyjęć danego artykułu i jego zamiennków. Możemy więc do pozycji dokumentu magazynowego wybrać zamiennk artykułu klikając dwukrotnie na wiersz z jego danymi.

    Ekran "Wybór przyjęcia artykułu .... w magazynie ...." zawiera dużą ilość kolumn, w związku z tym ich obejrzenie wymaga scrolowania ekranu w poziomie. Pewnym ułatwieniem w oglądaniu wszystkich kolumn jest zwężenie kolumn mniej istotnych, dzięki temu większa ilość kolumn zmieści się na ekranie początkowym. Ustawienia kolumn są zapamietywane przez system i przy ponownym logowaniu i użyciu tego ekranu kolumny będą zgodne z wcześniejszymi ustawieniami. Tabela zawiera wszystkie konieczne informacje o przyjęciu.

    Będąc w oknie "Dodawanie nowej pozycji dokumentu" i w polu "Ilość" naciskając klawisz <F2> powodujemy pojawienie się okna "Artykuły stany magazynowe" sfiltrowane na artykuł z pozycji dokumentu magazynowego i ustawiając sie na magazyn w którym generowany jest dokument magazynowy. Funkcjonalność okna "Artykuły stany magazynowe" opisana została w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Dane Podstawowe --> Artykuły --> Podtabele artykułów --> Stany magazynów"

    Podobnie postępujemy w następnych polach: cena i numer serii.

    W polu "Data przydatności" naciśnięcie klawisza <F1> powoduje pojawienie się kalendarza, który ułatwia wybór daty

    Jeżeli pozycja wybrana została z przyjęć i owo przyjęcie miało wpisaną datę ważności, pole to wypełni się automatycznie.

    W przypadku, gdy Magazyn obsługuje Lokacje (Magazyny -->Edycja Magazynow --> Lokacje) system umożliwia w polach:

    • Lokacja dokąd - przy dokumentach przychodowych

    • Lokacja skąd - przy dokumnetach rozchodowych

    • Lokacja dokąd i Lokacja skąd - w przypadku dokumentów MM (możliwe jest podanie tej samej lokacji skąd i dokąd jeżeli chcemy tylko zmienić magazyn)

    wprowadzenie symbolu odpowiedniej lokacji dla danego artykułu. Możliwe jest użycie klawisza F1 lub ikony celem wyświetlenia listy dostepnych lokacji w danym magazynie. Definicja i opis listy lokacji opisany został w rozdziale (Dane Podstawowe --> Dane Pomocnicze --> Lokacje).

    Jeżeli dana lokacja ma wpisaną "Pojemność" >0, to przy zapisie pozycji system sprawdza czy jest jeszcze miejsce (tylko przy dokumentach przychodowych i MM). Jeżeli nia ma miejsca, system nie zapisuje pozycji z odpowiednim komunikatem o ilości brakującego miejsca. ("Brak określonej ilości miejsca w lokacji dokąd")

    Jeżeli jest miejsce, to pozycja jest dodawana i ilość dodwana jest do kolumny ':Zajęte" w definicji lokacji. W przypadku dokumentów MM system sprawdza czy w nowej lokacji jest wystarczająca ilość miejsca i odpowiednio zmienia kolumnę 'Zajęte' w starej i nowej lokacji. Natomiast przy dokumnetach rozchodowych wydawana ilość z lokacji odejmowana jest od kolumny "Zajęte".

    Przy wprowadzaniu pozycji dokumentu magazynowego, którego ilość w jednostce miary obsługiwanej w lokacjach (Edycja Firmy - Jm lokacji) jest < = 1 przy zapisie pozycji należy podać odpowiedni symbol lokacji dokąd i/lub skąd, nie ma możliwości wtedy użycia rozbijania lokacji (klawisz F6 - Lokacje). W przypadku, gdy zapisujemy taką pozycję bez podania lokacji system wyśiwetla komunikat o błędzie.

    Aby dodać opis do pozycji dokumentu magazynowego z Menu wybieramy polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Opis" lub naciskamy klawisze <Ctrl> + <F4> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . W oknie, które się pojawi należy wpisać konieczny dla pozycji opis, który pojawi się również na wydruku dokumentu magazynowego.

    Po uzupełnieniu wszystkich pól, zapisujemy dane naciskając <F5> lub z paska skrótów wybierając ikonę . Bez konieczności powrotu do poprzedniego okna możemy dodać kolejną pozycję (klawisz <Num +> lub ikona ) lub cofnąć zmiany naciskając klawisz <F8> lub wybierając ikonę .

    Wychodzimy z okna dodawania pozycji wybierając z Menu polecenie "Plik" ---> funkcję "Zamknij" lub naciskając klawisz <Esc>. Nowa pozycja pojawia się na liście w oknie "Edycja pozycji dokumentu".

    Uwaga! Tworząć pozycje na dokumentach rozchodowych w magazynach z wyłączoną opcją "Przeterminowane" (patrz: Magazyny-spis) należy zachować szczególną ostrożność w przypadku artykułów z uzupełnioną datą przydatności. Podczas zamykania dokumentu, w przypadku przekrowczenia terminu ważności + dni karencji system wyświetli informację o sytuacji i nie pozwoli na zamknięcie dokumentu.

    Uwaga! Dodając pozycję do dokumentów magazynowych typu C (zmiana cechy) konieczne jest pobranie pozycji z przyjęć. Cechę zmieniać można jedynie dla całego przyjęcia. Kontrolka z ilością jest nieedytowalna.Przed operacją należu upewnić się, że artykuł, którego wartość cechy ma być zmieniona ma przypisaną jakąkolwiek cechę w swojej kartotece.

    Uwaga! Umożliwono wielokrotne wybieranie pozycji z przyjęć. W tym celu należy zastosować kliknięcie myszką z wciśniętym klawiszem <CTRL> jeżeli chcemy wybierać poszczególne przyjęcia lub <shift>, jeżeli z listy chcemy wybrać określony zakres od-do pozycji.

  • Wstawianie nowej pozycji dokumentu

    W przypadku kiedy zaistnieje konieczność wstawienia nowej pozycji dokumentu magazynowego między wprowadzone wcześniej pozycje należy w oknie "Edycja pozycji dokumentu" zaznaczyć pozycję po której chcemy wstawić nową, a następnie z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Wstaw" lub nacisnąć klawisz <Num+> lub z paska skrótów wybrać ikonę ustawiając się na pozycji po której ma być dodana nowa. Pojawi się wtedy okno "Dodawanie nowej pozycji dokumentu magazynowego":

    Wypełniamy poszczególne pola poruszając się po nich za pomocą strzałek i postepując jak w przypadku dodawania nowej pozycji dokumentu magazynowego, co zostało opisane w poprzednim punkcie.

    Pole "Produkt wiodący" wypełniane jest automatycznie i nieedytowalne.

    Zapisujemy dane z Menu wybierając polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Zapisz" lub naciskając klawisz <F5> lub z paska skrótów wybierając ikonę .

    Aby cofnąć wprowadzone zmiany z Menu wybieramy polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Cofnij" lub naciskamy klawisz <F8> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

    Zamykamy okno klawiszem <Esc> lub z Menu wybierając "Plik" ---> "Zamknij".

    System przy zapisie pozycji sprawdza artykuł i jego typ. NIe pozwala na wydanie i przyjęcie w magazynie atrtykułu o typie "33 - usługa" i typie "99 - inny" informując, że dany artykuł nie może być przyjęty / wydany z magazynu.

  • Edycja danych konkretnej pozycji dokumentu

    Na liście pozycji zaznaczamy kliknięciem pozycję, której dane chcemy edytować, a następnie z Menu wybieramy polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Edytuj" lub naciskamy klawisz <F4> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . Pojawia się okno, którego pola wypełnione są wcześniej wprowadzonymi danymi.

    Jeżeli zmieniamy dane, należy pamiętać, aby je zapisać naciskając klawisz <F5> lub wybierając ikonę . Aby cofnąć zmiany naciskamy <F8> lub wybieramy ikonę .

    Bez konieczności powrotu do poprzedniego okna możemy edytować poprzednią (ikona , klawisz <F11>) lub następną pozycję dokumentu (ikona klawisz <F12>).

    Zamykamy okno naciskając <Esc> lub z Menu wybierając "Plik" ---> funkcję "Zamknij".

    W przypadku parametryzacji użycia dwóch jednostek miar w systemie, jeżeli ilość w jednostce pierwszej równo się 0 to zerowana jest też ilość w jednostce miary drugiej i odwrotnie.

  • Zmiana numeru serii

    Jeżeli zaistnieje potrzeba zmiany lub uzupełnienia numeru serii artykułu w pozycji dokumentu należy zaznaczyć na liście konkretną pozycję, a następnie z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Zmień nr serii" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <N> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno:

    Po wpisaniu numeru należy nacisnąć klawisz <Enter>, co spowoduje wczytanie nowego numeru do danych pozycji.

  • Import z pliku txt

    System umożliwia wczytanie listy pozycji ze specjalnie sformatowanego pliku csv/txt. Aby to zrobić z Menu należy wybrać polecenie "Pozycja" funkcję "Import z pliku TXT" lub nacisnąć klawisze <Ctrl>+<I> lub z ikonę . System wyświetli okno umożliwiające wybór pliku z dysku użytkownika:

    Po zatwierdzeniu wyboru (naciśnięciu przycisku "Otwórz" system wczyta wybrany plik tworząc pozycje dokumentu magazynowego.

    Plik żródłowy txt powinien mieć następującą strukturę pól:

    • Lp - pole numeryczne

    • Indeks, artykuł - pole tekstowe

    • Ilość1 - pole numeryczne np. 2.00

    • Cena1 - pole numeryczne 233.00

    • Numer serii - pole tekstowe

    • Data przydatnośc- np. 2009-11-25

      Uwagi do struktury pliku txt:

      • poszczególne pola pliku powinny być oddzielone przecinkami,

      • pola tekstowe powinny być zapisane w cudzysłowach,

      • w liczbach kropka dziesiętna,

      • format pól data "RRRR-MM-DD",

      • jeżeli brak któregoś z pół w jego miejsce w pozycji powino wystąpić """".

  • Import z rozliczenia produkcji

    Aby pobrać pozycje z dokonanego wcześniej rozliczenia produkcji należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---funkcję "Twórz pozycje z rozliczenia produkcji" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <O> lub ikonę . System pobierze odpowiednie dane i utworzy z nich pozycje dokumentu magazynowego.

  • Rozbijanie pozycji

    W sytuacji gdy zaistnieje potrzeba rozbicia pozycji dokumentu magazynowego na podpozycje należy w oknie "Edycja pozycji dokumentu" zaznaczyć pozycję, którą chcemy rozbić, a następnie z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Rozbij" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <R> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Można rozbijać pozycje na dokumentach w stanie W i G. Pozycja dokumentu zostanie rozbita, a ilość podpozycji jest równa ilości wprowadzonego artykułu:

  • Scalanie pozycji

    Aby scalić rozbitą wcześniej pozycję należy zaznaczyć ją na liście pozycji L-kliknięciem, a następnie z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Scal" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <S> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Podpozycje znikną z listy pozycji dokumentu magazynowego. Nie można scalać pozycji na dokumentach w stanie G.

  • Zmiana klucza

    Aby zmienić numer pozycji z Menu wybieramy polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Zmiana klucza" lub naciskamy klawisz <F5> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . Powoduje to pojawienie się okna:

    w którego pole wpisujemy nowy numer pozycji. Zatwierdzamy zmianę naciskając <Enter> co powoduje pojawienie się ostrzeżenia:

    Proces może być długotrwały, ponieważ zmiana klucza pozycji musi nastąpić w całym systemie.

    Jeżeli mimo to kontynuujemy zmianę klucza pozycji, wybieramy "Tak" (klawisz <T>). Aby zrezygnować ze zmiany naciskamy "Nie" (klawisz <N>).

  • Drukowanie listy pozycji

    Aby wydrukować listę pozycji dokumentu widoczną w oknie "Edycja pozycji dokumentu" należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Drukuj listę" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <P> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Powoduje to pojawienie się standardowego przy funkcji druku okna.

    Standardy systemu Anakonda związane z wyborem opcji wyduku zostały opisane w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Samouczek" --> "Opcje wydruku".

    Po zaznaczeniu interesujących nas opcji potwierdzamy chęć wydruku wciskając "OK" lub rezygnujemy wybierając "Anuluj".

  • Wyszukiwanie pozycji

    Aby wyszukać konkretną pozycję w dokumencie magazynowym należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Filtruj" lub nacisnąć klawisz <F3> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Spowoduje to pojawienie się okna

    gdzie wypełniając odpowiednie pole możemy wyszukać interesującą nas pozycję po symbolu artykułu, cenie lub numerze serii. Następnie ponownie naciskamy klawisz <F3> lub wybieramy ikonę i wyszukiwane pozycje pojawiają się w kolejnym oknie. Jeżeli wykonamy tą samą czynność nie wypełniając żadnego z pól, spowodujemy pojawienie się listy wszystkich pozycji dokumentu magazynowego.

  • Przechodzenie do poprzedniego lub następnego dokumentu magazynowego

    Bez konieczności powrotu do okna "Edycja dokumentów magazynowych" możemy przejść do poprzedniego (Menu ---> "Dokument" --->"Poprzedni" lub klawisz <F11> lub ikona ) lub następnego dokumentu magazynowego (Menu ---> "Dokument" --->"Następny" lub klawisz <F12> lub ikona ).

  • Przygotowanie dokumentu

    Podobnie jak w oknie "Edycja dokumentów magazynowych" podczas edycji pozycji dokumentu możemy zmienić stan dokumentu na sprawdzony i gotowy do zapisu (symbol G) lub zamknięty (symbol Z).

    Jeżeli wydajemy materiał z zamiennikiem system traktuje ilość 1 jako obowiązującą i zamiast wydawać ilość 2 zamiennika wydaje ilość 2 oryginału.

    Dokładny opis zmiany stanu dokumentu znajduje się w rozdziale "Edycja dokumentów magazynowych" ---> "Przygotowanie dokumentu".

  • Import pozycji z dowodów

    Istnieje możliwość pobrania do pozycji dokumentu magazynowego pozycji z utworzonych w dniu wystawiania dokumentu magazynowego dowodów dostaw (patrz Sprzedaż. Dowody dostaw). Czynność ta służy najczęściej uzgodnieniu stanów magazynowych z całodzienną sprzedażą prowadzoną na podstawie dowodów dostaw.

    Aby pobrać pozycje należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---funkcję "Import pozycji z dowodów" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <D> lub ikonę . System utworzy pozycje dokumentu z wystawionych w danym dniu dowodów dostaw. Do pozycji dokumentów magazynowych nie są pobierane artykuły o typie '31' (usługa) i '99' (inne).

    Do dokumentów magazynowych nie są pobierane pozycje z korygujących dowodów dostaw.

  • Import pozycji z zamówień

    Aby pobrać pozycje z wprowadzonych wcześniej do systemu zamówień od odbiorców należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---funkcję "Import pozycji z zamówienia" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <Z> lub ikonę . W dokumencie nie może być pozycji dodanych ręcznie. System pozwala pobrać pozycje ze wszystkich lub wybranego zamówienia od odbiorcy, który musi być zgodny z kontrahentem wpisanym w nagłówku dokumentu magazynowego.

    Jeżeli naciśniemy "Tak" system pobierze pozycje ze wszyskich zamówień kontrahenta, które są w stanie "G".

    Jeżeli naciśniemy "Nie" system wyświetli listę zamówień od tego odbiorcy, z której możemy wybrać jedno, konkretne zamówienie, jak i zaznaczyć LPM wiele zamówień (tzw. "multiselect"). Po wybraniu jednego lub kilku zamówień i naciśnięciu klawisza <Enter> system wczyta listę pozycji do dokumentu magazynowego. Pojedyncze zamówienie możemy wybrać też za pomocą tzw. "dwukliku" LPM.

    Istnieje możliwość ponownego uruchomienia importu pozycji z zamówień, system dobierze następne zamówienia będące zarejestrowane w systemie.

    W pozycjach zaimportowanych z zamówień pole artykuł jest nieedytowalne. Powiązanie dokumentu magazynowego z konkretnym zamówieniem jest usuwane w momencie usunięcia wszystkich pozycji dokumentu magazynowego.

    W trakcie importu pozycji z zamówień odbiorców pomijane są artykułu o typie "31" - usługa i typie "99" - inny.

    Zamknięcie dokumentu magazynowego z pozycjami pobranymi z zamówień od odbiorców powoduje częściową lub całkowitą realizację zamówienia - ilości z pozycji dokumentu zostaną wpisane w kolumnę "Dostarczono" w odpowiednich pozycjach zamówienia. Jeżeli realizacja będzie całkowita - system automatycznie zmieni stan zamówieia na 'Z'.

  • Lista numerów serii

    W oknie "Edycja pozycji dokumentu magazynowego" istnieje również możliwość zaimportowania listy numerów seryjnych z przygotowanego wcześniej pliku csv. Funkcja ta może być wykorzystywana do przechowywania informacji o numerach seryjnych artykułów na dokumentach przyjmujących towar do magazynu.

    Aby skorzystać z tej funkcji należy najpierw przygotować w arkuszu kalkulacyjnym odpowiedni plik, który składać się powinien z dwóch kolumn. Pierwsza powinna zawierać symbol artykułu, druga - numer serii (max 50 znaków):

    Tak przygotowany plik należy zapisać w formacie csv z następującymi ustawieniami filtra:

    Aby wczytać przygotowany plik, w oknie "Edycja pozycji dokumentu magazynowego" należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---> funkcję "Lista numerów serii" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <U> lub ikonę . System wyświetli okno:

    Naciskając wskazaną na rysunku ikonę lub klawisze <Ctrl> + <I> spowodujemy wyświetlenie okna wyboru pliku do importu. Po wybraniu przygotowanego pliku csv i zaakceptowaniu wyboru system wczyta numery serii do tabeli:

    Jeżeli plik będzie niewłaściwie przygotowany lub też system nie odnajdzie symboli artykułów na liście pozycji dokumentu, lub też ilości nie będą zgodne import będzie niemożliwy i system wyświetli odpowiedni komunikat o błędzie.

  • Pobierz wszystkie pozycje

    W oknie "Edycja pozycji dokumentu magazynowego" istnieje również możliwość pobrania wszystkich pozycji z danego magazynu. Funkcja ta jest dostępna tylko w przypadku gdy na dokumencie nia ma pozycji.

    Aby pobrać wszystkie pozycje materiałow epozycje z wprowadzonych wcześniej do systemu zamówień od odbiorców należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---funkcję "Pobierz wszystkie pozycje" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <T> lub ikonę . Po wybraniu tej funkcji system wyświetli okno z zapytaniem "co robić?" :

    Po wybraniu odpowiedzi 'Tak" system dopisze do wybranego dokumentu pozycje zawierające caMoły asortyment magazynu.

    W przypadku próby pobierania wszytskich pozycji w dokumencie przychodowym system wyświeti komunikat o błędzie.

  • Lokacje - F6.

    W przypadku, gdy Magazyn obsługuje Lokacje (Magazyny -->Edycja Magazynow --> Lokacje) i lokacja skąd lub dokąd nie jest wpisana w pozycji dokumentu magazynowego system umożliwia rozbicie pozycji na poszczególne lokacje.

    Aby wprowadzić robicie pozycji na lokacje należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---funkcję "Lokacje" lub nacisnąć klawisze <F6> lub ikonę . Po wybraniu tej funkcji system wyświetli okno "Lokacje":

    W oknie tym wprowadzamy w zależności od typu dokumentu, symbol lokacji w pola "Lokacja skąd" i/lub "Lokacja dokąd" oraz ilość artykułu w danej lokacji. W polach "Lokacja skąd" i "Lokacja dokąd" można użyć klaiwsza <F1> celem wyświetlenia listy przyjęć artykułu wpisanego w pozycji. Po wyborze odpowiedniego przyjęcia, pole "Lokacja" wypełni się odpowiednim symbolem lokacji znajdującym się w wybranym przyjęciu.

    Po wprowadzeniu wszystkich pozycji rozbicia pozycji na lokacje, zapisujemy dane naciskając <F5> lub z paska skrótów wybierając ikonę . Możliwe jest usunięcie wiersza rozbicia pozycji, w tym celu należy z Menu wybrać polecenie "Pozycja" ---funkcję "Usuń" lub nacisnąć klawisz <Num -.> lub ikonę .

    Rozbicie pozycji na lokacje możliwe jest tylko w przypadku, gdy w pozycji nie jest wprowadzona lokacja.

    Przy zapisie rozbitych lokacji system kontroluje czy rozbita ilość równa się ilości wprowadzonej w pozycji, jeżeli jest niezgodność sumy ilości, wyświetlany jest komunukat o błędzie.

    Przy zamykaniu dokumentu magazynowego ze stanu "W" na "G" system automatycznie rozbija pozycję na podpozycje odpowiadające rozbijanym lokacjom.

  • Pozycje dokumentu magazynowego typu C (zmiana cech)

    W przypadku tego typu dokumentów możliwe jest tylko i wyłącznie pobranie danych pozycji poprzez przyjęcią. Znaczy to, że konieczne jest użycie klawisza <F1> na polu ilość w oknie edycji danych pozycji dokumentu magazynowego i wybór odpowiedniego elementu z listy.

    Na pozycjach dokumetów typy C zmiana dotyczy tylko cechy, daty przydatności i numeru serii.

    Uwaga!!!

    Dokumentów magazynowych typu C nie można otwierać. Nie mają one również stanu G. Od razu zamykają się do stanu Z.

    System Anakonda traktuje pozycje wprowadzone na dokument magazynowy zmieniający cechy jak pozycje zarezerwowane. Dlatego nie można wydać artykułu póki dokument nie zostanie zamknięty albo artykuł nie zostanie usunięty z pozycji.

    Dokumentów magazynowych typu C nie można kopiować!

Drukowanie listy dokumentów magazynowych

Aby wydrukować listę dokumentów magazynowych widniejącą w oknie "Edycja dokumentów magazynowych" należy z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Drukuj listę" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <P> lub z paska skrótów wybrać ikonę . W efekcie pojawi się standardowe dla funkcji drukowania okno.

Standardy systemu Anakonda związane z wyborem opcji wyduku zostały opisane w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Samouczek" --> "Opcje wydruku".

Po zaznaczeniu odpowiednich opcji druku potwierdzamy wybierając "OK" lub rezygnujemy z druku naciskając "Anuluj".

Drukowanie dokumentu magazynowego

Chcąc wydrukować konkretny dokument z Menu wybieramy polecenie "Dokument" ---> funkcję "Drukuj dokument" lub naciskamy klawisze <Ctrl> + <D> lub z paska skrótów wybieramy ikonę . Podobnie jak przy drukowaniu listy dokumentów pojawia się okno z opcjami druku. Zaznaczamy odpowiednie i potwierdzamy lub anulujemy czynność.

Standardy systemu Anakonda związane z wyborem opcji wyduku zostały opisane w niniejszej dokumentacji w rozdziale "Samouczek" --> "Opcje wydruku".

System umożliwia wydruk dokumentów magazynowych w trybie znakowym i w formacie pdf.

Jeżeli dokument magazynowy jest w stanie 'W' lub 'G', na wydruku będzie pojawiać się tekst "Wydruk testowy". Wyjątek stanowi sytuacja kiedy do dokumentu magazynowego WZ jest już wystawiona faktura - wówczas tekst ten nie będzie drukowany, mimo że dokument będzie w stanie 'G'.

Jeżli definicja magazynu ( Magazyny --> Edycja magzynów ) ma odznaczony checkbox "Stosować ceny" wówczas dla wszystkich dokumentów magazynowych z tego magazynu nie drukowane są kolumny cena - wartość, niezależnie od definicji dokumentu. Jeżeli magazyn ma zaznaczony checkbox "Stosować ceny" to w zależności od checbox-u "Drukować ceny i wartosć" występującego w definicji dokumentu magazynowego (Dane Podstawowe --> Dane Pomocnicze --> Typy dokumentów magazynowych) , na dokumencie magazynowym drukowane są lub nie kolumny cena-wartość.

Jeżeli definicja dokumentów magazynowych (Dane Podstawowe --> Dane Pomocnicze --> Typy dokumentów magazynowych) zawiera 'Typ wydruku" =L, wówczas drukowana jest wersja dokumentów magayznowych odpowiednia dla dokumentów magazynowych obsługujących lokacje, wraz ze zdefinowaną stopką dokumentu z miejscem na podpisy.

Wyszukiwanie dokumentu magazynowego

Aby wyszukać konkretny dokument magazynowy należy z menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Filtruj" lub nacisnąć klawisz <F3> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Pojawia się okno:

Wypełniamy pole lub pola wg których chcemy wyszukać konkretne dokumenty, a następnie z Menu wybieramy polecenie "Dokument" ---> funkcję Filtruj lub naciskamy klawisz <F3> lub z paska skrótów wybieramy ikonę .

Konieczne jest wypełnienie pola "magazyn" lub "typ".

Przygotowanie dokumentu

Kiedy dokument zostanie wprowadzony w kolumnie "S" (stan dokumentu) pojawia się automatycznie symbol "W" (dokument wprowadzony). Aby go zamknąć (zapisać do magazynu) i przekazać do księgowości należy z Menu wybrać polecenie Dokument ---> funkcję "Przygotuj dokument" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <+> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System sprawdza, czy dokument jest prawidłowo wprowadzony i jeżeli nie wykryje żadnych błędów zmienia jego stan na "G" (sprawdzony i gotowy do zapisu). W tym momencie sprawdzane jest również czy kontrahent wybrany do dokumentu jest aktywny. Jeżeli nie - system nie pozwoli skontrolować dokumentu i wyświetli odpowiedni komunikat. Sprawdzane są również zdefiniowane przez operatorów rezerwacje. Jeżeli stan magazynowy artykułów na tworzonych dokumentach rozchodowych pozwala zaspokoić kontrachenta nie będącego wyszczególnionym na rezerwacji, system pozwoli zmienić stan dokumentu z 'W' na 'G'.

Należy pamiętać, że przy zmianie stanu dokumentów rozchodowych z W na G system bada czy stanach magazynowych znajdują się wystarczające ilości artykułów do wydania. W szczególnych przypadkach badana jest również data ważności artykułu. (patrz Dokumentacja użytkownika, Dane podstawowe artykułu oraz Dokumentacja użytkownika, Magazyny-spis)

Przy zmianie stanu z 'W' na 'G' przy powiązaniu dokumentu magazynowego (WZ) z fakturą system nie kontroluje stanów artykułów o typie '31' usługa i '99' inny.

eżeli Kontrahent dla którego zamykamy dokument magazynowy ma przekroczoną wartość zaległości przyznanego limitu (Dane Podstawowe --> Kontrahenci --> Dane do fakturowania --> Max wartość) system wyświetli okno "Info" z informacją o fakcie wykorzystania limitu:

W stanie 'G' można jeszcze dokonać zmian w dokumencie.

W przypadku dokumentów magazynowych rozchodowych (np. dokumentu 'WZ') wprowadzenie dokumentu w stan "G" powoduje zarezerwowanie towaru w magazynie (system dopilnuje, aby ilość artykułu wprowadzona w dokumencie w stanie "G" była dostępna w magazynie do momentu zamknięcia tego dokumentu lub jego usunięcia). Żeby uniknąć dublowania się rezerwacji systemowych z tymi wprowadzonymi przez operatora, Anakonda porówna klucz rezerwacji z danymi z dokumentu rozchodowego ( pola: magazyn, kontrahent, artykuł). Jeżeli wszystkie pola będą takie same, system uzna to za realizację wcześniej wprowadzonej rezerwacji lub jej części.

Stan "G" dokumentu rozchodowego wykorzystywany jest również w przypadku kiedy dla operatora wygodniejsze jest wprowadzanie lub zmiana numerów seryjnych artykułów dopiero w momencie wydawania towaru z magazynu.

Chcąc wprowadzać numery seryjne dopiero na etapie dokumentu rozchodowego, w dokumencie "PZ" przyjmującym towar należy wprowadzić jedynie ilość i cenę artykułu. Wprowadzenie już na tym etapie numerów seryjnych spowoduje, że każdy dokument rozchodowy pobierze ten artykuł z przypisanym numerem seryjnym.

Mając więc do dyspozycji w magazynie określoną ilość artykułu bez numerów seryjnych, dokument rozchodowy pobierze jedynie wymaganą ilość jako jedną pozycję. Pozycję tę należy rozbić na podpozycje. Jeżeli artykuł został przyjęty do magazynu z przypisanym mu numerem seryjnym, po rozbiciu na podpozycje każda sztuka będzie mieć ten właśnie numer.

Następnym etapem jest wprowadzenie dokumentu w stan "G", co spowoduje uaktywnienie funkcji wprowadzania lub modyfikacji numerów seryjnych w podpozycjach dokumentu.

Aby to zrobić należy zaznaczyć podpozycję, dla której chcemy wprowadzić numer seryjny, a następnie z Menu wybrać polecenie "Pozycja" --->funkcję "Zmień numer serii" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <N> lub ikonę . System wyświetli okno, w które należy wpisać numer serii lub zmodyfikować już istniejący i zatwierdzić naciskając klawisz <Enter>:

W ten sposób wczytany zostanie numer serii dla konkretnej sztuki artykułu.

System w przypadku gdy w definicji magazynu (Magazyny --> Edycja magazynów) nie zaznaczono pola "Stosować ceny" zezwala żeby w pozycjach dokumentów ceny miały wartość zerową.

Jeżeli chcemy zamknąć dokument (zapisać do magazynu), należy będąc na etapie stanu dokumentu "G", ponownie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Zamknij dokument" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <+> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Stan dokumentu zmienia się na "Z" (zamknięty/zapisany do magazynu) i jego dane nie mogą już być zmieniane.

Istnieje możliwość cofnięcia tego stanu. W tym celu należy z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Wróć do edycji" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <-> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Stan dokumentu zmienia się automatycznie na "W" i dane stają się na powrót edytowalne. Jeżeli jednak chcemy "otworzyć" dokument przychodowy, z którego towar został już wydany z magazynu system to zakomunikuje i uniemożliwi otwarcie dokumentu.

Jeżeli system w danym magazynie obsługuje lokacje wówczas przy zmianie stanu dokumentu następują następujące operacje:

  1. Dla dokumentów przychodowych

    • Przy zmianie stanu z "W" na "G" jeżeli istnieje tabela rozbicia pozycji na lokacje to pozycja 1/0 zmieniana jest na 1/1, 1/2 itd. a tabelka rozbicia znika w kolumnie lokacja pojawiają się odpowiednie zapisy.

    • Przy zmianie stanu z "G" na "W" następuje proces odwrotny - pozycje się scalają i pojawia się tabelka rozbicia lokacji.

    • Przy zmianie stanu z "G" na "Z" poszczególne lokacje przepisują się do tabeli rs_artykuly_przyjecia.

  2. Dla dokumentów rozchodowych

    • Przy zmianie stanu z "W" na "G" jeżeli istnieje tabela rozbicia pozycji na lokacje to pozycja 1/0 zmieniana jest na 1/1, 1/2 itd. i znika tabelka rozbicia lokacji. Pozycja dodatkowo (oprócz podziału na ceny itp) jest dzielona lokacjami

    • Przy zmianie stanu z "G" na "W" następuje proces odwrotny - pozycje się scalają i pojawia się tabelka rozbicia lokacji.

    • Przy zmianie stanu z "G" na "Z" z definowanej jednostki miary lokacji ilości pozycji zdejmowane są z danej lokacji.

    • Przy zmianie stanu z "Z" na "G" ilości są zwracane z powrotem na lokacje. System sprawdza czy zwracana ilość mieści się w dostępnej pojemności lokacji.

Jeżeli dokument magazynowy ma podpiętą przesyłkę magazynową nie można cofnąć dokumentu magazynowego ze stanu "G" na "W", system informuje o powiązaniu dokumentu z przesyłką magazynową. (ze stanu "Z" na "G" dokument taki można otworzyć).

System umożliwia otwieranie dokumentów magazynowych wystawionych w dniu spisu z natury, ale tylko dokumentów ze stanu "G" na "W".

Dla operatora anakonda istnieje również możliwość wycofania (otwarcia) wszystkich dokumentów do konkretnej daty. W tym celu należy z Menu wybrac polecenie "Dokument" ---> funkcję "Otwórz dokumenty do dnia" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <M> lub ikonę . System wyświetli okno, w którym należy podać datę do której chcemy otworzyć dokumenty (data ta nie jest traktowana jako "włącznie"):

Jeżeli system z jakichkolwiek przyczyn nie będzie mógł otworzyć okreslonego dokumentu, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Kolejny etap to zaksięgowanie dokumentu magazynowego (przekazanie do księgowości). Czynność ta została opisana w dziale "Księgowość. Dowody księgowe. Dekretacja automatyczna". Po zadekretowaniu dokumentu magazynowego jego stan zmienia się automatycznie na "K". Jakakolwiek zmiana tego stanu jest niemożliwa.

Tworzenie faktury z dokumentów magazynowych

Istnieje możliwość utworzenia faktury z dokumentów magazynowych 'WZ' pod warunkiem, że dokument ten jest w stanie 'G' lub 'Z'.

Jeżeli warunek ten jest spełniony, na liście w oknie "Edycja dokumentów magazynowych należy zaznaczyć dokument magazynowy, z którego chcemy utworzyć fakturę, a następnie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Utwórz fakturę" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <F> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno:

Jeżeli z dokumentu ma zostać utworzona nowa faktura należy wpisać jej wyznacznik, datę oraz zaznaczyć opcję "nowa faktura". Numer faktury zostanie przez system nadany automatycznie. Jeżeli w dokumencie istnieją pozycje rozbite na podpozycje lub pozycje zawierające ten sam artykuł, ale np. w różnych cenach, a na fakturze nie chcemy ich rozbicia wówczas należy odpowiednio zaznaczyć opcje "sklejać pozycje" i "sklejać podpozycje".

Jeżeli dokument ma być "podpięty" do istniejącej już faktury należy odznaczyć opcję "nowa faktura", wpisać wyznacznik, datę i numer faktury, z którą chcemy połączyć dokument, a następnie zaznaczyć opcję "doklejać pozycje" jeżeli pozycje z dokumentu mają być dołączone do faktury lub nie zaznaczać jej jeżeli nie chcemy aby pozycje z dokumentu znalazły się na fakturze. Opcje sklejania pozycji i podpozycji funkcjonują tak jak podczas tworzenia nowej faktury.

Jeżeli będziemy "podpinać" dokument magazynowy pod istniejącą fakturę, na której kontrahent jest różny od kontahenta wpisanego w dokumencie magazynowym system zasygnalizuje błąd wyświetlając komunikat.

Jeżeli dokument nie jest poprawnie wprowadzony z punktu widzenia tworzenia faktury, system zasygnalizuje błąd wyświetlając komunikat:

Jeżeli natomiast wszystkie wprowadzone do dokumentu dane są poprawne, program utworzy fakturę wyświetlając komunikat:

Na liście dokumentów magazynowych dane podstawowe tej faktury będą widoczne w kolumnach dotyczących faktury:

Natomiast w dziale "Sprzedaż" ---> "Faktury" w oknie "Edycja faktur", faktura ta znajdzie się na liście faktur mając stan 'W' (wprowadzona). Operator mający odpowiednie uprawnienia powinien ją zamknąć, czyli wprowadzić w stan 'Z'.

Important

Należy pamiętać, że nie można otworzyć dokumentu WZ do którego wystawiona została faktura. Dopiero usunięcie faktury umożliwi otworzenie dokumentu WZ. Jeżeli usunięcie faktury jest niemożliwe (np. faktura nie jest ostatnia), wówczas należy się posługiwać dokumentami korygującymi.

Pozycje na fakturze będą ustawione w tej samej kolejności co na dokumencie magazynowym. Mogą jednak wyniknąć różnice w ilości pozycji na dokumentach ze względu na użycie funkcji sklejania pozycji lub podpozycji. I tak:

  • Przy zaznaczonej opcji 'nowa faktura' i niezaznaczonych opcjach 'sklejać pozycje' i 'sklejać podpozycje' na fakturze pozycje będą w takiej samej kolejności jak na dok. WZ

  • Przy zaznaczonej opcji 'nowa faktura' i zaznaczonych opcjach 'sklejać pozycje' i 'sklejać podpozycje' na fakturze pozycje będą w kolejności alfabetycznej wg indeksów artykułów

  • Przy zaznaczonej opcji 'nowa faktura' i niezaznaczonej opcji 'sklejać pozycje' i zaznaczonej opcji 'sklejać podpozycje' na fakturze pozycje będą w takiej samej kolejności jak na dok. WZ

  • Przy zaznaczonej opcji 'nowa faktura' i zaznaczonej opcji 'sklejać pozycje' i niezaznaczonej opcji 'sklejać podpozycje' na fakturze pozycje będą w kolejności alfabetycznej wg indeksów artykułów

Import dokumentu

Istnieje możliwość zaimportowania dokumentów magazynowych do systemu. Dokumenty te muszą być przygotowane w odpowiednim formacie pliku txt. Aby je zaimportować należy w oknie "Edycja dokumentów magazynowych" wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Importuj dokument" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <I> lub ikonę . System wyświetli okno z wyborem pliku do importu:

Po wybraniu pliku (jeżeli jego format będzie prawidłowy) system wczyta dokumenty magazynowe.

Prawidłowy format pliku powinien zawierać:

  • Pola tekstowe w ""

  • Pola muszą być oddzielone przecinkiem

  • W zapisie liczb kropka oddziela wartości dziesiętne

  • Pierwszy wiersz zawiera napis : dokument magazynowy

  • Drugi wiersz zawiera dane z nagłówka dokumentu: oddzial_id,magazyn_id, dokument_id, nr dokumentu, datę dokumentu, symbol kontrahenta, nr zlecenia, konto kosztów i numer faktury

  • kolejne wiersze zawierają pozycje: nr pozycji, indeks towaru, ilość z 3 miejscami po kropce, cenę z dwoma miejscami po kropce, numer serii, termin przydatności

  • Ostatni wiersz zawiera napis : koniec dokumentu

    W przypadku niepowodzenia importu dokumentu magazynowego z pliku system zwraca błędy:

    • Bląd wykonania polecenia SQL. Ponów probę lub skontaktuj się z administratorem

    • Błąd sprawdzania klucza dokumentu: (numer dokumentu)

    • Błąd sprawdzania czy dokument zawiera pozycje: (numer pozycji)

    • Błąd pobierania przelicznika

    • Dokument zawiera pozycje. Import niemożliwy

    • Dokument o podanym kluczu nie istnieje

    • Błędny format daty terminu przydatności w wierszu: (numer wiersza)

    • Błędny nr pozycji : (numer pozycji)

    • W pliku występują kilkakrotnie nr pozycji : (numer pozycji)

    • Błędny indeks artykułu w wierszu: (numer wiersza)

    • Ilość w wierszu (numer wiersza) równa się 0

    • Zły typ dokumentu. Nie można importowac danych dla dokumentów typu MM

    • Niezgodność kategorii artykułu o symbolu (symbol artykułu)

    • Brak artykułu o symbolu (symbol artykułu) w bazie

    • Brak zdefiniowanych cen dla artykułu o symbolu (symbol artykułu)

    • Brak zdefiniowanej waluty dla dokumentu

    • Brak zdefiniowanej wersji cenowej dla dokumentu

    • Zły format pliku TXT

    • Podany plik ma niepoprawny format

    • Wystąpiły błędy przy modyfikowaniu numeru serii

    • Brak wystarczającej ilości pozycji artykułu (symbol artykułu)

    • Wystąpiły błędy przy pobieraniu numeru pozycji do modyfikacji

    • Wystąpiły błędy przy pobieraniu numeru pozycji do modyfikacji

    • Artykuł (symbol) ma kilkakrotnie wpisany taki sam numer serii

    • Artykuł (symbol) posiada niezgodną ilość numerów serii i numerów pozycji

    • Przelicznik artykułu (symbol) wynosi 0

    • Błąd dodania pozycji: (numer pozycji)

Łączenie dokumentu magazynowego z fakturą korygującą

Aby połączyć dokument magazynowy z odpowiednią fakturą korygującą należy zaznaczyć go na liście w oknie "Edycja dokumentów magazynowych", a następnie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Połącz dokument z korektą" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <K> lub z paska skrótów wybrać ikonę . System wyświetli okno "Wybór korekty":

Po wybraniu odpowiedniej faktury korygującej, jej symbol pojawi się w kolumnie "Faktura/Korekta" w tabeli w oknie "Edycja dokumentów magazynowych":

Powiązanie dokumentów magazynowych

Wykorzystwane może być do powiązania kilku dokumentów magazynowych w grupę. Np. Dokument PW i dokument RW wydające surowce na produkcję.

Aby powiązać dokumenty należy zaznaczyć je (Trzymając naciśnięty klawisz <Ctrl> zaznaczyć myszką wybrane dokumenty) na liście dokumentów magazynowych w oknie "Edycja dokumentów magazynowych", a następnie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Powiąż dokumenty", lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <W> lub z paska skrótów wybrać ikonę .

Pojawi się wówczas okno:

Akceptujemy wiązanie dokumentów klikając "Tak".

Informacja o numerze powiązanego dokumentu pojawia się w polu: Dokumenty związane:

Uwaga! Ponowne użycie funkcji na powiązanym już dokumencie magazynowym cofnie wszystkie powiązania tego dokumentu z innymi. Oczywiście system wymaga potwierdzenia operacji.

Eksport dokumentów magazynowych do SAFO

Program Anakonda daje możliwość eksportowania do pliku tekstowego zamkniętych dokumentów typu MM wykorzystywanych przy elektronicznej wymianie zleceń wydań.

Aby wykonać eksport do pliku tekstowego należy zaznaczyć na liście dokumentów zamknięty dokument typu MM.

a następnie w oknie Edycja dokumentów magazynowych wybrać polecenie "Dokument"----funkcję "Eksportuj dokument" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <E> lub ikonę .

System wyświetli zapytanie:

Akceptujemy eksportowanie dokumentu klikając "Tak".

System wyświetli okno, w którego pola należy wpisać dane niezbędne do właściwego wyeksportowania pliku:

gdzie:

  • Data dostawy - RRRR-MM-DD

  • Godzina dostawy - HH:MM

  • Nasz symbol (6 znakowy) - nasz symbol w firmie reazującej zlecenie

  • Nr zamów. - numer zamówienia składanego przez odbiorcę - jest on wpisywany w komentarz pliku tekstowego.

    UWAGA: data dostawy i godzina powinna być uzgodniona z firmą reazliujacą zlecenia, do której wysyłany jest plik txt.

    Udany eksport system zasygnalizuje komunikatem:

    Plik txt zgodny z formatem plików zleceń wydań zapisany zostaje w katalogu głównym anakondy w folderze eksport.

    Utworzony plik txt wygląda w następujacy sposób:

Przesyłki magazynowe

System Anakonda umożliwia od strony dokumentów magazynowych obejrzeć dokument przesyłki magazynowej (bez możliwości jej modyfikacji). W tym celu na oknie 'Edycja dokumentów magazynowych" należy zaznaczyć wybrany dokument magazynowy L-kliknięciem na liście dokumentów magazynowych, a następnie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Przesyłki mag." lub nacisnąć klawisz <F7> lub z paska skrótów wybrać ikonę . Pojawi się wówczas okno "Pozycje przesyłki nr xx z dnia rrr-mm-dd":

Na liście dokumentów magazynowych możemy przeglądać listę dokumentów magazynowych z przesyłki po dwukliku LPM w komórki "Data przesyłki" lub "Numer przesyłki"

Ze storny listy dokumentów magazynowych możemy tylko przejrzeć pozycje przesyłki i pozycje dokumentów magazynowych z nią związanych bez żadnych ich modyfikacji.

Szczegółwy opis funkcjonalności przesyłek magazynowych zawarty został w rodziale "Magazyny ---> Kartoteka przesyłek".

Uwaga,

W przypadku wybrania dokumentu magazynowego nie mającego powiązania z przesyłką (kolumna "Data przesyłki" pusta i kolumna "Numer prxzesyłki" równa się 0 funkcja w Menu "Przesyłki mag F7" i ikona są nieaktywne.

System Anakonda umożliwia od strony dokumentów magazynowych utworzyć dokument przesyłki magazynowej z bieżącą datą i kolejnym jej numerem. W tym celu w oknie 'Edycja dokumentów magazynowych" należy zaznaczyć wybrany dokument magazynowy L-kliknięciem na liście dokumentów magazynowych, a następnie z Menu wybrać polecenie "Dokument" ---> funkcję "Utwórz przesyłkę" lub nacisnąć klawisze <Ctrl> + <L> lub z paska skrótów wybrać ikonę . W wyniku utworzenia przesyłki w kolumnach "Data przesyłki" i "Numer przesyłki" pojawią się zapisy identyfikujące utworzoną przesyłkę.

Funkcja tworzenia przesyłki jest aktywna tylko dla dokumentów rozchodowych będących w stanie "G", "Z" lub "K" Dlatego też podczas wyboru dokumentu magazynowego do przesyłki zablokowane jest pole "Stan" w filtrze wyboru dokumentów.

Tworzenie RW z PW

Anakonda oferuje ułatwiony sposób tworzenia dokumentów magazynowych z produkcji. W tym przypadku umożliwia tworzenie dokumentu RW zawierającego na pozycjach surowce, prosto z dokumentu PW z produkcji. System automatycznie zlicza ilość potrzebnych surowców korzystając z danych zawartych w dokumencie PW oraz tych z modułu "Receptury/Normy zużycia".

Utworzenie dokumentu RW z PW obwarowane jest kilkoma warunkami:

  • dla wszystkich produktów z PW muszą być zapisane receptury.

  • dla wszystkich pozycji receptury musi być wpisany magazyn (zazwyczaj magazyn surowców)

Po skorzystaniu z opisywanej funkcji i po spełnieniu powyższych warunków, system utworzy dokumenty RW (może być kilka) w magazynach zdefiniowanych w pozycjach receptur i pozostawi je w stanie W.

Żeby skorzystać z tej funkcji należy, mając znacznik ustawiony na odpowiednim dokumencie w oknie "Edycja dokumentów magazynowych", wybrać polecenie "Utwórz PW z RW" z kartoteki "Dokument", wybrać ikonę z paska poleceń lub użyć skrótu klawiszowego <CTRL+R>.

Należy jeszcze potwierdzić żądanie.